地产信息管理制度
在快速变化和不断变革的今天，很多地方都会使用到制度，制度就是在人类社会当中人们行为的准则。那么制度的格式，你掌握了吗？以下是小编精心整理的地产信息管理制度，希望对大家有所帮助。
一、应用信息系统管理
1、应用信息系统包括目前集团使用的协同办公系统、项目管理系统、财务系统、供应链系统等以及今后集团所上的所有信息系统。在集团本部固定办公场所工作的员工,可通过局域网直接访问系统。各地区公司和外出办公员工,在条件允许的情况下,可通过互联网访问系统。
使用应用信息系统处理各项事务的效力即办公事务的过程和所产生的结果,与原工作流程所产生的结果具有同样的效力。
2、系统使用管理
2.1帐号和密码:集团公司员工拥有的独立的账号和密码,是登录信息系统的唯一凭证,也是登录后证明员工身份、确定操作权限的唯一依据。对于账号和密码,需要遵循如下使用原则:
①严格保密,不对任何人泄漏自己的密码,关闭电脑操作系统中的自动保存密码的功能。
②所有系统成员均需设置登录帐户及密码,密码长度应为6位以上,至少每三个月更改一次密码。
③委托他人代为处理自己的工作,要采用授权的形式。
④每位员工均要对系统中记录的所有以其名义处理的事务和结果承担责任。
2.2为了不影响各应用信息系统的使用,并提高办公效率,请尽量减少在系统中存放个人音频、视频、照片等大量消耗系统资源的信息。
2.3对于存储空间明显异常的账号,总裁办将向所在中心、各部门发出警告通知,并在本人在场的情况下,登录系统做内容检查。
2.4全体员工的计算机建议设置相关系统的开机自动运行程序,以免遗漏工作信息,例如协同办公系统可以利用a6系统精灵实现自动登录功能。使用各相关信息系统的员工,均应在工作时间内使系统处于正常运行状态,以便及时处理各种工作。
3、信息发布要求
3.1对公司制度、报告、考核、档案等有价值的内容、信息,在发布的同时,发布人还应进行备份,以避免信息丢失。
3.2为实现信息的畅通,发布人需按职责和权限及要求,发布相关信息;员工参加讨论及沟通、交流时,严禁在信息系统上发布不健康的内容;凡是涉密的内容未经许可不得在信息系统上发布。
3.3公司总裁办有权对网上输入输出信息进行监控、修改和删除,或要求用户修改和删除。
3.4集团各中心、各部门在内部网上传的电子公文、数据报表、各类电子文档,应严格设置安全保密权限,各类人员要按保密级别上传,不能以公告、调查、请示、报告方式上传。
4、信息安全管理
4.1全体员工在使用信息系统的过程中,禁止上传带有病毒的文件,以避免资料中毒、损坏或丢失。对所有外来的磁盘、电子邮件等均需进行病毒检测后方可使用。
4.2发生急办或重大信息,除在信息系统上发布外,还应及时采用有效的通讯方式进行沟通,传递。重要的信息应该在本地电脑上或数据光盘中进行备份。
4.3系统使用过程中发现的异常情况,例如:密码被盗等,应及时与信息系统管理员联系,减少损失。
4.4公司所有人员不得将公司及各系统数据库、网络文档、公司光盘内容提
供给第三方,否则将按照有关规定追究其责任,特殊需要须经公司领导批准。
4.5为保证公司网络正常运行,公司员工上班时间不允许使用迅雷、电驴等p2p下载软件下载数据以影响正常网络正常运行。若需下载与工作业务有关的数据须经部门领导同意,报总裁办监控备查,对于上班时间未报部门领导及信息部同意擅自使用迅雷、电驴等p2p软件下载者,由总裁办查封该主机上网权限,并报其上级领导予以行政处分。
5、系统维护管理
集团各中心、各部门在使用应用系统的过程中遇到的技术问题,应及时向系统维护人员反馈。在经过总裁办软件工程师维护后,遇到的技术问题解决不了的,应与软件提供商联系,进行维护。
二、日常使用管理
1、系统盘(默认是c盘,包括'我的文档')内请勿随意存放重要文档,当操作系统出问题的时,系统盘的东西很有可能会丢失。
2、计算机外部设备不使用时,应关掉外部设备的电源。禁止长期打开不使用的外部设备电源,显示器应设置节能模式,要求做到人走机关,下班时关机。
3、不可在机器正常工作时搬动机器,不可以频繁开关计算机,两次开机时间间隔至少应为10秒钟。
4、应尽量保持自己使用鼠标、键盘、显示器机箱表面的清洁。
5、公司的相关系统及其它正版软件一律不外借;不得在电脑上安装各类游戏软件。
6、不得随意增加、删改计算机主要设备的驱动程序,不得随意增加、删除计算机主要设备的驱动程序,不得自行修改计算机ip地址。
7、重要的公用程序(应用软件)不允许任意复制,防止出现版权纠纷。
8、所有计算机必须安装防病毒系统。
三、硬件设施管理
1、公司一切网线、网络设备设专门机构和专人负责维修处理,其他人未经许可一律不得私自拆卸、自行维修,否则一切后果由当事人承担全部责任。
2、全体员工必须爱护网内所有资源,必须正常使用网络资源,按操作规程操作;严禁异常关机,以免造成系统损坏或数据丢失。
3、禁止在计算机网络中进行任何干扰网络用户,破坏网络服务和网络设备等行为。
4、恒大地产集团设备机房内不准会客,严禁吸烟、用餐,保持机房设备、用具的整洁,保证机房应有的温度、湿度、洁净度。
5、无关人员未经值班领导批准,不准进入机房;外单位人员须经主管领导同意,在机房工作人员的陪同下方可进入机房。
四、奖励与处分
对于熟练使用系统,处理事件效率高,积极组织参与,并对信息系统运行有贡献的人员和集体,集团要进行奖励,并作为绩效考核和先进模范评选的条件之一。
有下列行为之一的`,将视其情节轻重,对相关责任人分别给予警告、通报批评、视其情况按损失总额的比例进行赔偿外,涉嫌犯罪的,依法移交司法机关处理:
1、禁止利用计算机玩游戏、聊天、看电影;禁止浏览进入xx、色情、xx等非法网站、浏览非法信息以及利用电子信箱收发有关上述内容的邮件;不得通过互联网或光盘下载安装传播病毒以及黑客程序。
2、严禁任何人员利用公司网络及电子邮件传播xx、黄色、不健康及有损企业形象的信息。
3、任何人员以各种形式盗取他人口令及公司机密以及以各种方式对公司网络软硬件破坏的行为。
4、对有关的系统软件和应用软件进行非法复制、传播、或用于其它商业用途的,造成严重影响的。
5、利用公司计算机网络从事
危害国家安全,泄露国家、公司机密等活动的;利用公司计算机网络进行任何干扰网络用户,破坏网络服务和网络设备活动的。
6、未遵守公司有关保密规定,在国际联网的计算机信息系统中存储、处理、传递,或在电子公告系统、聊天室、网络新闻组上发布、谈论和传播公司秘密信息的,泄露公司机密,严重影响公司形象的。
五、办公智能化系统管理
1、电话会议的账号和密码由总裁办专人保管,未经总裁办许可,严禁任何人随意建立、使用电话会议,不得向无关人员泄露。确因工作需要方可告知相关会议建立人员,电话会议结束后须立即挂断电话,任何人不得将电话会议内容泄露给其他无关人员。
2、使用视频会议须按流程提前一天进行申请,并及时通知与会方提前做好相应的准备。在视频会议期间除视频工程师因工作需要对会议进行监控外,其他人员一律不得对会议进行监听。
3、视频会议的音频、视频根据需要进行录像并保存。视频监控录像保存有效期为6天,视频会议录像保存有效期为30天。日常部门会议或培训录像资料的提取,须经会议召开部门领导审批同意。涉及集团营销、资金、工程、招标等敏感内容会议录像的提取须经集团副总裁以上领导批准,并提交证明材料,由总裁办视频工程师协助提取。
4、存有视频会议录像的部门或员工必须严密保管录像资料,未经集团副总裁以上领导批准,不得对视频会议录像进行复制、分发,不得外借他人,否则追究相关人员责任。
5、为保障办公区所有自动门机械部件的正常运作,在自动门的开关过程中,禁止任何人为阻挡行为。总裁办定期对展厅的设备维护与管理,制定相关的展厅管理办法和使用操作指引,负责对相关使用人员进行培训等。
6、严禁随意调整会议是桌面话筒(拧松或扳动);严禁会议桌面上的水源靠近电源以及话筒插孔;严禁将会议室设备设施私自带出会议室;严禁在未知会总裁办视频工程师情况下擅自使用会议室电子设备。
7、会议室使用后,使用部门要及时通知总裁办相关技术人员清点设施,关闭各种电器,如发现设备故障和公物损坏,追究使用部门相关人员的责任。维护人员应及时修理、补充,确保会议室设备正常使用。
8、开通/关闭长途电话:
(一)因工作需要开通国内、国际、港澳长途电话的人员,须报分管总裁办的公司领导批准。
(二)原则上各部门正职以上领导允许开通国内长途,每个部门根据工作需要开通一部长途电话作为部门公用电话。
(三)各部门长途电话如果因人事变动或其他原因而不再使用的,必须立即向总裁办提出停用申请,如造成损失的,追究其部门负责人的责任。
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