业主档案管理制度

时间：2023-10-05 23:45:11 晓怡制度我要投稿

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业主档案管理制度（精选10篇）

　　随着社会不断地进步，我们每个人都可能会接触到制度，制度是要求成员共同遵守的规章或准则。拟定制度需要注意哪些问题呢？以下是小编帮大家整理的业主档案管理制度，仅供参考，欢迎大家阅读。

业主档案管理制度（精选10篇）

　　业主档案管理制度 1

　　第一条所有档案资料，由业主委员会指定专人负责保管。

　　第二条各种档案资料应分类进行登记、编号，妥善保管。

　　第三条档案室设在物业楼二层。

　　第四条档案资料主要包括:

　　(一)各类会议记录、纪要;

　　(二)业主大会、业主委员会作出的决议、决定等书面材料;

　　(三)各届业主委员会产生、备案的材料;

　　(四)山庄内所有建筑物产权清册及业主联系方式;

　　(五)订立的物业管理服务合同;

　　(六)山庄标识，有关法律、法规和业务往来文件;

　　(七)业主和使用人的书面意见、建议书;

　　(八)维修资金收支情况清册;

　　(九)会议录音、录像、照片等;

　　(十)竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料;

　　(十一)设施设备的安装、使用和维护保养等技术资料;

　　(十二)物业工程验收和质量保修文件，物业使用说明文件;

　　(十三)物业管理所必需的其他资料，包括物业交费统计表、物业经营开支统计表、物业服务人员花名册等;

　　(十四)其它有关材料。

　　第五条委员因工作需要须查阅档案资料，并认真填写档案查阅单，不得将资料带出档案室。

　　第六条业主查阅档案资料，须经两名业委会委员签字同意，并办理查阅手续，不得将资料带出档案室。

　　第七条查阅档案的委员和业主应尊重业主的.隐私权，依法保守秘密，若泄密依法承担全部责任。

　　第八条因管理不当，发生档案资料遗失或残缺，档案管理人员的应承担相应责任并赔偿由此产生的损失。

　　第九条本制度经业主委员会会议通过，按照《议事规则》第二十六条公示后生效。

　　业主档案管理制度 2

　　管理处的服务过程是小区运营的最基本的组成部分。负责公共区域各地点的各项服务场地管理，也是面对业主各类服务关系。管理处的工作质量的优劣还会影响到日后业主对管理公司的形象。

　　1、管理处的.主要业主管理任务:

　　管理处的主要任务就是“服务”。只有健全业主档案及服务内容，才可能更好的服务业主。

　　2、管理处业主管理的日常工作包括:

　　及时上行下达业主与管理之间的知识、报告、通知、通报，传送文件应及时、准确，认真地登记并制作各种表格。

　　协调与业主之间的关系，加强横向沟通;

　　做好与业主有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时查询及跟进;

　　接听业主投诉，解决业主投诉;

　　接听业主工程报修电话，及时联系修复;

　　3、业主档案管理

　　业主档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。一般

　　业主档案包括以下的资料:

　　收集业主单位资料

　　业主缴费记录包括各样应付之押金

　　业主装修工程文件

　　业主迁入时填具之资料

　　业主资料补充

　　业主联络资料

　　紧急事故联络人的资料

　　管理人员在日常职务常与业主人事变迁资料

　　业主与管理处往来文件

　　业主违规事项与欠费记录

　　业主请修记录

　　业主投诉记录

　　10)业主单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料)

　　业主档案管理制度 3

　　一、目的

　　规范业主档案的保管与跟踪工作。

　　二、适用范围

　　适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。

　　三、职责

　　1、服务中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。

　　2、服务中心负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。

　　四、程序要点

　　1、业主档案内容

　　(1)经业主签署后的《业主公约》。

　　(2)经业主签署后的《消防安全责任书》。

　　(3)《业主家庭情况登记表》。

　　(4)《钥匙领用登记表》。

　　(5)《业主证领用登记表》。

　　(6)《业主入住验房表》。

　　(7)《装修申请审批表》、相关图纸及装修施工队资料。

　　(8)《违章处理通知单》及处理结果资料。

　　(9)业主的有关证件复印件。

　　(10)其他应保存的资料。

　　2、档案盒(夹)的.制作

　　(1)根据档案盒(夹)的规格准备相应的档案标贴纸。

　　(2)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如:xxx-xx-sw-业主档案:表示物业管理有限公司xx管理处公共事务部管理的业主档案。

　　(3)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(夹)左侧立面距顶部3cm位置上，并排列在档案柜中。

　　3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。

　　4、按档案盒(夹)内的各档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内，内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。

　　5、业主档案的跟踪:

　　(1)当发生下列情况变化时，服务中心副主管应将变化情况记录在业主档案中:

　　a、通讯电话联络方式发生变化时;

　　b、业主发生更替时。

　　(2)业主档案跟踪管理:由服务中心副主管负责每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔15天跟踪一次。

　　6、业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报管理处，经服务中心副主管办理登记手续后方可查阅。

　　7、业主档案应永久保存。

　　8、具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。

　　9、本规程执行情况作为公共事务部档案管理员绩效考评的依据之一。

　　五、记录

　　《业主档案目录》

　　六、相关支持文件

　　《档案管理标准作业规程》

　　业主档案管理制度 4

　　为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

　　一、档案管理机构及其职责

　　1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办公室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

　　2、综合办公室档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各科室负责人负责本部门档案资料的使用管理。

　　3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

　　4、综合办公室档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

　　二、归档制度

　　1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

　　2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

　　3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

　　4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

　　5、所有科室的业务活动方面的资料，应将相关资料的复印件报综合办公室备案。

　　6、由公司对外签订的合同，至少应保留一份原件，交由综合管理部保存。

　　7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合办公室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

　　三、档案保管制度

　　1、公司综合办公室设存放档案的专门档案柜，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

　　2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

　　3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

　　4、档案要分类，保管要有条理，主次分明，存放科学。

　　5、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的.需求，掌握利用规律。

　　6、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

　　7、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

　　8、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

　　9、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

　　三、档案借阅制度

　　1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

　　2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经公司领导批准。

　　3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

　　4、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

　　5、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

　　6、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副经理同意，必须外借的，由经理审批。

　　四、二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，资料原件交综合管理部统一保存。

　　业主档案管理制度 5

　　第一章总则

　　第一条为加强公司员工的人事档案管理，使公司人事档案得到有效保护和利用，根据《中华人民共和国国档案法》、《浙江xx物业管理有限公司人事管理制度》等有关规定，特制定《浙江xx物业管理有限公司人事档案管理制度》。

　　第二条员工人事档案是记载员工个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察、了解和正确任用员工的重要依据，是本公司档案的重要组成部分。

　　第三条本公司的人事档案工作任务:

　　1、保管员工人事档案;

　　2、收集、鉴别和整理员工人事档案材料;

　　3、办理员工人事档案的查阅、借用和转递;

　　4、通过人事档案了解熟悉员工，为人事工作提供情况;

　　5、逐步实现员工人事档案管理手段的科学化和现代化。

　　第四条本公司的员工人事档案管理由公司综合服务部负责。

　　第二章人事档案的收集和归档

　　第五条员工人事档案材料的收集、归档，是公司综合服务部与其他各部门的共同任务，必须按照有关规定，互相配合，认真做好。

　　第六条员工人事档案材料的收集归档范围，严格按照公司的人事档案管理要求执行。员工人事档案材料内容:

　　1、员工登记表(含照片)。

　　2、个人简历。

　　3、考核材料(如试用期满考核鉴定、见习期满考核鉴定以及近三年的年度考核记录、素质测试记录等)。

　　4、各类证书复印件、原件:(包括:①学历证书复印件;②各类资格证书复印件;③身份证复印件;④职务聘免复印件;⑤体检表、干部身份表;⑥其它等)。

　　5、奖惩材料。

　　6、兼职情况(包括出任董监事情况<原件或复印件>、担任社会职务情况<原件或复印件>等)。

　　7、承诺书、劳动合同(应做到文本齐全完整，时间连续及时)、各类因公出国协议或培训协议、担保书等。

　　8、各类审批材料(复印件，包括⑴应聘材料;⑵面试材料;⑶录用审批材料;⑷职务聘免审批材料;⑸调整工资审批表;⑹因公出国审批材料;⑺用工性质晋升审批表;⑻离职审批表<原件>，辞职批复;⑼离退休审批表;⑽调令单、分配单;⑾其它)。

　　9、其它可供参考材料(如近三年内的员工个人年度工作总结或述职报告、各类培训总结、培训成绩、出国培训总结等)。

　　第七条收集归档的人事档案材料必须是文字、内容清楚完整，印章手续完备，且办理完毕的正式审核、审批、签署、落款文字材料。

　　第八条员工人事档案材料必须用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水和复写纸书写。

　　第九条形成员工人事档案材料的部门，在形成正式材料后的一个月内，负责按要求把应归档的材料送交综合服务部归档。

　　第十条公司综合服务部发现送交的人事档案材料不符合归档要求时，要及时通知形成档案材料的部门，补送材料或补办手续。形成材料的部门要按规定认真办理。

　　第十一条员工人事档案管理人员要经常了解和掌握干部人事档案材料来源的信息、沟通渠道、及时收集应归档的材料。同时，要熟悉收集归档工作的各项规定，对收集到的材料，认真鉴别，严格把关，及时入卷归档。

　　第十二条形成员工人事档案材料的部门，向公司综合服务部送递材料时，如其他档案管理部门也需要收集归档，则材料形成部门要事先考虑制作材料的数量，必要时协商联系，以防造成员工人事档案材料的短缺。

　　第三章人事档案的保管

　　第十二条员工人事档案由公司综合服务部设专人妥善保管，不得泄密。

　　第十三条员工人事档案应存入保险柜，有防盗、防火、防潮等安全措施。

　　第十四条档案管理人员应对保管的.档案逐一登记编号，并每年进行一次检查、核对，防止错放或丢失。发现丢失或问题，应及时查找并采取措施，以保证档傅耐暾桶踩

　　第十五条档案移交要填写清单，交接双方应共同清点并签字留据。

　　第十六条严格防止任何人私自保存他人的档案材料，对造成泄密或其它后果的，视情节轻重，给予严肃处理。

　　第十七条档案管理人员调动时，必须严格履行交接制度，未交接清楚，不得离去。

　　第十八条建立坚固、安全的库房，配置符合要求的档案柜。防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温六项措施落实到位。

　　第十九条档案库房是机要重地，无关人员不得随意出入;查阅人员须在档案管理人员陪同下方可进入。

　　第二十条逐步实现员工档案管理工作的科学化、现代化。

　　第四章人事档案的查阅和借用

　　第二十一条公司员工查阅或借阅人事档案，经公司综合服务部总经理同意，办理登记手续后方可查阅或借阅本人人事档案。

　　第二十二条外单位人员凭介绍信等证件经公司综合服务部总经理批准后方可查阅员工档案;档案原则上不外借，确因特殊情况必须外借时，应写明原因并经执行总裁批准同意方可。

　　第二十三条查阅或借用员工档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定。员工阅档后摘录的材料应由档案工作人员与原文核对无误后，写明材料出处和时间，并加盖公司公章。严禁对档案进行圈划、涂改、拆换员工档案材料，不得向无关人员谈论或泄露员工档案内容，违犯者将视情节轻重，给予批评教育甚至纪律处分。

　　第五章人事档案的转递

　　第二十四条员工人事档案的转递是一项严谨、细致的工作。档案管理人员应具有高度的责任感。在办理档案转递过程上，要认真细致，有条有理，切不可匆忙、马虎，防止出现丝毫的差错。

　　第二十五条人员内部调动，档案转递要做到档随人走，公司综合服务部应将其档案密封转到新的归口单位。

　　第二十六条档案转递必须填写《员工人事档案转递通知单》，并通过机要转递或由档案管理员专程送取，严禁个人携带。对个人携带档案的，公司综合服务部应拒绝接收。

　　第二十七条转递的档案必须是经过鉴别、清理、整理的档案。转递档案必须一次转出，不能分批转出。

　　第二十八条对转进的档案在核对无误后，及时将《员工人事档案转递通知单》回执退回。

　　第二十九条对违反转递规定，造成档案丢失或发生抽取，更换材料等问题的要追究、当事人和有关管理人员的责任。

　　第六章

　　附则

　　第三十条本制度由综合服务部负责解释。

　　业主档案管理制度 6

　　(一)意义

　　(二)文件档案的类别与形式

　　公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。

　　1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等

　　2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等

　　3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程

　　4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等

　　5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等

　　6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等

　　7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等

　　8.公司业务文件:公司各项对外服务的`内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等

　　9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等

　　10.公司客户档案:已结案客户的完整档案，包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等

　　11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等

　　12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志

　　13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函

　　14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。

　　业主档案管理制度 7

　　1、物业档案建立的内容

　　业主入伙资料

　　业户家庭资料

　　业户联系电话

　　包括:正常情况下的联系电话和紧急情况下的联系电话，如家庭电话、单位电话、手机、呼机、E-mail地址等。

　　业户室内装修管理资料

　　包括:装修申请表、装修过程情况记录、管线变动情况等。

　　业户日常维修资料

　　包括:维修、维修回访等记录情况。

　　业户反馈资料

　　包括:服务质量回访记录、业户投诉及处理记录、业户意见征询、统计记录等。

　　2、物业档案管理的具体措施

　　业户档案资料是在业户入伙以后逐步建立起来的，其内容包括业户的姓名、家庭情况、工作单位、联系方法、管理费收缴情况、室内装修管理::资料及物业独用部分使用及保养维修情况等。

　　业户档案的收集

　　xx物业设立档案室，建立相应规章制度，对业户档案进行严格管理。资料收集坚持内容丰富的原则。在实际工作中从需要出发，扩大资料来源，从时间上讲是在业主入伙时开始收集归档，实行业户一户一档。

　　业户权籍资料管理

　　从业户入伙开始，应着手权籍资料的收集工作，权籍资料的收集、整理、归档，应做到条理清晰、完整齐全，便于查阅。管理和使用好权籍资料，动态反映业户权籍状况，为业户需求提供服务。

　　业户档案的整理

　　各个业务范围上收集到的信息资料，统一交档案员集中整理，整理的`重点根据资料内容、来源进行分类，做到条理清晰、便于查阅。

　　3、业户档案的归档xx广场xx号楼项目(---)管理处的业务接待将收集到的业户资料每月五日前提交档案中心。xx物业档案中心员按照物业管理自身的内在规律和联系，将资料分类有序地保存，并输入计算机存档，运用计算机的先进手段进行档案资料的管理。

　　4、档案的利用

　　为业户服务工作及时提供档案资料，直接或间接地为业户管理服务，从而有效地提高服务质量和服务水平。

　　5、业户档案的管理

　　业户档案的使用应有严格的规定，借阅必须由具备规定条件::的人员经登记后方可借出，归还时须由专人进行检查，如有破损，立即修复，严重时追究有关人员的责任。业户档案存放时要做好防火、防潮、防蛀工作，计算机使用时应防止电脑病毒侵入。

　　业主档案管理制度 8

　　1.项目的档案资料规定由管理处总物业经理负责监督保管，由管理处行政人事助理专职文件存档、注记工作。

　　2.有关物业验收档案、图则、业主及用户资料、管理制度、合约及附件设备设施档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经总物业经理许可，他人不得动用。

　　3.物业档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。

　　4.物业档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

　　5.物业档案在历任总物业经理调职、离任时应向公司或接任者办理移交手续，经确认后方可离任。

　　6.物业档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。

　　7.因工作需要传阅、复印专管部分档案资料的.，需经物业总物业经理书面确认，如有违反的做泄密处理。

　　8.公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符合要求的保管责任人将做适当处分。

　　9.物业档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理有重大影响及损害物业和公司利益的，管理处将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。

　　业主档案管理制度 9

　　为使公司重要的文件资料保存完整保密和使用方便，特制订本制度。

　　一、档案的分类：

　　1、一般保密文件：公司的规划文件、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、协议书、合同书、项目方案、公司注册文件、通知、通告、来往信函、与公司有关的政府文件法律文件等。

　　2、专业技术文件：专业技术图纸、说明书、资料、文件、书籍、软件。

　　3、机密文件：上述专业技术文件以及年度计划、统计文件、财务凭证、财务报表、审计文件、经营情况、劳动工资和人事档案等。

　　4、公司对外签订的重要合约，须交一份给总公司备案。

　　5、有关公司发展的图片、录像、实物等，均属档案保管范围。

　　6、除有特别规定外，档案资料由行政部负责管理。

　　二、存档：

　　1、合同按照《合同管理规定》由指定人保管，其他档案由行政部指定专人保管。

　　2、档案管理员须按照第一条的分类情况，将文件资料分类存档保管。

　　（1）如存档文件资料为传真件时，必须复印一份存档。

　　（2）凡涉及经济利益的来往函件、政府文件等资料，原则上应长期保存；其他文件视其价值确定保存期限。

　　（3）档案的归档要及时，除特殊情况外，要求一项工作结束后存档。归档文件应保证其齐全完整，如有短缺应立即追查归入；文档的处理手续要完备，如有遗漏立即补办。

　　（4）文件的电脑存档。

　　（5）公司发出的文档都要在电脑中保留副本，并按文本文件归档方式命名保存。

　　（6）电脑文档信息要按年度进行存盘处理，将重要的信息资料转存软盘或光盘，并存放于磁盘盒内妥善保管。

　　三、借阅：

　　1、部门主管及以上人员可直接借阅一般性档案资料，如借阅机密资料，须经经理批准。

　　2、其他员工借阅与本职工作有关的资料时，可直接借阅；如借阅与本职工作无关的.档案资料或机密资料，须经本部门主管和行政部主管同意，必要时，需请主管副经理批准。

　　3、借阅时，原则上只允许在公司内使用，并办理借阅手续，当天借阅当天归还；机密文件和绝版文件只能在存档处查阅，不予借出；如特殊情况确需借出时，须由经理签字后方能借阅。

　　4、借阅的资料必须妥善保管，不得涂改及私自复印。如确需复制，一般资料，须经部门主管批准；机密资料，须经公司经理批准。

　　5、机密资料，必须注意保密，不得随意摆放；如因个人原因致使机密文件丢失或泄露机密的，其后果由责任人承担，必要时公司将采取法律手段保护公司的利益。

　　四、专业技术资料的管理

　　1、专业技术资料除另有规定外，公司指定技术部门专人管理。

　　2、属于工作需要而发给有关部门的技术文件资料，在领用时必须办理登记手续，实行“谁领用谁保管谁负责”的管理原则。管理人员每月负责将已发放文件资料的情况书面通知行政部。

　　3、长期领用的文件资料，责任人必须妥善保管，不使用时要及时归还。同时，技术部门的文档管理人员必须每季度末对借入的文件资料进行一次核对。如发现有丢失，必须书面通知行政部，并上报公司经理办公室。原则上因丢失文件而影响公司正常工作的，视情况扣罚￥200元及以上，具体处理结果由公司经理视其造成的影响酌情处理。

　　五、文档的销毁

　　1、除物业公司经理外，任何人无权私自销毁公司任何档案资料。

　　2、每年底清理档案后应将没有保存价值的文件销毁，销毁时应先报请公司经理批准，登记留底并抄送一份给总公司办公室后方能销毁；销毁时，应焚烧或使用碎纸机，不得随意丢放。

　　3、经批准销毁的档案资料，档案管理人员应编制销毁清单，经主管副经理签字后，由专人负责办理。销毁清单应作为档案资料长期保存。

　　六、档案立卷

　　每年年底清理公司所有文档，将已经办理完毕具有保存价值的文档组合成案卷；立案时应编制卷内文件的顺序号、文件号、责任人、题名日期、页号等，并附立卷登记表一份。

　　七、附则

　　1、员工离职时，必须将所领借文档资料全部归还，由相关管理人员签字接收。如有丢失，则按7、3条的规定扣罚责任人。

　　2、档案资料转移时，必须报请主管副经理以上批准，并办理交接手续。

　　3、凡违反本规定的，除已有规定外，每次给予￥50元以上的罚款。情节严重者，加重处罚。

　　4、随时接受总公司档案管理负责人员对我公司档案管理工作的检查。