集团档案管理制度
在不断进步的社会中，大家逐渐认识到制度的重要性，制度一般指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则，也指在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范或一定的规格。制度到底怎么拟定才合适呢？下面是小编为大家收集的集团档案管理制度，仅供参考，大家一起来看看吧。
集团档案管理制度1
第一章总则
第一条为加强集团公司建设项目档案管理工作,保证建设项目档案的完整、准确、系统,根据《中华人民共和国国档案法》及有关规定,结合公司实际情况,制定本管理制度。
第二条本规定适用于集团公司及所属企业项目建设与使用全过程中的档案管理工作。
第三条项目档案是项目建设、管理过程中形成的,具有保存价值的各种形式的历史记录。
第二章项目档案管理职责
第四条集团公司成立项目档案工作管理机构,配备项目兼职档案人员,建立项目档案管理网络。落实项目档案工作所需经费;坚持“四同时”管理,即下达项目任务的同时下达归档要求,检查工程进度的同时检查文件形成情况,项目竣工验收的同时验收项目档案的完整、准确、系统情况,上报项目评优和有关人员提职考核的同时,档案部门出具专题档案归档证明材料。
第五条项目档案工作管理机构和人员的主要职责:
(一)建立健全项目档案工作各项规章制度;
(二)收集、整理项目档案,确保项目档案工作与项目建设同步进行,维护项目档案的完整、准确、系统;
(三)对勘察、设计、施工、监理等单位项目档案的收集、归档、整理、保管进行监督指导;
(四)档案人员应当忠于职守,遵守纪律,参加档案专业培训,具有专业技术技能。
第六条项目勘察、设计、施工、监理单位和材料、构件及设备供应单位应根据相关要求,完成各自职责范围与合同规定的`项目文件资料的编制、整理、归档工作。
第三章项目档案的管理
第七条集团公司与各承包单位签订的项目承包合同,应按照档案管理有关规定与标准,明确项目文件资料的归档、整理、移交等工作要求。
第八条实行总承包的项目,各分包单位负责收集、整理分包范围内的项目档案资料,项目竣工时,由项目总承包单位负责汇总整理项目全部档案资料,并提交集团企业;分别向几个单位发包的项目,各承包单位负责收集、整理所承包范围内的项目档案资料,项目竣工时,由集团企业或由集团企业委托一个承包单位负责汇总整理项目全部档案资料。
第九条归档的项目文件材料要求字迹清晰、图面整洁,载体及书写材料符合档案保管要求。
第十条集团企业应采取拍照、录像等方式,将项目开发建设前后的新旧面貌和开发建设过程进行记录,制作、形成音像档案,及时归档保存。
第十一条存放项目档案的库房应符合《档案馆建筑设计规范》的基本要求,采取防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等有效措施,保证项目档案的安全管理。
第十二条集团公司要逐步提高档案信息化管理水平,建立健全并切实落实相关规范、标准和规章制度,确保其真实、完整和有效。
第四章项目档案的登记和验收
第十三条建立项目档案登记制度。凡新开工、续建、收尾和竣工试生产的建设项目,应及时做好档案登记工作。
第十四条项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的建设项目,不得进行或通过项目的竣工验收。
第十五条申请项目档案验收应具备下列条件:
(一)项目主体工程和辅助设施已按照设计建成,能满足生产或使用的需要;
(二)项目试运行指标考核合格或者达到设计能力;
(三)完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作;
(四)基本完成了项目档案的分类、组卷、编目等整理工作。
第十六条项目档案验收前,由集团企业组织项目勘察、设计、施工、工程监理负责人以及有关人员进行档案自检工作,做出档案专项验收自检报告。其主要内容包括:
(一)项目建设及项目档案管理概况;
(二)保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施;
(三)项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况,竣工图的编制情况及质量状况;
(四)档案在项目建设、管理、试运行中的作用;
(五)存在的问题及解决措施。
第十七条凡档案验收不合格的建设项目,应限期于项目整体竣工验收前对存在的问题进行整改,并负责复查工作。造成档案损失的,应依法追究有关单位及人员的责任。
第五章项目档案的移交
第十八条项目整体竣工验收后三个月内,建设单位与业主单位、生产使用单位及其他有关单位应办理项目档案移交手续,明确移交档案的内容、数量等,并有完备的清点、签字等交接手续;建设单位转为生产单位的,按企业档案管理要求办理。
第六章附则
第十九条本制度由集团公司负责解释。
第二十条本制度自下发之日起施行。
集团档案管理制度2
第一条范围及职责
1、公司的各类规划、年度计划、统计资料、财务审计资料、员工工资资料、经营状况资料、人事档案资料、宣传策划资料及公司各类公文,有参考价值的`文件,均列入档案管理范围。
2、各部门需存档的资料:
2.1财务部:各类财务报表、记帐凭证、帐册、部门岗位职责等;
2.2人事行政部:各类重要文件及人事、劳资、行政、物资管理资料;
2.3策划部:各类营销活动方案、策划思路、平面设计广告、相关媒体资料;
2.4信息部:部门管理制度、网络建设实施方案、内部信息管理系统方案、配送中心设计方案等;
2.5商场
2.6招商部:
2.7学校:学校章程及各类学员、教师管理制度等。
3、各部门须设兼职档案管理员负责本部门档案管理工作,明确责任,保证原始资料及单据的齐全完整及秘密档案的安全性。
4、各部门资料建档、归档,应按资料类别、性质、档案管理要求分档归存并接受人事行政部随时抽查。
5、各部门档案管理员须定期(每月5日前)将部门资料归档情况上报人事行政部,人事行政部专人定期(每月)整理公司文档归存情况,制作报表上报主管领导,对于公司各部门重要机密资料,将由人事行政部专人复制、收集后统一管理。
第二条借阅
1、公司各部门主管级以上干部需查阅部门档案资料,可直接由档案管理员登记、办理查阅手续。其他人员须报分管领导批准后方可办理查阅手续。
2、除决策层领导外,公司各级员工需借阅公司档案、资料,须报分管领导批准后方可办理借阅手续。
3、借阅档案,严禁随意涂改、翻抄、转借、遗失;如因工作需要摘录或复制,须报分管领导批准。
4、档案借阅人须在规定时间内归还档案。
第三条销毁
1、任何部门、个人未经公司许可,不得销毁公司档案资料。
2、若按规定需销毁文件,凡属密级的重要资料须呈总经理批准后方可销毁;一般性文件资料,须经部门领导批准。
3、凡经批准销毁的档案资料,销毁前须由经办人、监销人共同对所销文档资料进行清理、登记,并将登记表定期(每月)交人事行政部归存;经办人、监销人应保证所要求销毁的文件、资料全部销毁、无遗失、漏销。
第四条其它
1、本制度由人事行政部制定,经总经理批准后执行。
2、本制度的解答权归人事行政部。
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