传真方式签订合同及注意事项

时间：2021-06-13 19:48:45 合同范本我要投稿

传真方式签订合同范例及注意事项

　　篇一：传真方式签订合同操作指南

传真方式签订合同范例及注意事项

　　1．严格控制传真方式签订合同，经当事人双方一致同意后，经纪人必须经分店经理批准，报法务部或总经理审查，对于确有必要传真方式签约的，方可采用。

　　2．对不能到场签署协议一方提供的传真号码必须到电信局核实，要求该方所有交易流程以同一传真号码进行，如有特殊情况确需变动，必须电话确认并录音。

　　3.通过传真获得未到场一方身份证、户口簿、婚姻证明等材料，查看是否齐全有效；如果是卖方未到场需签约前传真获得所有房屋产权证、土地使用权证，并核对信息。

　　4．以传真方式要求双方签署《传真方式签定合同共同声明》。

　　5．各方填写协议务必字迹清晰，尤其要求不能到场一方工整填写协议内容，务必确保传真件签署的协议内容明确、字迹清晰。不清晰的传真件协议作废，重新传真签定直至获得清晰的传真件。

　　6．签约过程中与未到场一方的所有谈话记录必须进行电话录音，并在电话中明确要求其两日内邮寄盖有公章或其亲笔签字的传真合同原件，以及盖有公章或亲笔签字的《传真件与原件一致书面确认函》。

　　7.对所有传真件必须于收到后立即复印一份放入档案袋中留档。

　　8.传真签约完成后，要求未到场一方对传真方式所签协议邮寄一份有其亲笔签字或加盖公章的书面确认函。

　　9．传真签定合同后两日内，经纪人务必到电信公司索取传真电话记录单，以证明此次传真交易真实性。

　　10．传真合同签定后一日内以法务部名义进行电话确认，向客户解释“电话确认”是公司“传真签约”的必经流程，并按如下要求询问不能到场签约方：

　　您好，***先生/小姐，打扰了，我们是合富辉煌法务部，现就您*年*月*日在我公司***处房产买卖交易相关事项进行电话确认。

　　（1）请问您是由于****原因未能亲自到场，并与买方***约定传真方式签约吗？

　　（2）请问您使用的传真号码是*************吗？注意，如前后使用传真号码不同，依次分别询问各类合同签署时所使用的传真号码。

　　（3）请问您所持有的“*********”编号是*********吗？（根据签定的具体协议名称及具体编号询问）

　　（4）请问您是否已在编号为苏契************的合同上签字确认？签约日期是*年*月*日吗？

　　（5）请问您是否已知晓且签字同意合同所有条款？您是否已邮寄传真原件至我公司？注意，如果没有寄，询问对方原因。

　　11．收集相关往来信函、电子邮件、电话录音等，保留好传真收发凭证，确保传真件上信息清晰无误，报法务部审核通过后归入公司案件档案库中。

　　12．注意事项

　　（1）传真件内容、字迹必须清晰明确，否则作废，按流程重新操作，直至获得字迹、内容清晰明确传真合同。

　　（2）传真件必须包含以下内容：传真号码，传真时间，传真抬头确定，传真登记号。

　　（3）不能到场方为公司企业的，除法人代表及经办人签字，必须加盖公司合同章；不到场方为个人，必须签字并加盖传真章。

　　（4）务必在传真合同签定后要求未到场方两日内通过特快邮递方式邮寄盖有公章及亲笔签字的传真原件至公司。

　　（5）在获得买卖双方签字签章的传真复印件合同后，通过电话确认并全程录音保存。

　　13.违反上述规则操作且给公司造成损失的，除赔偿公司损失外，经法务部报总经理批准，依据情节给予罚款直至开除的相应处罚。

　　参考资料

　　一、在传真件内容中注明本合同以传真的形式签订；

　　二、要求对方一定要在传真合同中加盖公章并有相关经办人员签字；

　　三、注明双方传真的号码；

　　五、对于一些较重要的合同，最好是事后让补一份盖章形式的合同文本；

　　六、对于一些可能引起纠纷的传真合同，最好通过与对方相关负责人以电话录音的方式印证该传真合同的存在。

　　一，传真件是否传真人所发出，是首先要认定的问题，可根据传真的号码、时间、抬头以及登记号加以认定其真实性，通常在履行合同过程中将传真件视为双方履行的依据之一，临时有变更的也应对传真件之原件存档处理，并对该传真件发出时做出登记记录。对于传真件接收者未经事后核实便依照传真件的内容履行的如果不符合上述几种情况的特征，不能认定传真件真实有效。

　　二，对于重大问题因时间紧迫需要通过传真及时变更或者处理的，应当保证在发出传真的同时也要将传真件的原件，寄发给接收人，以示证据的统一性和完整性。如果接收人未经审核或者在履行过程中传真者未将原件寄发给接受者的，接受者有责任和义务要求传真者履行应尽的证据保全义务。同样如传真接受者不能证明上述基本事实的，传真接受者应当承担举证不利的后果。三，合同签订履行和变更事宜通过一系列传真和其他书面证据能够证明其连续性的，特别是双方互有传真往来彼此是相互衔接的，此时，传真不过是一种将已签字盖章的书面合同再传送给对方的通知方式，这就足以认定传真件的真实性并具有证据效力。因此，通过传真订立的合同只要符合上述条件，就可以认定为有效，对双方当事人均有约束力。

　　需注意的是，唯一的传真件作为孤证不能作为证据使用，必须有其他的直接证据或者间接证据链加以佐证，否则可能承担败诉的后果。

　　企业无论大小，时刻都面临着各种形式的竞争，有产品、服务质量的竞争、有价格的竞争、有人才的竞争等等。科技的进步使得企业之间的竞争越演越烈，企业出于缩短交易时间之考虑，传真合同随之被企业广泛接受并应用。由于传真合同的原件与复印件难以区分，通过这种形式签订的合同风险往往也更大。因此，企业在以传真合同形式签订合同时应加大风险防范意识，具体来说需要注意如下几个事项：

　　（一）当事人双方最好在交易中能够做到现款交易，这样交易的风险就会降到最低。

　　（二）如果在交易中无法做到现款交易，只能采取滚动结算的方式，最重要的是保存好收货凭证。因为只有在收货方收到货物并且没有提出质量异议的情况下，收货方才有付款的义务。如果在收货凭证不齐全的情况下，双方对债务履行发生争议就会有很大的风险，因为如果此时收货方以否认收到货物来进行不付款的抗辩，已经发货并经对方收到货物的举证责任就在发货一方。在实践中，发货方对此不够重视，很多是委托物流公司、货运公司进行送货后没有要求必须要有收货方的回执，等到发生争议或收货方没有付款时再到货运或物流公司时却被告知送货单公司只保存三个月或半年或一年，已经无从查找。在这种情况下，如果没有其他的证据证明的情况下，收货方如以没有收到货物来进行抵赖，就很有可能成功。

　　（三）双方当事人无法同时签订合同时，可以采取邮寄挂号信或特快专递的方式签订合同，这样做虽然比较麻烦，也需要一定的成本，但好处是可以保存完备的合同文本，一旦发生纠纷，很容易查明责任方，在签订比较关键的合同时可以考虑采用这种方式。

　　（四）确实时间比较紧急，需要采用传真形式时，在执行传真件后几天内，客户必须以书面形式对传真件的内容给予确认，且必须及时将由双方确认的原件取回并留存。

　　（五）在发货过程中，很多单位都不注重收货单位收货人的问题，收货人也许是收货单位的仓库保管员，也许是业务员。由于现在开具增值税发票只需要抵扣联即可以办理抵税，增值税发票不能起到证明对方收到货物。在这种情况下，如果双方又没有对帐的话，收货方以此收货人不是本单位职工，发货方没有其他证据予以证明，债权的实现就又出现了重大风险。

　　篇二：传真合同的签订地如何确定

　　案例：

　　甲地A公司与乙地B公司达成一项买卖合意，双方商定在异地以传真方式签订书面合同，即：先由甲地A公司将已签章的合同传真给乙地B公司，B公司在传真件上签章后再将合同传真给A公司。双方同时约定与合同相关的一切纠纷归合同签订地法院管辖。后双方因货款未及时支付发生纠纷，A公司向甲地法院提起诉讼，B公司认为该案应由乙地法院管辖遂提出管辖异议，请问该案管辖法院如何确定？

　　分析：

　　民诉法第二十五条规定合同的双方当事人可以在书面合同中协议选择被告住所地、合同履行地、合同签订地、原告住所地、标的物所在地人民法院管辖，因此问题的关键在于如何确定本案中所谓的“合同签订地”。

　　一种观点认为，合同的订立有要约和承诺两个阶段，依《合同法》第二十六条“承诺通知到达要约人时生效”、第三十四条“承诺生效的地点为合同成立的地点”，本案中A公司将已签章的合同传真给乙地B公司的行为为要约，B公司在传真件上签章的行为为承诺，传真件再次由B公司传真给A公司，A公司在甲地收到传真件时承诺通知到达要约人则该承诺生效，亦即合同成立，故本案的合同签订地为甲地，案件应有甲地法院管辖。

　　另一种观点认为，承诺的生效地即合同的成立地，但也要根据合同为要式合同和不要式合同而有所区别。不要式合同应以承诺通知到达要约人时生效，而要式合同则应以完成法定或约定形式的地点为合同成立地点。根据《合同法》第三十五条“当事人采用合同书形式订立合同的，双方当事人签字或者盖章的地点为合同成立的地点”，本案中双方的合同采用书面形式（传真）订立，为要式合同，又乙地为双方当事人完成签章的地点，则乙地为合同成立地亦即合同签订地，案件应由乙地法院管辖。

　　新生效的合同法解释（二）第四条第二句规定“合同没有约定签订地，双方当事人签字或者盖章不在同一地点的，人民法院应当认定最后签字或者盖章的地点为合同签订地”。显然，该司法解释支持了第二种观点，案件应由最后签章地点即乙地法院管辖。

　　《民事诉讼法》

　　第二十五条合同的双方当事人可以在书面合同中协议选择被告住所地、合同履行地、合同签订地、原告住所地、标的物所在地人民法院管辖，但不得违反本法对级别管辖和专属管辖的规定。

　　《合同法》

　　第二十六条第一款承诺通知到达要约人时生效。承诺不需要通知的，根据交易习惯或者要约的要求作出承诺的行为时生效。

　　第三十四条第一款承诺生效的地点为合同成立的地点。

　　第三十五条当事人采用合同书形式订立合同的，双方当事人签字或者盖章的地点为合同成立的地点。

　　最高人民法院关于适用《中华人民共和国合同法》若干问题的解释（二）

　　第四条第二句合同没有约定签订地，双方当事人签字或者盖章不在同一地点的，人民法院应当认定最后签字或者盖章的地点为合同签订地。

　　篇三：传真合同是否有效

　　先看一个真实的案例：

　　案情摘要：1996年3月，中国某贸易公司（卖方）出口一批儿童玩具到美国某公司（买方）。双方通过来往传真达成协议，具体条款为：卖方提供10万套玩具，总价款50万美元，FOB宁波港。买方开出不可撤销的即期保兑信用证，且不迟于4月5日开出。

　　买方要求签定确认书，当卖方收到买方签字的确认书后，发现买方将开证日期延至4月20日，且将信用证改为远期信用证。卖方认为不能接受，随即给买方发了传真表示不同意。 4月5日，卖方备齐货物，准备发运，但未收到买方的信用证，为避免损失卖方将货物转售并通知买方解除合同。买方不同意，认为卖方的转售是严重违约行为，据此提请仲裁，以卖方严重违约要求赔偿。

　　专家点评：本案涉及的是以函电、传真达成的协议问题。

　　在国际贸易通常有两中交易方式，一种是双方直接谈判签定正式书面合同成交；一种是双方通过函电、传真达成协议。对于后者，双方通常签定销售确认书，作为合同成立的依据。本案涉及的正是函电成交的方式。

　　从法理上分析，如果双方均以签字的确认书与已达成的合同条款一致，则该确认书应视为合同成立的正式依据。我国《合同法》第33条规定："当事人采用信件、数据电文等形式订立合同的，可以在合同成立之前要求签定确认书。签定确认书时合同成立。"

　　如果双方均签字的确认书与原合同不一致，则该确认书视为对原合同的修改，注意：此时重要的是双方已经对该确认书签字认可。如果合同已经充分要约承诺的条件导致合同成立，则确认书的'签定已经不是十分重要，只有在"合同尚未成立"时，确认书的签定才能成为合同成立的标志。因此就本案而言，双方已经就合同条款通过函电达成一致，合同已经成立。此时确认书的签定只是为了固定和明确合同条款，这与影响合同成立的"要式合同"的"确认书"不同，此时该确认书只能因为买方改变支付方式条款而认为是新的要约，该确认书即新的要约因为卖方的异议而无效，该确认书没有构成改变原来函电条款的效力，双方仍应以往来的函电条款为准。因此该案中应为买方违约。

　　仲裁结果：驳回买方的仲裁请求。

　　在现实生活中，为提高交易效率，很多交易的双方都采用传真这种高效快捷的形式来订立合同，双方来往的信函等也都以传真的形式发出。根据合同法规定，传真件合同属于书面合同。如同其它书面合同及口头合同一样，只要不违反合同法第五十二条的规定，就是有效合同，有效合同受法律保护。那么在诉讼中，传真件的证明力如何呢？传真件是否具有与原件同等的及证明力呢？

　　目前这个问题法律上并没有明确规定，最高人民法院也没有相应的司法解释。在理论上及司法实践中，主要有两种观点：一种观点认为，传真件具有与原件同等的证明力，凡原件可以证明的事实，传真件可以独立证明。另一种观点认为，传真件不可以独立证明事实，传真件只有和其它的证据结合起来，形成一条证据锁链，才可以作为认定事实的依据。笔者同意第二种观点。

　　笔者认为，传真件作为证据，其本身就存在瑕疵。首先，传真件上的签名或印章无法通过司法鉴定途径来鉴定是否对方当事人所签或所盖（传真件如同复印件，存在伪造的可能性。但原件就可以鉴定出来）；其次，即使你通过电信部门证明某年某月某日对方向你发过传真，但你却证明不了传真的内容，也就是说，你证明不了当时所发的传真就是现在打官司时提交的这份传真，你的证据之间不具有关联性。当然，如果对方当事人对传真内容无争议，则传真件可以和当事人的陈述结合起来形成证据锁链，作为认定事实的依据。

　　还有一种观点认为，在打官司时，一方只要通过电信部门证明向对方发过传真，并将传真的原稿提交给法庭，就可以作为认定事实的依据。如果对方对传真的内容有异议，应由对方将其收到的传真拿出来质证。

　　笔者认为，这种观点也是不正确的，首先，它违反了我国民事诉讼法“谁主张，谁举证”的最基本的举证原则，而这又不属于举证责任倒置的范围。其次，没有任何法律规定当事人有保存传真的义务，假设对方当事人没有保存传真，他就无法将收到的传真拿出来质证，难道这样他就要承担败诉的法律责任吗？试举一例来说明：

　　甲公司向乙公司发出要约，乙公司在要约上加盖印章后自行保存起来（并没有承诺），却传真了一份无关的东西或是一张白纸给甲公司，甲公司收到后认为毫无意义就随手扔掉。也就是说，甲乙之间的合同并没有成立。后来，乙公司起诉甲公司，声称双方的合同已经生效，但甲公司迟迟没有履行，要求法院追究甲公司的违约责任。乙公司举出的证据有两份，一份是甲公司的要约（乙公司已在上面盖章），另一份是电信局出具的某年某月某日乙公司曾向甲公司发过传真的证明。乙公司在诉讼中称所发传真就是这份经过自己盖章“承诺”的甲公司的要约，甲公司对传真的内容予以否认。但甲公司根本拿不出证据来证明自己收到的传真不是这份传真，难道这样甲公司就应向乙公司承担违约责任吗？如果法院真的这样认定，只会滋长市场经济中违法犯罪行为的发生。

　　合同法规定当事人可以以传真形式订立合同，很多朋友将此条款理解成传真件与原件具有同等的证明力，其实这是一种误解。传真件合同具有与原件合同同等的法律效力，这里的“效力”是指合同的效力，包括有效、无效以及可撤销、可变更三种。“效力”不同于“证明力”，有效力的东西不一定就具有证明力。比如说口头合同，合同法也规定当事人可以以口头形式订立合同（口头合同有效），但在打官司时一方必须要提供证据证明口头合同的存在及口头合同的真实性，否则就要承担败诉的法律责任。传真合同也一样，打官司时一方除了提供传真件外，还必须要证明传真件的真实性。只有提供其它足够的证据证明传真件是真实的，形成了一条无懈可击的证据锁链，才可以作为认定事实的依据。这也是合同法第三十三条要求于合同成立前签订确认书的立法意义了。

　　因此，通过传真签订的合同,要尽可能签署确认书；没有签署确认书的，注意尽快通过特快专递邮寄等方式让双方都得到合同原始文本。否则，除非合同已得到履行或部分履行，双方是否成立了合同的认定都会存在问题。这将对公司的规范经营构成潜在风险。

　　附：合同法相关条文

　　第三十三条当事人采用信件、数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等形式订立合同的，可以在合同成立之前要求签订确认书。签订确认书时合同成立。

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