公司文件管理制度

时间:2023-02-05 09:10:05 制度 我要投稿

公司文件管理制度15篇

  现如今,制度在生活中的使用越来越广泛,制度具有合理性和合法性分配功能。拟起制度来就毫无头绪?以下是小编收集整理的公司文件管理制度,供大家参考借鉴,希望可以帮助到有需要的朋友。

公司文件管理制度15篇

公司文件管理制度1

  一、总则

  1、为提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据文书处理的有关规定,结合我企业实际情况,特制定本制度。

  2、文件管理内容包括:上级政府部门函、电、来文,同级合作企业函、电、来文,本企业上报、下发的各种文件、资料。

  3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。

  二、发文管理

  1、凡以我公司名义上报或下发的文件(报告、请示、纪要、通知、函件等),由承办部门拟稿,送办公室核稿,经办公室核稿后送总经理签发。

  2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。

  3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到,对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。

  4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记,并标注发送单位、日期,由发件人签名。其他部门自主发送的,由发送部门自行负责。

  5、发文办理工作程序:

  (1)拟稿:公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿,拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。

  (2)核稿:核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改,为签发做好准备。

  (3)会签:凡公文涉及到其他部门有关事宜,需给有关部门会签。有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核,复核的主要内容为是否已协商、会签;文种、公文格式是否正确等。

  (4)签发:以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。签发公文时如有修改,应在原文上圈改并签署姓名和日期。

  (5)发文登记:此时的发文登记是指对待发文稿进行复核,重点看审批签发手续是否完备,附件是否齐全,格式是否统一、规范,符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容,并对待发文稿进行编注发文字号,确定份数后印制。

  (6)用印:用印是指办公室对已印制好的公文进行盖章。

  (7)存档:在发文办理流程结束后,档案管理人员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档(应包含底稿、正文两份,及有关电子文档,并定期将电子档备份到专门的硬盘)。没有归档和存查价值的公文,经过鉴定和总经理批准可以定期销毁,销毁秘密公文应当进行登记,由二人监销,保证不丢失、不漏销。

  三、收文管理

  1、所有发至本企业的文件(含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等),由办公室统一签收、登记、编号,送总经理阅示或送有关部门办理,为避免文件挤压,一般应在当天完成送阅。

  2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门,办公室接收后负责转交,并由接收人签收。

  3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交办公室,直接上报总经理的根据总经理指示办理,移交办公室的由办公室根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理,并由办公室保留原件或复印件存档。

  4、办公室收到文件,应根据文件内容和性质全面统筹,送总经理批示或交有关部门阅办。需要办理的公文,经请示总经理后办理,根据文件内容、总经理批示予以催办。

  5、已交办公室存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围,所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续,经总经理批准后方可借阅。

  6、个人或部门阅读文件应抓紧时间,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借给其他人,阅读完后应及时交还给档案管理员。

  7、收文办理工作程序:

  (1)签收:签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字,表示收到。公司所有公文由办公

  室签收、拆封,对需纳入收文办理的,应统一进行收文登记。

  (2)收文登记:收文登记是指对收进的`公文进行注册、编写收文号等。将收到的文件先按来文机关或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数、等逐项进行登记。

  (3)拟办:在收文登记后,由办公室人员送办公室主任处审核,符合有关规定的,办公室应根据文件的内容、性质、缓急程度提出办理意见和建议,送请总经理批示后交有关部门办理。

  (4)批办:批办是指总经理对收文的办理写出指示性意见,并指定办理部门和传阅范围。

  (5)承办:承办是指按照总经理的批办意见,指定承办部门及传阅范围。承办部门接到需办文件后,要认真及时办理,急件随到随办。需两个以上部门承办的文件,主办部门要主动会同相关部门协商办理,并负责回复办理结果。

  (6)催办:催办是指根据总经理的批办意见,由办公室督促承办部门尽快上报办理结果。

  (7)注结:文件办理完毕,应在《收文登记簿》或公文处理单上注结,注明办理日期,并简要写明办理结果。

  (8)存档:在收文办理结束后,应根据公文的相互联系、特征和保存价值分类整理立卷,要保证档案的齐全、完整。没有存档和查存价值的公文,经过鉴定和总经理批准,可以定期销毁,销毁秘密公文应当进行登记,由二人监销保证不丢失、不落销。

  四、保密文件管理

  1、严格遵守保密制度,保密资料统一由档案管理员收发、传递、销毁等,并严格把关。

  2、制发保密文件时,经办人要根据文件、资料的内容和定密范围,标明密级、保密期限,确定发送范围、数量,报送总经理审批后印发。

  3、借阅、复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续,严禁将保密资料保密文件拿到其他营业性场所复印。

  4、对保密文件、保密资料要定期清查,一般每季度清查一次。年终进行全面清查、核对,发现欠缺要及时追查,防止丢失。

  五、文件的销毁

  1、对于多余、重复、过期和无保存价值的文件,办公室应定期清理造册,按照公司有关规定,办理销毁手续报总经理批示。

  2、经审核同意销毁的文件,应在档案管理员和办公室主任的共同监督下进行销毁。

  六、附则

  1、本制度由公司办公室负责解释。

  2、本制度自发文之日起实施。

公司文件管理制度2

  *****发展有限公司

  目录

  总则...........................................................3

  员工招募.........................................................4

  培训制度......................................................6

  考勤管理办法...................................................8

  休假管理办法...................................................9

  福利制度........................................................11

  生育保险津贴制度...................................................13

  困难补助金管理办法.................................................15

  离职管理办法..................................................17

  工作服与工作证管理规定.............................................19

  用车管理制度..................................................20

  卫生管理制度..................................................21

  报刊杂志的管理办法.................................................22

  工具、耗材领用制度.................................................23

  办公用品与日常用品管理.............................................24

  总则

  一、为建立组织,健全制度,使公司各项管理制度、规范化、,特制订本规定,凡本公司所属员工都应遵守本规定。

  二、本公司员工任用、担保、工作时间、请假休假、出差、培训、福利、考勤考核、奖惩、年资、离职等事项除国家有规定外,皆按本规定办理。

  三、本公司员工应团结友爱,忠于职守,遵守公司各项规章制度,服从各级主管人员的合理指挥与安排,不得阳奉阴违或敷衍塞责。

  四、本公司员工应遵纪守法,努力学习科学文化知识,不断提高自身修养。

  五、本公司员工对内应认真工作,爱惜公物,减少损耗,提高业务水平和工作效率,对外应严守公司商业机密(公司的.产品、图纸、内部文件资料、赢利情况、销售计划、客户资料、工资福利等均属公司机密)。

  六、本公司员工应尊重公司信誉,除办理本公司指定外,不得擅用本公司名义,严禁用公司名义在外招摇撞骗。

  七、本公司员工对外接洽事项时(包括电话洽谈),应态度谦和,特别注意文明用语,不得满怀不满情绪,有损害公司形象的行为。

  八、本公司员工应遵守国家法律,严禁有酗酒闹事,吸食毒品、赌博、拉帮结派等行为。

  九、本公司员工应发扬团队精神,心胸豁达,勤奋敬业,始终保持勤俭创业的精神。

  十、本制度经行政会议通过后,试用实施,若试用期间有疑问,可向行政部以书面形式提出意见,再由行政部组织会议研究修订,其他任何人员不得擅自修改。

  行政部

  20xx年1月1日

  员工招募

  为了开发人力资源,为公司注入新的血液,规范公司的员工招募如下:

  一、招聘

  1、准备:各部门经理根据其工作需要进行人员编制或根据人力需求填写人员增补单,经总经理批准后交行政部进行招聘。

  2、本公司所需人员一律公开条件向社会公开招聘,以学识、品德、能力、经验、体格适合于该工作岗位为聘用原则。公司内部人员也可以推荐,但必须按规定程序进行。

  3、初试:应聘人员自备个人简历带齐相关证件到行政部进行面试,技术人员、销售人员需进行笔试。

  3、复试:行政部面试后将其资料与笔试试卷一起交予部门经理再由部门经理和总经理统一安排时间对应聘者进行复试,再把最后结果通知行政部。

  二、录用

  1、经复试合格的人员接到通知后,按其指定日期到行政部办理入职手续,并缴相关证件(学历证、身份证复印件各一份,照片两张),由行政部统一安排岗前培训。

  2、凡应聘者有以下情形之一者,不予录用。

  1)曾在本公司被开除或未经批准擅自离职者。

  2)经指定医院体检不合格者。

  3)未满16周岁的未成年公民。

  4)品性恶劣,经其他公私营机构开除者(需有确凿证据)。

  5)违法犯法吸食毒品者。

  三、担保

  1、经公司雇用的经济管理(财务人员)或认定其职务有必要提供担保者(仓库保管员、安全保卫员等)必须于到职前办理担保手续(经济担保,本地有正当职业、固定收入、固定资产的人士担保,合法有实力的团体担保)。

  2、被担保人如有下列情形之一者,连带赔偿责任。

  1)营私舞弊或其他不法行为使本公司造成损失者。

  2)侵占、挪用公款、公物或损坏公物者。

  3)窃取机密技术资料或财物者。

  五、试用

  1、本公司新进人员除特殊情况经总经理批准免予试用外,一律先经试用。

  2、新进人员一般试用期为1-3个月,试用期表现特别优秀者,经直属主管呈报上级核准可缩短试用期限,但至少不少于原试用期的一半;若在试用期表现不佳者,可当场予以辞退。

  3、新进人员试用期满后由行政部通知部门经理对其进行试用期考核,考核合格者由行政部办理转正手续;考核不合格者若有培训潜能可考虑延长试用期(最长2个月),否则予以辞退,且不得提出异议。

公司文件管理制度3

  为保证公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作,维护档案的完整和安全,特制定本制度。

  一、适用范围

  1、公司经济活动中与外单位的'来往信件、合同、协议。

  2、会议文件,包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等

  3、公司的请示与上级批复文件

  4、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告

  5、公司成立、合并、撤销、更改名称、股东会决议、董事会决议等相关文件资料

  6、公司制定的章程、制度等文件材料

  7、公司营业执照、税务登记证等重要文件

  二、档案保管

  1、公司各类文件应由总经理办公室安排专人保管。

  2、保管人员需根据文件内容及其历史关系,合并整理,分类保存。

  3、档案保管人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收集齐全,加以整理后归档。

  4、库藏文档要定期核对,做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。

  三、档案借阅

  1、借阅档案必须先办理借阅手续,登记《档案借阅审批表》由部门负责人签字。

  2、借阅的案卷要注意爱护,不得丢失、损坏、涂改。

  3、借出的档案要注意保密,不得将档案带入私人场所,不得让无关人员翻阅。

  4、借阅的档案应如期归还,如因工作需要到期不能归还者,要说明情况,办理续借手续。

  4、归还档案时,由档案保管人员当面查点清楚,并在《档案借阅审批表》上及时注销。

  5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料,必须经公司领导批准,否则一律不准借阅、抄录、复印。

  四、档案销毁

  经确定需销毁的档案,由档案保管人员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。

  五、档案保密

  1、档案保管人员要严守机密,档案存放要单独设锁,无关人员不准接触。

  2、不得传播、议论有关机密问题。

  3、档案资料不准带到公共场所。

公司文件管理制度4

  1.目的:

  为完善公司文件收发管理,提高行政管理水平和工作效率,使公司各项行政工作有章可循、照章办事,特制订本制度。

  2.适用范围:

  适用本公司所有文件。

  3.职责:

  文件收发管理由行政办公室统一负责。

  工作内容

  公司文件共分绝密、机密、秘密、普通四种,文件密级由公司总经理确定。

  公司文件由行政办公室拟稿,文件形成后由总经理签发。

  业务文件由有关部门拟稿,分管副总经理或总工程师审核、签发。

  属于秘密以上的文件,核稿人应注明文件密级,并确定报送范围。秘密以上文件须按保密规定,由专人印制、报送。

  已签发的文件由核稿人登记,并按不同类别编号后,按文印规定处理。

  文件由拟稿人校对,审核后方能复印、盖章。

  公司的文件由行政办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并报告报送结果。秘密以上文件由专人按核定的范围报送。

  经签发的.文件原稿送办公室存档。

  外来文件由行政办公室行政主管负责签收,并于接件当日填写阅办单,按领导批示的要求送达有关部门,办好文件阅办;属急件的,应在接件后即时报送。

  文件阅办部门或个人,对有阅办要求的文件,应在三日内办理完毕,并将办理情况反馈至行政办公室。三日内不能办理完毕的,应向行政办公室说明原因。

公司文件管理制度5

  (一)意义

  (二)文件档案的类别与形式

  公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。

  1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等

  2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等

  3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程

  4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等

  5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等

  6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等

  7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等

  8.公司业务文件:公司各项对外服务的'内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等

  9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等

  10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等

  11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等

  12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志

  13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函

  14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。

公司文件管理制度6

  1.目的

  防止在服务过程中因公用设施和服务过程无标识或标识不当导致各类不合格的发生。

  2.适用范围

  适用于公司各部门的日常工作。

  3.职责

  3.1总经理或授权人负责公用设施、仓库内物资、重要、危险部位及其他服务过程标识的监察。

  3.2部门主管和岗位责任人负责标识的安装和检查。

  4.方法和过程控制

  4.1公用设施的标识

  4.1.1机电设备按各设备名称、设备责任人标识,标识牌挂(贴)在设备显眼部位。

  4.1.2消防通道出入口、消防设施处设置相应消防标识。

  4.1.3配电室、水泵房、泳池机房、监控中心、仓库、办公室、公共卫生间等部位在出入口上方或门上贴上有部门名称的标识。

  4.1.4所有设备间出入门上应有'机房重地,非请勿进'的标识。

  4.1.5所有阀门上应作上标识以确认阀门开闭状态。

  4.1.6仓库内的物资名称和用途需挂贴于货架或物资上,并在库房门上贴'严禁烟火'的告示牌。

  4.1.7楼层的标识贴于本楼层的显着位置。

  4.1.8在进天台的通道上应有'天台重地,非请勿进'的标识。

  4.1.9变压器和高压环网柜上挂'高压危险,请勿靠近'告示牌。

  4.1.10游泳池必须标明水的深度。

  4.1.11天台显眼部位应挂贴'高空抛物,手下留人'等字样的警示牌。

  4.2服务过程的标识

  4.2.1高空作业时,在危险区域周边用警戒带圈出警戒区域,对区域内的财产要做好防护措施,并放置有'危险勿进','高空作业,注意安全'等字样的告示牌。

  4.2.2配电设备维修时,必须在开关上挂'有人工作,禁止合闸'的告示牌。

  4.2.3清洗办公室及其他较光滑位置的地面或天气潮湿时,应在显眼部位放置'小心地滑'的告示牌。

  4.2.4在公共场所刷油漆时,如果油漆未干而现场又无工作人员时,应在显眼位置放置'油漆未干'告示牌。

  4.2.5泳池、儿童娱乐设施、会所等设施暂停开放期间,在显眼部位挂放'暂停使用'告示牌,清洁时挂放'清洁中'字样的`标识。

  4.2.6维修公共卫生间设施时,应放置'维修中'或'停用'字样的告示牌。

  4.2.7楼内保洁员在进行楼梯道、楼层保洁工作时,应在单元防盗门或明显位置悬挂'此区域在清洁中'字样的标识。

  4.2.8对于其他有追溯性要求的服务过程(如一些清洁、保安、设备维护服务)标识,应通过制定明确的服务规范和做好质量记录予以实现。

  4.3标识的管理

  4.3.1各部门自行制作的标识,必须严格参照公司ci手册标识所规范的样式,所有ci手册所规范的标识,部门必须严格执行。

  4.3.2各部门如需设置中英文对照标识,需将中文及译文内容报品质主管审批。

  4.3.3如发现标识已经被污染、涂抹、撕毁、破损或已失去标识意义,应及时更换、替补或撤消。

  4.3.4当设置标识的位置需要更改或撤销标识时,必须经总经理或授权品质主管同意后方可执行。

  5.相关文件

  《ci标识手册》

公司文件管理制度7

  行政办公用品管理制度

  第一章总则

  第一条目的

  为适应公司快速发展的需要,推进行政办公物品的规范化管理,控

  制办公费用,本着节约高效的原则,特制订本制度。

  第二条适用范围

  本制度适用于公司所属各部门。本制度所指办公用品为员工日常办

  公所用文具(文件夹、档案袋),办公自动化所需用的耗材(含U盘、数码相机、硒鼓墨盒等)、办公设备(含电脑、复印机、打印机、传真机等)以及办公家具(含桌、椅、柜等)。

  第二章办公用品的分类

  第三条行政办公物品的分类

  行政办公物品分三类:办公固定资产、办公低值资产、办公用品。

  1、办公固定资产指使用期限在两年以上,在使用过程中保持原有的实物形态,单位价值在20xx元及以上的各种办公家具及办公设备。

  2、办公低值资产是指使用期限较长,在使用过程中不易损耗,单位价值在20xx元以下500元以上的各种办公家具及办公设备。

  3、办公用品是指使用期限较短,价值较低,在使用过程中容易消耗的各种办公类资产。

  第三章行政办公物品的管理职责

  第四条行政部的主要职责:行政部是行政办公物品的综合管理部门,负责对

  行政办公物品支出情况进行监督、控制,其管理职责主要包括:

  1、供应商选择及管理;

  2、组织各部门行政物品管理程序监控;

  3、年度。每月办公物品开支计划的编制、报批和执行;

  4、行政办公用品的分配、调拨、维修和报废;

  5、配合财务部对办公物品进行盘点,建立行政办公物品台账,负责

  日常维护和修理。

  第五条部门资产负责人的主要职责:认真贯彻执行公司的资产管理制度;各

  部门有专人负责本部门资产的保管和资产增减、转移、维护、报废与监督记录;合理调配本部门室内的办公设备等资产;

  第六条资产使用人的主要职责:应该爱护公司财产,合理使用办公设备,由

  人力资源部协助负责培训员工爱护国有资产意识,正确使用办公设备。如果因使用不当,人为破坏,由使用人自行付费维修,并报送人行部门进行维修登记。

  第四章行政办公物品采购

  第七条办公用品采购

  1、行政部每月按各部门需求编制统一采购计划、编制资金使用计划,

  纳入公司的全面预算,报公司财务部列入每月全公司资金计划。

  2、行政部持相关票据根据公司相关财务规定报销,费用计入各部门

  的年度预算执行台账。

  3、办公耗材文具的领用参照需按照规格及使用情况购买,并由行政

  部主管领导批准后购进。购进消耗材料统一保管。

  第八条办公类服务采购

  办公类服务采购指公司各部门对外印刷品、宣传品、名片、标牌等服务类的采购。

  1、行政部进行货比三家的方法进行询价后按程序选择服务供应商。

  2、各部门有对外宣传品、印刷品印制需求的,经主管领导审批后在

  公司行政部公布的.服务供应商范围内选择。

  第九条办公资产采购

  1、办公资产采购计划

  各部门历史需要置办办公资产时,填写《办公物品申请表》,经公司领导审批通过并签字后,提交行政部实施采购。

  2、实施采购

  行政部进行货比三家的办法进行询价后,连同采购申请表和询价后的采购报价单上报公司领导,经审批后方可到财务部领取支票进行购买。

  3、验收

  行政部汇总使用根据采购计划或申请表、购物发票、购物明细验收采

  购办公资产,验收完毕后填写验收单并签字确认,行政部和使用部门各自登记办公资产台账。财务部根据入库单和购物发票进行账务处理。《办公物品申请表》和购物明细复印件由行政部统一保管。

  第五章办公物品的管理

  第十条办公用品的配发

  1、各部门指定一名专人负责本部门办公文具的领用和发放。

  2、办公用品按需领用,行政部负责办理使用部门的领用手续,认真

  填写文具领用登记单,并进行台账登记,写明物品名称、规格、使用人及数量等。

  3、员工在公司内部调动,其使用的办公用品可以随职位转移带走。第十一条办公资产的管理

  1、资产调拨

  部门与部门之间转移办公设备等资产必须填写《资产调拨单》。必须严格按照审批顺序执行。审批顺序:调出部门负责人—调入部门负责人—行政部确认签字后,方可转移资产。员工之间不得私自调换自己使用的办公设备等资产。

  2、资产报废

  由部门负责人填写《资产报废申请单》,报行政部。行政部会同财务部门进行资产损坏鉴定后,由行政部主管领导审批,审批后方可报废。行政部和财务部门同时销账。有再使用价值的,由行政部收回统一维修、保管、再分配,资产台账做相应调整。在报废前,部门不得随意丢弃,否则该部门按照其原值赔偿,并按照公司相关规定处罚。

  3、资产的租用、出租和外借

  (1)公司需要的办公资产原则上不提倡租用。如果确属需要,租用

  部门必须报公司行政部审批,行政部应尽量考虑在公司内部调配,调配的确有困难而且购买不经济合算的情况下,经总经理批准方可租用,租用手续由行政部统一办理。

  (2)公司长期不使用的行政办公资产可以考虑对外出租和外借。行

  政部定期对所有闲置的办公资产进行清查盘点,对其中达到报废条件的按相关制度办理报废手续,对长期闲置的物品主动寻求外租,对今后没有使用价值的物品进行出售。

  4、办公资产的日常维护、维修

  (1)行政部是办公资产日常维护、维修的责任部门。

  (2)行政部编制办公资产维修计划,并纳入预算和经营计划。根据

  维修计划对各部门办公资产进行检查,按期进行维护,保证各物品正常工作。

  (3)各部门的办公资产需要维修时,由部门负责人填写《办公设备

  维修申请表》报送行政部。不经部门资产负责人而私自维修的,相关费用行政部不予受理。

  (4)行政部接到申请单后,需对报修设备进行鉴定,进行相应的维

  修、更换,一般性维修理应在三个工作日内修理完毕,其他较为复杂的修理应在七个工作日内修理完毕。维修完毕后及时登记《办公设备维修记录表》,资产使用部门负责人签字确认。

  (5)若聘请外部单位进行维修,相关付款事项执行资金支付程序。

公司文件管理制度8

  1.编订依据

  本公司为了规范化质量流程,提升任务运营流转效率,以对接国际化质量管理为努力方向,为完善内部质量追溯管理,特编制此制度。

  2.适用范围

  本制度适用于公司内部记录和内外部发放文件的管理,是对公司记录和文件编号的诠释文件,适用于本公司现涉及的所有记录和文件。

  3.责任部门

  本制度的编订和修订部门为公司ISO体系部。

  4.制度细则

  4.1记录编号规定

  4.1.1公司记录分为内部记录和外来记录。

  4.1.2内部记录的设定格式为:

  QR + XX + XX + X/X

  记录缩写+隶属部门+记录编号+版本号

  4.1.3外来记录的设定格式为:

  (WL)QR + XX + XX

  外来记录缩写+隶属部门+记录编号

  4.2公司文件编号规定

  4.2.1公司文件分为内部文件和外部文件。内部文件可以有:

  (1)标准操作指导书:SOP

  (2)标准检验指导书:SIP

  (3)标准管理程序:SMP

  4.2.2质量手册的编写格式为:

  TXJY + QM + X/X

  公司简称+质量手册缩写+手册版本号

  4.2.3程序文件的设定格式为:

  TXJY + QP + XX + X/X

  公司简称+程序文件缩写+文件编号+版本号

  4.2.4操作/检验规程、管理程序的设定格式为:

  SOP/SMP/SIP+ XX + XX + X/X

  文件类别+文件所属部门+文件编号+版本号

  4.2.5外来文件的.设定格式为:

  WL + XX + XX

  外来文件缩写+隶属部门+部门内部编号

  4.3部门编号的规定

  4.3.1各部门的编号以组织机构图中的部门名称为标准,如:

  行政部AD、人力资源部HR、质量部QM、市场部MD、销售部SD、售后服务部AS、商务部MC、采购部PD、仓库WD。

  4.4文件编写格式的确认

  4.4.1本公司所有文件和记录分为标题和正文。

  4.4.1.1公司文件和记录的标题抬头采用仿宋字体三号,以保证字体标头清晰醒目。表格宽度设定为15厘米,表格内容采用单元格对齐方式为中心对齐,行间距设置为单倍行距,段前首行缩进2字符,段前段后间距设置为0,同时设定为自动调整中文与数字的间距。

  4.4.1.2文件内容中的一级标题及二级标题采用统一字号,文字方向为从左向右,文字对齐方式为左对齐,字体为宋体(标题)四号,编号方式为多级递进的编号方式。如:

  1.

  1.1

  1.1.1

  4.4.1.3公司文件和记录的正文采用宋体(正文)四号,行间距设置为单倍行距,段前段后间距设置为0,页面布局设定为上下页间距2.54厘米,左右设定为3.18厘米。正文中的数字与序号全部使用阿拉伯数字,章节序号后空一格编写内容以保证美观。对于正文中出现的部门、规章制度、法律法规应名称完整,不得使用简称。正文编写完成后,应通读流畅,对于应进行断句的内容使用中文标点符号进行断句。

  4.5文件的发放和管理

  4.5.1文件发行

  4.5.1.1公司所有现行文件,如:操作规程、检验规程、岗位操作说明书等。文件全部由体系部进行统一发放,并对发放的文件记入《文件发放管理台账》,在台账中记清发放文件数量,并由签收人当面进行签收。

  4.5.2文件补发

  4.5.2.1文件签收人应对发放的文件妥善保存,如因文件保存不当,不慎丢失,请填写《文件补发申请表》并交于体系部留档,当体系部收到文件补发申请后,将于三内日将补发的文件交于申请部门。

  4.5.3文件更换

  4.5.3.1本公司所执行文件如有更新、替换情况发生,将由体系部发送邮件至相应文件隶属部门,通知并予以更换,更换的文件将计入《文件更新换版台账》。请各文件执行部门注意,换版的文件的版本号将有所发生变化,如:原文件版本号为A/0,那么修改后的版本号则为A/1,如发生换版,则版本号变化为B/0。

  4.5.4文件受控

  4.5.4.1下发文件应加盖体系部的文件受控章,由部门编制的文件应统一交由体系部进行文件格式的确认审核,审核后的文件下发至员工手中应具有受控章,无受控章的为无效文件。

  4.5.5文件编号

  4.5.5.1由各部门编号的文件应统一编号格式,部门内编制的文件应及时进行梳理,文件编号不得重复。如部门文件编号在执行中发现重复应及时上报体系部进行核对并处理。

公司文件管理制度9

  (一)总则

  第一条爲减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据中央关於文书处理的有关规定,结合我厂的实际情况,特制订本制度。

  第二条文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本厂上报下发的各种文件、资料。

  第三条按照党政分工的原则,全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办(以下简称两办)归口管理。

  (二)收文的管理

  第四条公文的签收

  1、凡来厂公啓文件(除厂领导订啓的外)均由厂收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)後分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时,收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

  2、对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的四对口核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。

  第五条公文的编号保管

  1、两办机要秘书对上级来文拆封後应及时附上文件处理传阅单,并分类登记编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲啓文件,厂领导啓封後,也应分别交两办办理正常手续。

  2、本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管,不得个人保存。

  第六条公文的阅批与分转

  1、凡正式文件均需分别由两办主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签後,由机要秘书分送承办部门阅办,重要文件应呈送厂领导(或分管领导)亲自阅批後分送承办部门阅办避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要即阅即办。

  2、一般函、电、单据等,分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件,应同主办单位联系後再分转处理。

  3、爲加速文件运转,机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

  第七条文件的传阅与催办。

  1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

  2、阅读文件应抓紧时间,当天阅完後应在下班前将文件交机要室,阅批文件一般不得超过两天,阅後应签名以示负责。如有领导批示、拟办意见两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

  3、阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。

  4、文件阅完後,应送交两办机要秘书,切忌横传。

  5、两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得两办同意後,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。

  6、按照阅文范围,离、退休干部,一般由有关部门定期组织学习有关文件,或由两办机要室通知到机要室阅文。

  (三)发文的管理

  第八条发文的规定

  1、全厂上报下发正式文件的权力分别集中党委和厂部,各群衆团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

  2、各群衆团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请,并将文件底稿分别交两办审核。党委、厂部同意发文,则两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、厂×字发文。群衆团体文件由党委批转。

  3、对全厂影响较大,涉及两个以上厂领导分管范围的文件,须由党委书记或厂长批准签发。其馀文件均由分管厂领导批准签发。

  第九条发文的范围:

  1、凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的`会议纪要和会议简报,均属发文范围。

  2、党委、厂部下发文件主要用於:

  (1)公布全厂规章制度;

  (2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件;

  (3)公布工厂体制机构变动或干部任免事项;

  (4)公布全厂性的重大生産、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;

  (5)发布有关奖惩决定和通报;

  (6)其他有关全厂的重大事项;

  3、党委、厂部上行文、外发文主要用於:

  (1)对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;

  (2)同兄弟单位联系有关工厂重大生産、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。

  4、在工厂日常生産、技术、经营管理、党群工作中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,经分管厂领导批准後,由主管业务科室书面或口头通知执行,一般不用厂部文件发布。

  5、凡各业务科室如开专题会议所作的决定,一般都不应发文,不备查考,可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

  6、各业务科室与外单位发生的一般业务联系,可用各科室的名义对外发函(应各自编号备查)不用厂部名义发文。

  (四)发文程式与要求

  第十条发文程式规定:

  1、各单位元需要发文,应事先分别向党委、厂部提出申请;

  2、党委、厂部同意发文时,主办单位应以党的方针、政策和国家法令,上级指示或工作实际需要草拟文件初稿;

  3、草拟文稿必须从全厂角度出发,做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写;

  4、文稿拟就後,拟搞人应填附发文稿纸首页,详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人,并签名、盖章、标定日期和密级;

  5、两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神,有关文件规定,对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿;

  6、经两办审查修改後的文稿,送部门主管领导核稿(对文稿内容、质量负责);

  7、对审核时修改较多,有碍列印和存档的文稿,应由拟搞部门重新誊写清楚;

  8、需经会签的文稿,应在交付列印前送会签部门会签;

  9、文稿审核会签後,按批准许可权的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发;

  10、经领导批准签发後的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室列印;

  11、文件列印清样,应由拟稿人校对,校对人员应在发文稿上签名;

  12、文件打字後,由两办派专人按数印刷,再由两办机要秘书分发并检查落实情况,对印刷质量不好的文件,机要秘书应拒绝盖印分发。

  (五)文件的借阅和清退

  第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件,需经本部门负责人签写便条,对有密级的文件须两办主任同意後方可借阅。

  第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续,就地阅看,按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录,不允许拆卷和在文件上勾划等。

  第十三条两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办,应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件,进行收缴清退工作。(一般爲月底一小清,季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失,必须及时查明原因和责任者,并如实向领导报告。

  第十四条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

  (六)文件的。立卷与归档

  第十五条文件的归档范围:

  1、凡下列文件统一分别由两办负责归档:

  (1)上级机关来文,包括上级对工厂报告、申请的批复;

  (2)党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生産经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等;

  (3)厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录;

  (4)厂党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等厂一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;

  (5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果;

  (6)叁加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报表言材料等;

  (7)上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录,以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料;

  (8)反映本厂生産、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品;

  (9)工厂日志和大事记;

  (10)工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

  2、业务科室,各群衆团体日常工作中形成的活动资料,由各业务科室、群衆团体负责立卷归档。

  第十六条立卷要求

  1、文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序,分门别类地进行整理归档。

  2、立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。

  3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。

  4、上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆(室)移交,清单一式两份。(接交单位各留存一份备查)。

  (七)文件的销毁

  第十七条对於多馀、重复、过时和无保存价值的文件,两办机要室应定期清理造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续。

  第十八条经审核同意销毁的文件,应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。

公司文件管理制度10

  (一)总则

  为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制订本制度。

  (二)文件管理

  内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则,全公司各类文件由办公室归口管理。

  (三)收文的管理

  1、公文的签收凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由收发员登记签收后分别交办公室文书拆封。在签收和拆封时,收发员和办公室文书要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。

  2、公文的编号保管办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”,并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件,公司领导启封后,也应交办公室办理正常手续。本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管,不得个人保存。

  3、公文的阅批与分转凡正式文件均需分别由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后,由办公室文书分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要月即办。

  4、文件的传阅与催办传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交回办公室,阅批文件一般不得超过2天,阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”,办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。文件阅完后,应送交办公室办公室文书,切忌横传。办公室办公室文书对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。

  (四)发文的管理

  1、发文的`范围凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。

  2、公司下发文件主要用于:公布公司规章制度;公布公司体制机构变动或干部任免事项;公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;发布有关奖惩决定和通报;其他有关公司的重大事项。

  3、公司上行文、外发文主要用于:对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。在公司日常项目开发和经营管理中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,由主管业务部门书面或口头通知执行,一般不用公司文件发布。凡各业务部门如开专题会议所作的决定,一般都不应发文,不备查考,可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。各业务部门与外单位发生的一般业务联系,可用各简写的名义对外发函(应各自编号备查),不用公司名义发文。

  (五)文件的立卷与归档

  1、凡下列文件统一分别由两办负责归档:

  ①上级机关来文,包括上级对公司报告、申请的批复;

  ②公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等;

  ③经理办公室各种专业例会记录;

  ④公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;

  ⑤有保存价值的人民来信,来访记录及处理结果;

  ⑥参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等;

  ⑦上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录,以及公司向上级进行汇报的提纲和材料;

  ⑧反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品;

  ⑨公司日志和大事记;⑩公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。

  2、业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料,由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

  3、立卷要求文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序,分门别类地进行整理归档。立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆(室)移交,清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。

  4、文件的销毁对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,公司办公室应定期清理造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续。

公司文件管理制度11

  一、收文

  1、建立《收文登记表》,由办公室派专人进行文件收文处理。

  2、实行收文登记批办制度,收文由秘书办理登记,填《公司收文批办单》,统一交办公室负责人,办公室负责人按文件内容及各部门分工和职责,传达部门负责人办理。

  3、办理文件的有关人员均应签字,有关工作完成后,将文件退办公室存档保管。经办人员需要留存的文件,经总经理或分管副总经理同意后可留存复印件。

  4、各部门收到的函件,应交办公室即时登记,交签字后2、3条处理。

  5、各有关人员注意保密,不得泄露本公司机密。

  二、发文

  1、公司发文由有关部门起草,建立《发文登记表》,由办公室统一编号、发出。

  2、每次发文须经总经理签字同意,并留底存栏。

  3、各部门对公司所发的`内部文件必须认真贯彻执行。

  4、向上级单位呈报的文件,由办公室派专人,按公文传进程序进行。

  5、监理项目中的一般业务文件,需要办公室打印的,需办公室主任签字批准。

  三、文件查询

  1、凡查询、复印、借阅文件,均需申请、登记。

  2、凡涉及公司经营机密及项目当事人有关机密的文档需经公司领导同意后才能查询。不允许复印的文件,只能在公司办公室查阅,允许复印的文件,不得带出公司,只能在公司复印。

公司文件管理制度12

  总则:为保证公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作,维护档案的完整和安全,特制定本制度。

  适用范围:适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。

  一、文件的收集

  公司需收集文件的范围:凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集,具体内容包括:

  1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件;(主要收集部门:行政部)

  2、上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料;(主要收集部门:行政部)

  3、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。((主要收集部门:行政部)

  4、会议文件,包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等;(主要收集部门:行政部)

  5、公司制订的计划、统计、预算、决算及工作总结;;(主要收集部门:行政部)

  6、公司的请示与上级批复文件(主要收集部门:行政部)

  7、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告;(主要收集部门:行政部)

  8、公司的统计报表、统计分析材料(包括计算机电子盘片等)、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料;(主要收集部门:财务部)

  9、公司内部组织机构在工作中形成的重要文件材料;

  10、公司领导在公务活动中形成的重要信件、电话记录;以及公司对外交流的文件、协议、报告等;(主要收集部门:行政部)

  11、公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料,公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料;(主要收集部门:财务部、行政部)

  12、公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制等文件材料;(主要收集部门:行政部)

  13、公司的历史变革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料;(主要收集部门:行政部)

  14、公司制定的章程、制度等文件材料;(主要收集部门:行政部)

  15、公司干部任免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、解雇(职)等工作及干部奖惩等文件材料;(主要收集部门:行政部)

  16、公司员工档案转移的介绍信及存根;(主要收集部门:人力资源及行政部)

  17、公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册;(主要收集部门:财务部、行政部)

  18、公司重大活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等;(主要收集部门:行政部)

  20、公司营业执照、税务登记证等重要文件(主要收集部门:人力资源及行政部)

  21、各项目完成后专业图文的最终版本电子版,最终定稿版硫酸图、总院图审批复稿件。(主要收集部门:晒图室)。

  二、立卷归档

  文件立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷,保证档案的齐全、完整,能反映公司的主要情况,以便于保管和利用。

  (1)各专业都要建立健全个专业的.文件、图书等材料,由各部专业集中统一保管。

  (2)归档的文件材料必须按年度立卷,业务范围及当年工作任务,编制文件材料的编号类别。

  (3)文件承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收集齐全,加以整理后归档。

  (4)卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

  三、档案保管

  1、档案必须入框上架,科学排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。

  2、胶片、照片、磁带要专柜密封保管,胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。

  3、底图入库要认真检查,平放或卷放。

  4、库藏档案要定期核对,做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。

  四、档案借阅

  1、借阅档案必须当面查点清楚,并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护,不得丢失、损坏、涂改,要如期归还。

  2、借出的档案要注意保密,不得将档案带入宿舍或公共场所,不得让无关人员翻阅。

  3、借阅时间最长不得超过一个月,却因工作需要到期不能归还者,要说明情况,办理续借手续。

  4、归还档案时,由档案管理人员当面查点清楚,并在借阅登记簿上及时注销。

  5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料,必须经公司领导批准,否则一律不准借阅、抄录、复印。

  6、底图一般不予外借。

  五、档案销毁

  经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

  六、档案保密

  1、档案工作人员要严守机密,档案存放要单独设锁,无关人员不准接触。

  2、不得传播、议论有关机密问题。

  3、档案资料不准带到公共场所。

公司文件管理制度13

  第一条 为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据区建设局关于文书处理的有关规定,结合我单的实际情况,特制订本制度。

  第二条 文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本单位上报下发的各种文件、资料。

  第三条 按照党政分工的原则,本单位各类文件(党支部和行政)统一由办公室归口管理。

  (二)收文的管理

  第四条 公文的签收

  1.单位所有文件(除领导订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)。在签收和拆封时,收发员(文书)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

  2.对上级部门发来的文件,要进行文件、文号、机要编号的核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级部门,并登记差错文件的文号。

  第五条 公文的编号保管

  1. 收发员(文书) 拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单",作分类登记编号、保管。

  2.本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(文书)进行登记编号保管,不得个人保存,如职工工作需要借阅的可复印或借用。

  第六条 公文的阅批与分转

  1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后,由收发员(文书)分送领导和承办部门阅办,重要文件或急作应立刻呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完。

  2.一般性质的函、电、单据等,可由办公室直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件,应同各单位联系后再分转处理。

  3.为加速文件运转,收发员(文书)应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门,如关系到两个以上部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

  第七条 文件的传阅与催办。

  1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

  2.阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交收发员(文书),阅批文件一般不得超过两天,阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

  3.阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。

  4.文件阅完后,应交收发员(文书),切忌横传。

  5.办公室对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。

  6.按照阅文范围,离、退休干部,一般由有关部门定期组织学习有关文件,或由办公室通知到单位阅文。

  (三)发文的管理

  第八条 发文的规定

  1.单位上报下发正式文件的权力分别集中党支部和行政办公室,各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

  2.各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党支部、行政办公室提出发文申请,并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核。党支部、行政办公室同意发文,方可按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、政×字发文。群众团体文件由党支部批转。

  3.对单位影响较大,涉及多个以上领导分管范围的文件,须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。

  第九条 发文的范围:

  1.凡是以党支部、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。

  2.党支部、、行政办公室下发文件主要用于:

  (1)公布单位规章制度;

  (2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件;

  (3)公布单位体制机构变动或干部任免事项;

  (4)公布单位重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定;

  (5)发布有关奖惩决定和通报;

  (6)其他有关重大事项;

  3.党支部、行政办公室上行文、外发文主要用于:

  (1)对上级机关呈报、请示报告、处理决定;

  (2)同兄弟单位联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。

  4.日常生产、技术、管理、党群工作中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,经分管领导批准后,由各科室书面或口头自行通知执行,一般不用发文。

  5.各科室如会议所作的决定,一般都不应发文,不备查考,可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

  (四)发文程序与要求

  第十条 发文程序规定:

  1.各科室需要发文,应事先向党支部、行政办公室提出申请;

  2.党支部、行政办公室同意发文后,主办科室应以党的'方针、政策和国家法令,上级指示或工作实际需要草拟文件初稿;

  3.草拟文稿必须从本单位角度出发,做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写;

  4.文稿拟就后,拟搞人应填附发文稿纸首页,详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人,并签名、盖章、标定日期和密级;

  5.办公室应根据党支部、行政的要求和上级有关指示精神,有关文件规定,对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿;

  6.经办公室审查修改后的文稿,送分管领导核稿(对文稿内容、质量负责);

  7.对审核时修改较多,有碍打印和存档的文稿,应由拟搞部门重新整理写清楚;

  8.需经会签的文稿,应在交付打印前送会签部门会签;

  9.文稿审核会签后,按批准权限的规定分别呈送党政领导审定批准签发;

  10.经领导批准签发后的文稿交办公室收发员(文书)统一编号送打字室打印;

  11.文件打印清样,应由拟稿人校对,校对人员应在发文稿上签名;

  12.文件打字后,由办公室派专人按数印刷,再由收发员(文书)分发并检查落实情况。

  (五)文件的借阅和清退

  第十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件,需经本部门负责人签写便条,对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。

  第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续,就地阅看,按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录,不允许拆卷和在文件上勾划等。

  第十三条 办公室收发员(文书)对承办的公文应抓紧催办,应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件,进行收缴清退工作。(一般为月底一小清,季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失,必须及时查明原因和责任者,并如实向领导报告。

  (六)文件的立卷与归档

  第十五条 文件的归档范围:

  1.凡下列文件统一分别由办公室收发员(文书)负责归档:

  (1)上级机关来文,包括上级对单位报告、申请的批复;

  (2)党支部、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等;

  (3)党支部会、主任办公会议、中层干部会议、职工委员会以及各种例会记录;

  (4)支部党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;

  (5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果;

  (6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报表言材料等;

  (7)上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录,以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料;

  (8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品;

  (9)单位日志和大事记;

  (10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

  2.业务科室,各群众团体日常工作中形成的活动资料,由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

  第十六条 立卷要求

  1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序,分门别类地进行整理归档。

  2.立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。

  3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。

  4.上年度形成的文件材料,要求在下年度7月份以前整理完。

  (七)文件的销毁

  第十七条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,办公室应定期清理造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续。

  第十八条 经审核同意销毁的文件,应在办公室收发员(文书)和正副主任以及分管领导的共同监督下销毁。

公司文件管理制度14

  文件管理内容主要包括外部来函、电邮、资料和本公司内部上报下发的各种文件、资料。按照统一收发集中管理的原则自即日起本公司各类文件外来和内发统一由总经办归口管理

  一、收文的管理与公文的签收

  1.公司所有文件(除董事长、总经理订启的外)均由总经办专人登记签收、拆封。在签收和拆封时,需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

  2.对政府部门发来的文件要进行文件、文号、机要编号的核定,如果其中一项不对口应立即报告上级部门并登记差错文件的文号。

  二、公文的编号保管

  1.文件拆封和签收后应及时附上“文件处理传阅单”作分类登记编号、保管。

  2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交总经办进行登记编号保管,不得个人保存,如职工工作需要借阅的可复印或借用。

  三、公文的阅批与分转

  1.凡正式文件均需由总经办主任或行政主管根据文件内容和性质阅签后由收发员分送领导和承办部门阅办,重要文件或急电应立刻呈送主管领导或分管领导阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事一般应在当天阅签完。

  2.一般性质的函、电邮、单据等可由总经办直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件应同各部门联系后再分转处理。

  3.为加速文件运转收发员应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门如关系到两个以上部门应按批示次序依次传阅最迟不得超过两天特殊情况例外。

  四、文件的传阅与督办。

  1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

  2.阅读文件应抓紧时间当天阅完后应在下班前将文件交收发员,阅批文件一般不得超过两天阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”总经办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

  3.阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件如确系工作需要要办理借阅手续以防止丢失泄密。 4.文件阅完后应交收发员切忌横传。

  5.总经办对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得总经办同意后,予以复印或摘抄原件应及时归档保存。

  6.按照阅文范围。一线员工。一般由有关部门定期组织学习相关文件。或由总经办通知到单位阅文。

  五、发文的规定

  1.公司上报下发正式文件的权力分别集中总经办和行政办公室。各分公司和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

  2.各下属公司、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向总经办、行政办公室提出发文申请并将文件底稿分别交总经办、行政办公室审核。总经办、行政办公室同意发文方可按公司发文规定设置与业务分工统一归口以密×字、政×字发文。各分公司团体文件由总经办批转。

  3.对公司影响较大,涉及多个以上领导分管范围的文件,须经公司领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。

  六、发文的范围

  1.凡是以公司名义、总经办、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。

  2.总经办、行政办公室下发文件主要用于:

  (1)公布公司规章制度

  (2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件

  (3)公布公司体制机构变动或干部任免事项

  (4)公布单位重大建设、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定

  (5)发布相关奖惩决定和通报

  (6)其他相关重大事项

  3.总经办、行政办公室上行文、外发文主要用于:

  (1)对上级机关呈报、请示报告、处理决定

  (2)同兄弟公司联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。

  4.日常工程、技术、管理、建设工作中有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,经分管领导批准后,由各部门书面或口头自行通知执行一般不用发文。

  5.各部门如会议所作的决定,一般都不应发文,不备查考,可以部门名义用《工作简讯》发会议纪要。

  七、发文程序规定

  1.总经办、行政办公室同意发文后,主办部门应以公司目前方针、政策和国家法令,上级指示或工作实际需要草拟文件初稿

  2.草拟文稿必须从本公司角度出发,做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写

  3.文稿拟就后,拟搞人应填附发文稿纸首页,详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿部门与拟稿人,并签名、盖章、标定日期和密级

  4.总经办应根据董事长和总经理有关指示精神,相关文件规定,对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿

  5.经总经办审查修改后的文稿,送分管领导核稿对文稿内容、质量负责

  6.对审核时修改较多,有碍打印和存档的文稿,应由拟搞部门重新整理写清楚

  7.文稿审核总经办签署后,按批准权限的规定分别呈送董事长、总经理处审定批准签发

  8.经领导批准签发后的文稿交总经办收发员统一编号送打字室打印

  9.文件打印清样,应由拟稿人校对,校对人员应在发文稿上签名

  10.文件打字后,由总经办派专人按数印刷,再由收发员分发并检查落实情况。

  八、文件的借阅和清退

  各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件,需经本部门负责人同意,对有密级的文件须分管领导或总经办主任同意后方可借阅。

  借阅文件应严格旅行借阅登记手续,就地阅看,按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录,不允许拆卷和在文件上勾划等。

  总经办收发员对承办的公文应抓紧催办,应定期对事情已经办妥的'本单位文件和上级要求限期清退的文件,进行收缴清退工作。一般为月底一小清季末一中清、年终一总清。如发现文件丢失,必须及时查明原因和责任者,并如实向领导报告。

  文件的立卷与归档范围

  1.凡下列文件统一分别由总经办收发员负责归档

  (1)上级部门来文包括上级对本部门报告、申请的批复(2)总经办、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等

  (3)高层会议、行政办公会议、中层干部会议、全体职工大会以及各种例会记录(4)总经理办公会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果

  (6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报表言材料等(7)上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录,以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料

  (8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品(9)单位日志和大事记

  (10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

  九、立卷要求

  1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序分门别类地进行整理归档。

  2.立卷时要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全保持文件、材料的完整性。

  3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料要及时立卷归档。

  4.上年度形成的文件材料,要求在下年度7月份以前整理完。

  十、文件的销毁

  1、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,总经办应定期清理造册,并按上级有关规定办理申请销毁手续。

  2、经审核同意销毁的文件,应在总经办收发员文书和正副主任以及分管领导的共同监督下销毁。

公司文件管理制度15

  1 目的

  为提高公司文件处理工作的效率和质量,使之规范化、科学化、制度化,对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定,实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况,特制定本制度。

  2 适用范围

  适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。

  3 职责

  3.1 公司总经办是公司文件管理的归口部门,负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作,并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。

  3.2 总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。

  3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。

  3.4 文件编制、审批、发布的权责

  3.4.1 总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文(通知、通告)等文件。

  3.4.2 财务部负责制定公司财务管理制度文件。

  3.4.3 客服部负责制定公司客服管理制度文件。

  3.4.4 生产部负责制定公司生产管理制度文件。

  3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件,并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。

  3.4.6 设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件(设计图样、产品bom、检验标准、规范测试)等文件。

  3.4.7 工厂负责制定产品bom、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件(由打样工厂负责)。

  3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制,公司副总或部门负责人审核,总经理批准。

  3.4.9 公司及各部门文件分发布前,应向总经办提交电子/纸张文件审核备案,并获得文件号。

  3.5 质量体系文件的编制、审核、批准、发布,依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。

  4.定义

  4.1 文件:公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书,是公司各项工作开展和进行相关活动的.重要依据和工具。

  4.2 受控文件:需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件,

  4.3 非受控文件:不受更改/修订的控制,其封面或正文页面无“受控”标识,文件更改/修订后不必通知文件持有人。

  4.4 外来文件:指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件。(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)

  5.工作程序

  5.1 文件的分类

  5.1.1 文件属性分类

  (1)质量体系文件:质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。

  (2)行政性文件:公司的公告、通知、通报、报告、申请、传真等。

  (3)管理性文件:公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等,如人力资源管理制度、行政管理制度、产品设计开发流程等。

  (4) 技术性文件:产品标准、设计图样、工艺文件、操作规程、检验规程等。

  (5) 外来文件:国家有关法律、法规、国家/行业标准、供应商/客户提供文件、设备文档等。

  5.1.2 文件阶层分类

  (1) 一阶文件:公司章程、公司经营规划/计划、质量手册。

  (2) 二阶文件:公司经营管理活动开展所有过程控制的程序文件。

  (3) 三阶文件:管理制度、规范/规定、设计文件、技术规程、作业指导书、外来文件等。

  (4) 四阶文件:各记录表单、报表等。

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