收发文工作制度

收发文工作制度（精选12篇）

　　现如今，制度使用的情况越来越多，制度泛指以规则或运作模式，规范个体行动的一种社会结构。大家知道制度的格式吗？以下是小编精心整理的收发文工作制度，仅供参考，欢迎大家阅读。

　　收发文工作制度 1

　　一、总则

　　1、技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上坚持强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。

　　2、为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的资料，确保技术文件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。

　　3、适用范围:适用于本厂的技术文件的`管理。

　　二、技术文件的编制

　　1、技术文件包括:技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。

　　具体包括:

　　1)开发计划阶段:方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。

　　2)开发设计阶段:原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。

　　3)产品调试阶段:产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。

　　4)产品维护阶段:设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。

　　2、技术文件的技术要求和数据等必须贴合国家相关标准和规定要求。

　　3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。

　　三、技术文件的提交

　　1、在产品开发的整个周期中，设计人员必须按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。

　　2、在产品开发的各个阶段，设计人员都必须按时提交设计文件，并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后，设计人员都必须重新提交文件，以便更新服务器中的文件，保证开发工作的可靠性。

　　3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。

　　4、对于已提交的文件，任何人员不得故意在服务器上进行删除。

　　四、技术文件的归档

　　1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准；技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。

　　2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。

　　3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中，纸质文件签署须在纸质文件上手写签署，电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署，光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。

　　4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后，方可进行归档工作。归档文件要求一式两套:一套存放在公司服务器上，供查阅使用；一套刻录成光盘，做封存保管。

　　5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签，标签上须注明光盘的大致信息，如名称、编号、签署信息等。

　　6、归档文件时，须填写《设计项目归档资料清单》，并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验，检验合格后方可给予存档。

　　五、技术文件的借阅

　　1、任何员工之间不得私自传阅技术文件，不得非法坚持不具权限的文件。

　　2、若因工作需要，须借阅技术文件，则需报相关领导批准，并填写《借阅登记表》，然后方可经过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。

　　3、对于借阅的文件，不得私自打印、传阅，不得泄露借阅文件的秘密。

　　4、如有特殊情景需要将文件转与他人或携带外出时，须经相关领导批准。

　　5、文件阅览之后，须在相关人员的监督下彻底删除借阅文件，并补充完整《借阅文件记录表》。

　　六、职责追究

　　各部门应严格遵守上述规定，若因不遵守上述规定而遗失或者泄漏公司的技术文件，公司将根据有关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚，情节严重者公司将保留追究法律职责的权利。

　　收发文工作制度 2

　　1、目的

　　为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。

　　2、职责

　　2.1总经理负责公司所有对外发文审批。

　　2.2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。

　　2.3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。

　　2.4行政人事部负责公司文件格式、文号及资料的审核，用印管理、归档管理工作。

　　3、文件种类

　　3.1上行文:请示，报告，计划，总结；

　　3.2下行文:批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定；

　　3.3平行文:信函，会议纪要。

　　4、文件格式

　　4.1发文统一使用以上文件类别之一。

　　4.2秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。

　　4.3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。

　　4.4正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚:

　　4.5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置；

　　4.6正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等坚持一致。每段开头空两个字；要合理地划分段落、正确使用标点符号，行间距为1.5倍，以清晰、美观为原则；

　　4.7附件。通常指随正文发出的补充说明材料:如果该文件有附件的，应在正文之下、发文单位落款的左上侧，专行空两格注明"附件:xxx"字样；如果附件较多，还须编上序号；文件无附件的，无须注明；

　　4.8落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名(前面冠以职务身分)署名:落款一般放在正文(或附件标记)的右下角，相关于书信中具名的位置；如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上头加注一行"(此页无正文)"字样；落款字体与正文相同。

　　4.9日期:

　　4.9.1一般应写发文日期；

　　4.9.2制度或会议经过的文件应写经过的日期；

　　4.9.3重要的文件写签发的日期；

　　5、文号

　　5.1根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号；具体文号编制规则见附件。

　　5.2公司文号由行政人事部统一管理，管理中心文号由物业部统一管理；

　　5.3发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。

　　6、用印

　　6.1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。

　　6.2文件打印校对完之后，由管理印章的.人员用印并进行登记；

　　6.3印章应盖在落款和年月日中间，即"骑年盖月"位置。

　　7、文件管理

　　7.1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作:

　　7.2正规文件应尽量打印，并由拟文人仔细校对审核。

　　7.3签发。签发人对签发的文件负有完全职责，应本着负责精神，仔细阅读文稿，实事求是地拟写批语。同意签发的，注明"同意发文"字样后按正常手续办理；不一样意的写出具体意见返还拟文人重新撰写；

　　7.4用印。印章管理人员依据规定加印，并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。

　　7.5发放。由发文部门填写《文件发放登记表》，并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件，还要填写《文件处理单》，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。

　　7.6收文。文件管理人员(一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员)将所收到的文件登记在《收文登记表》内，资料包括:流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理情景、备注等。

　　7.7传阅。传阅工作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。

　　7.8保存。文件办理完毕后，由最终处理部门人员进行保管。

　　7.9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部，由行政人事部进行整理存档工作。

　　8、相关文档

　　8.1文号编码规则

　　8.2《文件编号使用登记表》

　　8.3《对外发文登记表》

　　8.4《对内发文登记表》

　　8.5《收文登记表》

　　8.6《文件处理单》

　　8.7《传阅单》

　　8.8《用印登记表》

　　8.9对外发文格式

　　8.10对内发文格式

　　8.11报告总结格式

　　8.12会议纪要格式

　　8.13会议记录格式

　　9、修订及实施

　　9.1本规定由全公司各部门实施，行政人事部进行监督。

　　9.2本规定修订权在公司。

　　9.3本规定从二零零四年五月一日实行。

　　收发文工作制度 3

　　1目的

　　为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。

　　2适用范围

　　适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案。

　　3定义

　　3.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。

　　3.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持有效版本的文件。

　　3.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。

　　3.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)。

　　4职责

　　4.1公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。

　　4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。

　　4.3文件编制、审批、发布的权责

　　4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。

　　4.3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。

　　4.3.3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核(核稿)、发布、汇总。

　　5文件分级分类

　　5.1文件分级

　　5.1.1一级文件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。包括但不限于公司员工手册、经营管理规范等。

　　5.1.2二级文件：规范各专业职能管理、服务规范管理等方面的文件。

　　5.1.3三级文件：各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流程及相关技术文件、操作规定、规范、项目管理文件、公文等，包括具体的作业方法和标准。

　　5.1.4四级文件：表格、表单类文件，凡记录作业结果所用的表格等。

　　6文件编号、标识与控制

　　6.1文件编号：[Microsof1]公司名称+部门代号+文件名称+文件顺序号+时间

　　注：各部门代号

　　部门代码部门代码部门代码部门代码

　　6.2文件的标识与控制

　　文件分受控与非受控两种,在管理体系运行的有关场所应用的文件及提供给审核机构的文件为受控文件,以编号为受控标识;如因其他目的提供给客户的`文件为非受控文件，不作标识;

　　长期有效的文件予以编号和标识，控制其发放，回收作废失效版本;

　　一次性或短时间有效的文件过期自然失效，以其标题、日期作为标识，不必跟踪回收其过期版本。

　　7文件编制、审核、批准和发布

　　7.1行政文件与管理性文件的编制与审批

　　(1)公司级行政性文件：公司组织机构设置、人事任免涉及公司经营管理、技术、生产、薪资福利、奖惩等重要决定的通知/通告，由人事行政部负责编制。

　　(2)公司级管理性文件：如人力资源管理制度、技术文件管理制度、财务管理制度，由各部门依本制度4.3条负责编制。

　　(3)各部门行政性文件：各部门因部门管理及工作开展所需求发布的通知/通告，由相关职能部门负责编制。

　　(4)公司及各部门所有行政性文件审核由人事行政部填写《公司内部业务便签》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。

　　(5)公司及各部门所有管理性文件的审核由人事行政部填写《文件审阅签发单》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。

　　7.2文件归档、发放、保管

　　7.2.1文件归档

　　(1)经审批后的文件，人事行政部负责填写“文件/记录目录”，并且将电子档和纸张文件同时归档。

　　(2)各部门收到的文件由部门负责人或指定人员保管。各部门的“文件/记录目录”应定期予以更新，并将复印件交人事行政部编制/更新公司《受控文件清单》。

　　7.2.2文件发放

　　公司受控文件、记录由人事行政部负责按以下范围发放：

　　(1)管理手册、程序文件和公司管理文件下发至各部门;

　　(2)作业文件、记录下发至使用文件的相关部门;

　　(3)各个部门都要使用相应文件、记录的有效版本，人事行政部及时收回作废文件;行政办公室拟定《文件发放登记表》按上述规定范围发放文件,并注明发放数量，填写发放编号，并由领用者签名。

　　(4)文件接收部门应指定人员接收文件，收文者要在《文件发放登记表》中签名。

　　7.2.3文件保管与借阅

　　(1)文件保管：所有经批准发布的文件皆应登记编目并归档保存于文件的归口部门，文件持有者使用有效版本，并确保文件清晰易于识别。

　　a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。

　　b、技术文件正本按文件归口存放于文件产生的技术部门。

　　c、外来文件正本依文件分类存放于档案室及相应的文件接收部门。

　　(2)各部门需要借阅文件时可向文件归口部门办理借阅手续，各部门文件管理人员应建立“文件借阅登记表”，管理文件的借出和归还。

　　(3)存放与硬盘和软盘的文件应有备份，并作出版本标识，采用密码进行保护，限定查阅及使用范围，由授权使用的人员进行操作。

　　(4)文件的持有者若跨部门调动或离职，应办理文件交接、归还手续。

　　7.3文件的更改与回收作废

　　7.3.1文件更改

　　(1)当文件不适应需要更改时，由文件归口部门提出，并实施具体更改工作，文件更改必须符合统一性、协调性，必要时相关的文件应进行同步更改。

　　(2)文件更改的起草、审核、批准由原文件起草、审核、批准部门/人员按负责填写《文件更改/评审单》并实施更改。

　　(3)文件修改内容较少时，可以采用划改、换页的方式进行更改;单文件更改超过三次或更改较大或公司组织结构、管理体系发生重大变化时应进行换版。

　　(4)公司文件更改状态按版本号为A版(B、C、D等)/修改状态为0(1、2、3、4等)依此编号。版本号与更改状态之间的关系为：每版文件同一版本内可以允许修改10次，即修改状态号最高是10，当超过10次时，文件换版，即由A版升为B版，以此类推。特殊情况下，换版不受此限制。

　　(5)文件更改内容必须及时到达文件使用场所，对文件的宣贯、实施情况有文件归口部门进行检查，并确认更改效果。

　　(6)公司鼓励各部门及人员在使用文件时及时发现文件的问题，提出文件更改意见。

　　7.4文件的作废与销毁

　　(1)各部门使用中的文件已被更改且有新版文件发布时，原文件应作废收回，作废的原版文件由人事行政部按原发放数量回收，并登记标明回收日期。

　　(2)文件作废或换页换版时，对已回收的作废文件由行政办公室及时销毁，并记录在《文件销毁(留用)记录表》中，若需保留作废文件时要在文件上标注“作废”字样。

　　(3)各类文件的保存期按《档案管理制度》的规定执行。

　　7.5外来文件管理

　　7.5.1外来文件接收与归口

　　(1)国家法律、法规;国家、行业、地方标准;上级主管部门下发的管理办法、制度、规定等外来文件，由人事行政部统一收集管理，并建立《外来文件清单》。

　　(2)外来文件由接收部门或形成文件部门归口管理。

　　(3)外来的一般性通知、公告等需执行的文件由公司总经理审批后，交由相关部门传阅执行，履行完毕后，由执行部门记录执行情况，交档案室备档。

　　7.6保密文件的管理

　　7.6.1保密文件及保密信息在形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则进行管理，秘密信息以载体形式归档后，交由档案室负责管理。

　　7.6.2保密文件的发放、传阅、披露应遵守以下原则：

　　文件密级发放、传阅范围

　　绝密公司核心领导、绝对信息形成部门的负责人及公司领导认为需要让其知悉的对象

　　机密公司部门负责人以上人员，机密信息形成部门的相关人员及公司领导认为需要让其知悉的对象

　　秘密公司部门主管级以上人员，秘密形成部门的相关人员及该部门认为需要让其知悉的对象

　　收发文工作制度 4

　　一、目的

　　加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

　　二、适用范围

　　适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

　　三、术语和定义

　　1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

　　2、档案管理：就是指档案的`收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

　　四、职责

　　1、行政人事部：

　　1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；

　　2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

　　3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；

　　4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；

　　5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

　　6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

　　2、其他各部门相关人员：

　　1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；

　　2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；

　　3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；

　　4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；

　　3、各部门档案主管人员

　　收发文工作制度 5

　　一、编制目的

　　为维护公司文件收发和轮阅的规范性、严肃性和安全性,维护公司的利益,特制定本制度。

　　二、适用范围

　　本制度适用于公司文件收发和轮阅的管理。

　　三、相关职责

　　1.公司员工必须严格依照本制度规定收发和轮阅文件。

　　2.综合办公室负责文件收发和轮阅管理制度的管理。

　　四、文件收发程序

　　1.凡上级和有关部门发、送本公司的`文件,均应由综合办公室专人负责开拆、登记。

　　2.收到文件要及时拆封,及时分送。综合办公室文件收发每天不少于一次,对需送阅的文件应登记后及时送阅。时效性较强的会议通知和文件等,应立即交总经理阅签。

　　3.各类文件送阅前由综合办公室负责人拟办,并提出拟办意见。

　　4.经总经理批办的文件,由综合办公室专人负责及时转交有关职能部门办理。如需复印、打印的文件,则由承办部门按规定办理。

　　5.各职能部门需要发文件,先由各职能部门自行拟稿,经部门负责人审稿,交办公室负责人核稿,再交分管副总经理审核,最后由总经理签发。

　　6.收到已签发的文件后,办公室专门人员应及时编好文号,确定印制份数,并逐项将文件标题、文号、发文日期、印编份数等记入发文登记簿。同时,留二份与底稿一并归档。

　　7.文件材料一般由各职能部门装订封发,送综合办公室邮寄。机密和挂号文件在封发时需注明,由综合办公室按有关规定办理。

　　五、文件轮阅程序

　　1.文件轮阅由办公室专人负责。各部门轮阅文件一般不超过两天。因故不能及时轮阅的,应将文件送回,待后补阅。

　　2.轮阅时不得擅自将有关轮阅文件取走。确因工作需要借阅的,应经办公室负责人同意,办理有关登记手续,借阅时间一般不超过五天,复印件应妥善保管。

　　3.文件轮阅完毕,办公室专门人员应及时收集、整理,分类存查,并按规定立卷归档。

　　六、其他

　　1.本制度自签发之日起执行。

　　2.本制度最终解释权归综合办公室。

　　收发文工作制度 6

　　一、收文

　　1、建立《收文登记表》，由办公室派专人进行文件收文处理。

　　2、实行收文登记批办制度，收文由秘书办理登记，填《公司收文批办单》，统一交办公室负责人，办公室负责人按文件内容及各部门分工和职责，传达部门负责人办理。

　　3、办理文件的有关人员均应签字，有关工作完成后，将文件退办公室存档保管。经办人员需要留存的文件，经总经理或分管副总经理同意后可留存复印件。

　　4、各部门收到的.`函件，应交办公室即时登记，交签字后2、3条处理。

　　5、各有关人员注意保密，不得泄露本公司机密。

　　二、发文

　　1、公司发文由有关部门起草，建立《发文登记表》，由办公室统一编号、发出。

　　2、每次发文须经总经理签字同意，并留底存栏。

　　3、各部门对公司所发的内部文件必须认真贯彻执行。

　　4、向上级单位呈报的文件，由办公室派专人，按公文传进程序进行。

　　5、监理项目中的一般业务文件，需要办公室打印的，需办公室主任签字批准。

　　三、文件查询

　　1、凡查询、复印、借阅文件，均需申请、登记。

　　2、凡涉及公司经营机密及项目当事人有关机密的文档需经公司领导同意后才能查询。不允许复印的文件，只能在公司办公室查阅，允许复印的文件，不得带出公司，只能在公司复印。

　　收发文工作制度 7

　　为使公司行文和收文处理规范化，制定本制度。

　　第一条经理办负责公司对外行文和公文的收发处理工作。

　　第二条行文

　　(一)凡以公司名义上报或下发的文件(报告、请示、纪要、通知、函件等)，由承办部室拟稿，经部室负责人初审后，送办公室核稿，经办公室核稿后送公司领导签发。重要文件需由公司领导审核，公司总经理签发。联合行文必须同时送有关部室领导会签，方可发出。

　　(二)经公司领导签发的文稿交经理办统一登记、分类编号。由拟稿部室打印、校对、装订，上行文由经理办发送并催办，平行文和下行文由拟稿部室分发。经理办负责审批在公司内网上发布有关文件。

　　(三)行文流程按公司办公处理系统流程进行。

　　第三条收文处理

　　(一)所有发至我公司的公文(含传真件公文和附有领导的批示或上级部门转我公司处理的公文)，由经理办统一签收、登记、编号，送公司领导阅示或送有关部室办理。

　　(二)文件按办件、阅件进行分类。经理办负责人根据文件内容和规定的传阅范围，提出办文意见，送公司领导批示或交有关部室阅办。需要办理的'公文，经请示公司领导后办理，经理办根据文件内容、领导批示予以催办。

　　(三)对急办件，经理办应立即将文件送交公司领导批阅。领导不在时，经理办应根据文件内容及时限要求，交相关业务科室或人员办理。事后及时向公司领导汇报并做好督办工作。

　　(四)一般公文通过公司内网办理和传阅。保密文件一律由办公室专人传送。

　　(五)凡外出开会、学习带回的文件及材料原件须交办公室登记存档。

　　第四条有关要求

　　(一)收发文件必须设立收发文件登记本，履行登记签收手续，收、退文件，要专人负责。

　　(二)必须按规定范围组织阅读文件，并在办公室内进行，秘密文件当场阅后收回，不得擅自扩大阅读范围和带出公司阅办。

　　(三)借阅文件，必须经过批准，并办理借阅手续，依时退还，秘密文件不准摘抄。

　　(四)秘密文件必须存放在有安全保密设施的保险柜、文件柜内，用后放柜加锁，关好门窗。

　　(五)复制秘密文件，必须经过请示批准，由文件保管人员复制后交使用者，复印件与原件同样管理。

　　第五条本制度由公司经理办负责解释，自经理办公会议审议通过后实施。

　　收发文工作制度 8

　　1、未直投的信件（挂号信、汇款单、包裹单、印刷品，公司信件等）前台接待员必须与邮政人员认真做好交接，核对完全部信件后，由前台接待员监督邮政人员加盖《邮件收发章》。

　　2、收到挂号信件后，须立即准确录入《业主信件签收表》，录入接收人姓名、单元号码、挂号信件号码、信件数量及前台人姓名。

　　3、收到信件后，第一时间通知用户领取信件，若通知后业主未领取信件应再通知，仍未领取的'须做好文字记录，填写《前台工作交接日志》，并与交接班人员作好交接工作。

　　4、客户领取信件必须由用户在《业主信件签收表》上签字确认。

　　5、如接收到地址不详的邮件，前台接待员须通知客务助理，由客务助理辨认客户姓名。辨认未果的，由前台接待员返回邮局，并做好返还记录。

　　6、因工作原因，出现邮件丢失的，由责任人承担相应责任。

　　7、周六、日由客务助理替岗前台的，须做好当班时的邮件接受记录，并将邮件整理齐全后，于下班前放至前台邮件柜中。

　　收发文工作制度 9

　　为进一步规范公司快递物品的收发管理，节约公司快递成本，公司制定了收发快递管理规定。下面是公司收发快递管理制度的内容，欢迎参阅。

　　1、目的

　　为进一步规范公司快递物品的收发管理，确保公司快递、信件的.收发工作及时、准确，防止快递丢失，降低运行风险，公司特制定了本管理办法。

　　2、适用范围

　　适用于全体员工。

　　3、定义

　　3.1快递物品：指公司及员工因工作和个人需要，接收或寄出的快递物品，包括信件、文件、资料，货物以及其他货品等。

　　3.2公司性快递件：指公司及员工因工作需要，接收或寄出的快递物品。

　　3.3非公司性快递件：指员工因个人需求，接收或寄出的快递物品。

　　4、职责与权责

　　4.1人事行政部：负责公司快递物品的接收分发和寄送审核管理。

　　4.2各体系/中心/部门负责人：负责对本部门的快递费用进行管控。

　　4.3全体员工：根据实际工作需求进行快递物品的接收和寄送。

　　5、快递件接收执行说明

　　5.1快递到达时由人事行政部前台进行签收并登记在《快递签收登记表》，人事行政部前台不承担验收责任。

　　5.2快递到达后必须在接到通知当天完成领取，周六、周日休息期接收的快递，次周一必须领取。

　　5.3无法确定具体接收人的快递件，外包装无破损，由人事行政部前台直接接收并根据具体内容拍照在群里进行全员通知认领。

　　5.4快递接收人须在《快递签收登记表》上签字接收，以备查验核对。

　　5.5除特殊情况外，如快递指定的接收人不在，原则上不得由他人代签。

　　6、快递件寄送执行说明

　　6.1员工根据工作需要，每日将寄送的快递按照要求正确至行政前台登记在《快递发送登记表》中。

　　6.2各部门发货人自行清点及打包好物品（发货人应打包扎实确保在运输过程中安全可靠）。

　　6.3根据寄送文件的重要性来选择寄送的快递公司：一般文件寄申通快递，重要和紧急文件寄顺丰快递。

　　6.4填写快递单：用正楷字清晰填写收件方和寄件方详细资料（地址、收件人、联系电话等）。

　　6.5每天2次发件，上午10点寄送同城紧急当天件、最晚必须在17点之前将当天所要寄送的快递和审批好的《快递发送登记表》对应好一同交于行政前台。

　　6.6行政前台负责留存快递底单，并核对各部门的数量与《登记表》是否一致，并进行记录总数。

　　6.7月底结算快递费用，行政前台负责核对总费用清单，将费用分摊至各部门，核对无误后进行付款流程确认后由财务部进行支付。

　　7、其他要求

　　7.1公司原则上不负责非公司性快递件的收发、质量等问题。

　　7.2公司所有寄件的快递单统一由行政保管（保管期为二年），便于对账和查询。

　　8、补充说明

　　本制度由人力行政中心解释,本制度自发布之日起生效。

　　收发文工作制度 10

　　1、与调度员随时随地保持联系及时了解收货发货信息。收发员在工作时间内，必须坚守岗位，自觉遵守厂纪厂规。

　　2、每日接到车间完工成品的送货单要及时进行认真核对并通知质检进行检测，检查并标明产品级别、规格、型号，对不合格产品要标出记号，及时安排出釜人员出釜，督促出釜人员分清废次品，及规格、型号，并记录车间出釜的成品、废次品数量、规格、型号，将车间送检单一式四联签字留存一联，车间回一联，质检处送存一联，送一联调度员。并逐釜经车间和出釜人签字确认后入库。

　　3、出釜时要到现场检查，实地考核出釜产品破损状况，产品要整齐码放在木架上，木架按规矩摆放到位，不得有零碎产品放在上面做到码架方正，出釜人员在出釜过程中要确保，产品完好，不得人为损坏，收发员要做好管理和详细记录。

　　4、出釜产品在整齐摆放到位的情况下，要及时按排叉车分清级别、规格型号、废次品将产品堆放到指定场地，堆放要紧凑、整齐。

　　5、在装车过程中收发员督促叉车保质、保量、保规格无误的情况下送到运输车并对装车过程中破损的情况进行记录，分清是叉车损还是装卸工损，要做到不错发、示多发、不漏发与送货人当面点清，手续齐全交给送货人，并对送货车进行实发与实收以及在运送过程中的'破损状况，了解清楚具体状况并做好详细记录。

　　6、及时通知清理工清理场地零碎杂物，保持场地清洁、畅通。各环节的安全措施随时随地检查督促。

　　7、收发员每天要做好自己经手的收发及各环节考核日报，及时送交调度员，不得延误。

　　8、所有台帐要健全，登记要清楚，帐实要相符。

　　9、不得接受与本单位有协作关系的请客、送礼等贿赂事宜，如发现视情节轻重给予罚款、调离岗位、开除出厂、移交公安处理的处分。

　　10、库存物资，不经负责人批准，不得私自借出，对本公司领用物资凭负责人签发的凭据或财务部开出的收据，方可发出。

　　11、确保车间及时领用物资，不得影响生产和机械维修。

　　12、严格遵守仓库防火安全制度，做好仓库消防工作，禁止闲人进入仓库，更不允许将火种带入仓库，确保公司不受任何损失。

　　收发文工作制度 11

　　1.目的

　　为适应当前信息系统管理需要，充分节约纸张办公，公司文件采用山西四建网站、飞信平台、电子邮箱等电子文件的形式进行传递和管理。使文件能及时传递到使用场所，确保文件的适用性、有效性，防止失效或作废文件的使用。

　　2.适用范围

　　适用于公司、分公司、项目部文件管理过程。

　　3.职责

　　3.1董事长负责批准企业综合管理手册。

　　3.2总经理负责批准各系统管理分手册。

　　3.3公司各分管领导对本系统文件进行审批，管理者代表负责审核各管理手册中质量、环境及职业健康安全标准有关内容。

　　3.4公司办公室负责对公司红头文件和上级来文的管理，负责对集团公司及各单位文件的收发统一控制管理。

　　3.5企业管理部负责组织企业管理手册的编写，组织文件接口讨论，负责其发放、使用、更改、作废、回收、换版、存档等管理工作；定期评审各项管理制度、管理办法、实施细则等管理性文件的适用性，负责山西四建网站及飞信平台上发布的电子文件的管理和电子邮箱地址的管理工作。

　　3.6公司各职能部门负责编制和修订本系统的.管理手册、负责本部门出台的各项管理制度、管理办法、实施细则、作业指导书、目标指标等管理性文件的会签、发放、使用、更改、作废、回收、换版、存档，并组织实施与管理。

　　3.7各职能部门识别出适用的法律法规标准规范及其他要求，尽量在网络中查找，并下载，由企业管理部上传到山西四建网站，资源共享。质量监控部、安全监控部、技术管理部每年发布一次与质量、环境、职业健康安全、技术相关的适用法律法规及其他要求清单。

　　3.8公司职能部门、分公司、项目部设专兼职文件管理员对文件进行接收、发放等管理；

　　3.9分公司办公室负责收集各项目部邮箱地址，并及时将文件传递到文件的使用场所。

　　3.10项目部对接收到的公司、分公司、建设单位、监理单位、政府和其他相关部门的通知、来往函件及文件进行管理。并以交底、传阅或组织学习等形式向相关人员传达。

　　4.工作程序

　　编制→审核→审批→发放→接收→学习→执行→修订→换版→作废

　　4.1文件编制、审核和审批

　　4.1.1企业管理部编制《企业综合管理手册》，组织讨论，董事长审批。

　　4.1.2公司职能部门编制本系统的管理手册，企业管理部组织讨论，总经理审批。

　　4.1.3公司职能部门编制的红头文件、管理办法、实施细则、作业指导书等管理性文件，由部门领导审核，经相关部门会签，公司分管领导审批。

　　4.1.4分公司编制的管理规定、制度等文件，由主管经理审核，分公司经理审批。

　　4.1.5项目部编制的施工组织设计、专项方案、交底等技术性文件按照有关法规和《施工组织设计及专项施工方案管理办法》中的审批要求进行管理。

　　4.1.6对内审报告、管理评审报告、会议纪要等记录性文件按照各系统管理手册中要求进行审批。

　　4.1.7电子文件起草完成后，分管领导在纸张文件原稿上审批，文件管理部门留存原稿。

　　4.2文件的接收和发放

　　4.2.1公司各部门、分公司、项目部均应配置至少一台电脑，并与互联网连接，设置一个固定的邮箱地址或QQ号码，向公司企业管理部、公司及分公司办公室传递信息。

　　4.2.2企业管理部定期发布各部门、分公司的邮箱地址或QQ号码，文件发放均以该邮箱地址为收件人，分公司主管文件人员建立各项目的邮箱地址，并以此邮箱地址为收件人进行文件发放。

　　4.2.3公司各部门、分公司、项目部均明确一名文件管理员，每天必须查看邮箱，在5日内完成文件的传递工作。

　　4.2.4各职能部门规章制度方面的文件按照企业管理部确定的邮箱地址进行发放，并向公司相关领导发放一份纸质文件。

　　4.2.5日常通知类文件可在山西四建网页上公布，对需要在网上发布的文件，经分管领导审批后，由编制部门通过企业管理部在公司网页上发布，网管员以飞信平台的形式通知各单位办公室及各部门，防止没有接到通知延误工作。

　　4.2.6各职能部门及各单位收到电子文件后，要及时给发文部门回复确认文件收悉情况。

　　4.2.7企业管理手册、规章制度文件或需企业管理保密的电子文件，以邮件形式发放，或在山西四建网页上设置公司内部文件平台，设置密码，只有公司内部人员方可登陆。

　　4.2.8公司各部门和分公司办公室接到文件后，文件管理员填写《文件传阅处理单》交主管领导审阅，如需传阅或转发，批注传阅或发放范围，传阅人员签注姓名和时间，转发的文件填写《文件发放记录》。

　　4.2.9分公司主管领导在《文件传阅处理单》上标注电子文件的发放范围，文件管理员以发放组群形式发放，做好《文件发放记录》，收到电子邮件后，接收方要进行回复确认，发放方在《文件发放记录》中打钩确认。

　　4.2.10分公司接到电子文件后，及时向项目部发放。对没有连接网络或无电脑的项目部可将文件进行拷贝或打印成纸张文件进行发放。发放部门（科室）填写《文件发放记录》，接收人签字。

　　4.2.11各有关部门、单位可将所需文件从网页或邮件中下载，复制到本地电脑专项文件夹中，建立《文件接收记录》方便查找。

　　文件管理员对文件修订过程进行跟踪，确保使用文件处获得有效版本。

　　4.2.12企业管理手册分为受控和非受控，提供给认证中心和公司内部使用要对其修订状态进行管理，提供给建设单位或社会有关部门的文件为非受控版本。

　　4.2.13凡对体系运行具有关键作用的岗位，都应得到或学习适用文件。

　　4.2.14接收到文件的部门、分公司、项目部利用每周会议学习文件有关内容，并做好会议纪要。

　　4.3文件的评审

　　4.3.1在管理评审输入资料中，各职能部门对主管的文件提出评审意见。

　　4.3.2企业管理部每年对管理性文件组织评审，需修订或更新的在企业管理手册中进行修改。

　　4.4文件的修订、更新、作废

　　4.4.1文件起草部门对电子文件进行修订时，重新起草文件，并用红颜色字体标明修改部位，经审批后，标明原文件作废或修订状态，进行发放。

　　4.4.2对文本文件修改时，填写《文件更改通知单》，经审批后按照原文件发放范围发放。

　　4.4.3当文件修订或更新时，及时进行发放管理，通知原文件管理员更换原有文件。

　　4.4.4文件作废时，在纸张文件上注明“作废”，作废的电子文件及时从有效文件夹中撤出，在文件接收记录中标识作废。

　　4.5文件的存档

　　4.5.1文件起草部门、公司办公室各存留一份盖有红章的正式文件，人事任免文件打印5份纸质文件，分别由人力资源部留一份，个人档案装一份，用人单位存一份，办公室留存两份。

　　4.5.2分公司办公室对接到的电子文件输出一份纸张文件，进行传阅、学习并存档。

　　4.6网页的维护

　　4.6.1企业管理部负责对公司网站进行维护，确保网络畅通。

　　4.6.2企业管理部积极宣传公司网站，在各种杂志、文件中体现公司网址。

　　4.7文件的编号和排版

　　4.7.1公司文件分为企业管理手册、红头文件、便函文件、党委文件、工会文件等类型。

　　4.7.2公司红头文件按照传统文件编码由经理办公室统一编号。（如晋四建x字[xxx]xx号）

　　4.7.3公司便函文件编码由经理办公室统一编号。（如晋四建函[xxx]xx号）

　　4.7.4党委文件、工会文件红头采用本系统的编号方法。

　　收发文工作制度 12

　　第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据区建设局关于文书处理的有关规定，结合我单的实际情况，特制订本制度。

　　第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。

　　第三条 按照党政分工的原则，本单位各类文件(党支部和行政)统一由办公室归口管理。

　　(二)收文的管理

　　第四条 公文的签收

　　1.单位所有文件(除领导订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)。在签收和拆封时，收发员(文书)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

　　2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。

　　第五条 公文的编号保管

　　1. 收发员(文书) 拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。

　　2.本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(文书)进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。

　　第六条 公文的阅批与分转

　　1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由收发员(文书)分送领导和承办部门阅办，重要文件或急作应立刻呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

　　2.一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同各单位联系后再分转处理。

　　3.为加速文件运转，收发员(文书)应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

　　第七条 文件的传阅与催办。

　　1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

　　2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交收发员(文书)，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

　　3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

　　4.文件阅完后，应交收发员(文书)，切忌横传。

　　5.办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

　　6.按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室通知到单位阅文。

　　(三)发文的管理

　　第八条 发文的规定

　　1.单位上报下发正式文件的权力分别集中党支部和行政办公室，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

　　2.各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党支部、行政办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核。党支部、行政办公室同意发文，方可按党、政机构设置与业务分工统一归口以党字、政x字发文。群众团体文件由党支部批转。

　　3.对单位影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。

　　第九条 发文的范围：

　　1.凡是以党支部、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

　　2.党支部、、行政办公室下发文件主要用于：

　　(1)公布单位规章制度；

　　(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；

　　(3)公布单位体制机构变动或干部任免事项；

　　(4)公布单位重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定；

　　(5)发布有关奖惩决定和通报；

　　(6)其他有关重大事项；

　　3.党支部、行政办公室上行文、外发文主要用于：

　　(1)对上级机关呈报、请示报告、处理决定；

　　(2)同兄弟单位联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。

　　4.日常生产、技术、管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各科室书面或口头自行通知执行，一般不用发文。

　　5.各科室如会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

　　(四)发文程序与要求

　　第十条 发文程序规定：

　　1.各科室需要发文，应事先向党支部、行政办公室提出申请；

　　2.党支部、行政办公室同意发文后，主办科室应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；

　　3.草拟文稿必须从本单位角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；

　　4.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；

　　5.办公室应根据党支部、行政的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；

　　6.经办公室审查修改后的文稿，送分管领导核稿(对文稿内容、质量负责)；

　　7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚；

　　8.需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；

　　9.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党政领导审定批准签发；

　　10.经领导批准签发后的文稿交办公室收发员(文书)统一编号送打字室打印；

　　11.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；

　　12.文件打字后，由办公室派专人按数印刷，再由收发员(文书)分发并检查落实情况。

　　(五)文件的借阅和清退

　　第十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。

　　第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

　　第十三条 办公室收发员(文书)对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

　　(六)文件的立卷与归档

　　第十五条 文件的归档范围：

　　1.凡下列文件统一分别由办公室收发员(文书)负责归档：

　　(1)上级机关来文，包括上级对单位报告、申请的批复；

　　(2)党支部、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等；

　　(3)党支部会、主任办公会议、中层干部会议、职工委员会以及各种例会记录；

　　(4)支部党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等组织召开的.代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；

　　(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；

　　(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报表言材料等；

　　(7)上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料；

　　(8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品；

　　(9)单位日志和大事记；

　　(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

　　2.业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

　　第十六条 立卷要求

　　1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

　　2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

　　3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

　　4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。

　　(七)文件的销毁

　　第十七条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

　　第十八条 经审核同意销毁的文件，应在办公室收发员(文书)和正副主任以及分管领导的共同监督下销毁。

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