最小的事也要形成文本教学随笔

时间:2021-06-12 15:22:34 随笔 我要投稿

最小的事也要形成文本教学随笔

  期末考结束后,总有那么两三天时间在忙于改卷、登分、算总评、写总结,教务处这时会发一个通知,要求各任课老师将期中、期末、总评三成绩录入校内OA系统中,以便班主任编制打印成绩报告单。

最小的事也要形成文本教学随笔

  从发通知到编印报告单,期间隔最多一天,这一天里,班主任常常会动用各种信息手段,QQ、微信、电话、短信,不断催促任课老师赶快输录好成绩。

  任课老师这时会乱成一团糟,办公室犹如闹哄哄的菜市场,有不知登陆密码而大叫的,有忘了操作步骤而乱问的,有无视操作细节重来而哀怨的,等等。

  我以前就是这办公室里典型的“健忘一族”,不到最后期限不会去录入成绩的,找旁边老师问,不是说不知道,就是讲不清楚,打电话问计算机老师又常接不通,有时急了就顶着烈日跑过去找人,办公室里也是空无一人——估计这时候计算机老师是最吃香的。

  每到期末阶段,这种“校内OA常忘使用”的热闹场景总会重复一次又一次。

  为什么办公室经常会重复出现这种场景呢?

  仔细分析,原因有三:

  1、间隔时间长容易忘记。对于任课老师说,OA系统一般一学期只用一次,每次使用的间隔时间长达半年,忘记了也属正常;

  2、有些人怕忘了,就写下了具体的操作流程,结果要用还是不知如何找到;

  3、依赖心理在作怪,反正不会操作我可以问其他老师。

  这样的状态如果长期存在,工作效率会大打折扣。我思考了解决办法。

  ■怎样让间隔时间长,过程复杂的操作变得简单,轻松呢?

  要让间隔时间长,过程复杂的操作变得简单、轻松,关键是要及时记下这一操作的全部过程,即一边操作一边记录,记录时要尽量详细,不怕麻烦。要达到“零基础者也能轻松学会”这一程度。

  我是这样记录“校内OA登陆输入”的.使用过程的:

  打开校园网初中部→点击“中文”→点击网页下方小字:校内OA→输入用户名、密码进入→点“教育教学”栏→点“必修课程”栏→点“某班语文”→右边点“查看学生”→点“单次成绩”→导入成绩→点“学生名单导出”栏下→载班级学生名单至桌面→在名单上录入成绩→保存至桌面→点“浏览”,从桌面上找到成绩单(Excel格式)→双击保存→点“取消”→点“教育教学”栏→点“必修过程”栏→点某班语文→右边点“查看学生”,看学生的成绩是否录入→返回,重复上述步骤,输第二个成绩。

  这样的过程记录看起来条理并不清楚,会觉得很繁杂,所以还要将记录提炼成关键词进行整理,并形成流程。

  经过提炼整理,这一操作过程可分六个关键点:

  1、登陆:打开校园网→点击“中文”→点击“校内OA”→输入用户名、密码进入

  2、进入:教育教学→必修课程→某班语文→查看学生→单次成绩

  3、导入:学生名单导出→下载学生名单至桌面→录入成绩→保存至桌面→点“浏览”,从桌面上找到成绩单(Excel格式)

  4、保存:双击保存→点“取消”

  5、查看:点“教育教学”→必修过程→某班语文→右边点“查看学生”,看成绩是否录入→返回

  6、重复:重复上述步骤,输第二个成绩,直至最后完成。

  为了保证下次操作依然快速、轻松地完成,某些关键点要作说明,比如“在名单上录入成绩”旁要注明“一次只能录入一个成绩,而且要核对名单与成绩是否一致”,否则很容易出错。又比如在“双击保存成绩”后,要注明“对跳出来的页面要点击‘取消’,”否则前面的操作将全部作废。

  “OA系统登陆输入”是如此,我想其它一些类似之事也可仿此记录、提炼,形成流程,如微课制作用的“E板会使用流程”,教师培训用的“培训报名及评价流程”,“出境游前的物品准备流程”等。

  ■怎么比较快地找到已建好的流程文档呢?

  一个问题解决了,另一个问题也接踵而至:我写下的流程待到要用时却怎么也找不到了。

  最简单的办法是将这种不常用的流程文档打印出来贴在电脑旁,比如在宾馆,我就发现在房间电脑边贴有“如何使用电脑上网流程”,我使用电脑时一看就知道该如何上网了,不需要再问服务员了。

  但放在电脑边的流程容易丢失,我碰到过。所以,我想了另一种办法,就是将这一流程文档归入可查询的“不常用操作流程”这系统之中,为此我建立了“不常用操作流程”系统,建系统时我遵循“定名称”“编目录”等步骤就很快速建立起来。

  在电脑中建一个电子系统的同时,我还建了一个同内容纸质系统,以便随时查询。这一纸质系统就是一个30页的塑料文件夹,文件夹里编有“首页目录”,“分页页码”,文件夹脊背部也标有跟正面一样的“系统名称”。写好的流程文档按照目录,依次放入。

  目录

  1、OA系统登陆输入P1

  2、E板会使用流程P2

  3、教师培训报名及评价流程P3

  4、出境游前的物品准备流程P6

  ……

  这样的文件夹(纸质子系统)建多了后,又会对查询造成新的困难,为此我还建一个“总系统”文件夹,将各个子系统的“名称”录入“总系统目录”之中。总系统文件夹适宜放在一排子系统文件夹的左边,并养成要查询先看“总系统文件夹”,再看“子系统文件夹”的习惯。

  总系统目录

  1、学校计划

  2、备课组工作

  3、学生管理

  4、测试成绩

  5、教师考核

  6、不常用操作流程

  ……

  ■如何克服长期依赖的心理

  好几个学期,我对办公室“期末闹哄哄”现象不以为然,认为,觉得“做事写流程,归入系统”的做法太麻烦,此等小事临时问一下同事或相关专业人士即可。

  其实,细究起来,问题并非你所想象那么简单,这一小事每次依赖别人,那个小事也依赖别人,最后工作效率就低了。

  学校是一个团队,团队成员不是为依赖,而是互赖,在团队中同事或相关专业人士让你咨询,但你必须学会成长。互赖是以独立为基础的。

  什么是互赖呢?互赖不等于依赖,互赖指一个团队在完成一个项目时,各成员既要有独立处事的习惯和能力,充分发挥各自的长处,又要有互助合作的思想和行为。这里所谓的“独立处事”是指团队成员能独立又熟练地完成职责范围内的事。

  “校内OA登陆输入”,第一次我可以请教别人,但第二次我自己成长,第三次我可以为其他同事提供咨询,那整个团队就一起成长了。

  一个团队只有在各成员独立完成自己职责范围内的事的基础上,通过互助协作,才能成功做事,这就好比一辆汽车的开动,只有汽车的各个零部件各就各位,独立又熟练地完成各个操作才可实现,如果有一个部件不能独立运作,很可能会导致整辆汽车都开动不了。

  记得在一次“肯得基——一个成功的商业系统”的案例分析中,提到“最小的事也要形成文本”。

  由此看来,最小的事也要形成文本,对已形成的文本不是束之高阁,而是要反复提炼其要素,从中寻找事情背后的规律和原则,形成流程和标准,并归入相应的位置,形成系统。

  这样,团队成员的为人处事就会变得简单、轻松、快乐。

  创建系统和运用系统,是一种高境界。

  基于以上认识,我的“不常用做事操作流程与标准”的系统文件夹放在办公桌上,每每有人问我一些不经常做的事情,如成绩输入、培训点评、写总结等处理过程的流程与标准,我马上就可以给到他,这大大节约了我和大部分老师的时间,工作效率明显提高。

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