浅析提高教学秘书对高职教学质量的监控作用论文
[摘要]教学秘书是学校的基层教学管理人员，是高职院校教学质量监控的有力保障。本文浅析教学秘书在教学管理工作中存在的问题和面临的困难，结合自身工作实践，浅谈如何提高教学秘书对高职院校教学质量的监控作用。
[关键词]教学秘书 高职院校 教学质量 监控作用
影响教学质量的因素很多，不仅限于人才培养质量，还包括与人才培养质量相关的所有工作的质量，如专业课程设置、教学任务落实、教材选用、管理人员水平等教学环节。教学质量监控是学校依据质量标准对教学环节进行的质量检查或评估，主要通过及时反馈信息，调整工作计划，确保工作目标的有效实现。可以说，教学质量监控是提高学校教学质量的重要手段。
教学秘书又称教务员，是教务管理工作的具体执行者，也是教学质量管理的落实者。教学秘书在高校教学管理中具有助手参谋、沟通协调、管理育人和信息管理等作用。他们最容易发现教学管理中存在的问题，通过参与教学检查和评估等工作，可以为学院领导提供信息反馈和决策参谋，有利于进一步监控学校的教学质量。
一、教学秘书在教学管理工作中存在的问题和面临的困难
1、工作定位低，不受重视
教学秘书作为行政人员，一般不参与课堂教学工作。部分领导对教学秘书工作不能给予足够的重视，同时对教学秘书的工作职责了解不全面，简易认为教学秘书就是打打字，接接电话，收发文件，服务广大师生的，而忽略了其管理协调职能。当然还有基于传统理念和习惯，部分老师把教学秘书定位为“保姆”，一些打印复印等事务都找教学秘书，在他们眼里只有低层次和教学水平很差的老师才会当教学秘书。
2、临时性、重复性工作太多
随着高职院校二级教学管理的进一步深化，很多常规工作重心下移，二级学院教学秘书的工作量更大了。由于教学秘书工作本身就比较繁琐，加上教务处和学院领导双重管理，教学秘书的临时性和重复性工作越来越多了。教学秘书疲于应付各类教学检查和评价，如组织开展学生座谈会，统计分析调查问卷等，这些以质量监控为初衷的工作并没有得到广大师生的认同，大家都敷衍了事，导致很多工作流于形式，意义甚微。
3、进修机会少，待遇相对偏低
教学秘书相对而言收入普遍偏低，即时同样学历、职称和工作年限，教学秘书的收入比普通老师和学生辅导员低不少。教师可以通过课程建设、项目申报、科研等获得额外的'报酬，教学秘书则只能每个月拿固定工资。同时教学秘书工作单一，不够专业化，很难有进修的机会；每天做着繁琐而机械的工作，个人的知识和能力很难有所提高和发挥，这也更加扩大了教学秘书与普通老师的差距。
4、易产生不良情绪，影响工作效率
教学秘书工作除重复性大，工作繁琐又不受重视，碰上一些不讲理的师生更加烦闷，加上收入低，教学秘书容易心里失衡，容易产生厌倦和自卑等不良情绪，会对心理健康造成负面因素，影响教学管理工作的有序运行。
二、如何提高教学秘书对教学质量监控作用的几点思考
1、明确角色定位，增强服务意识
在管理活动中，管理系统包括管理主体、管理对象、管理过程和管理目标者四个方面，管理的主体是管理者，是管理系统的核心要素，对管理的运行起着主导作用。教学秘书是教学管理队伍中的基层人员，是教学管理活动的主体之一。在《浙江省高等学校教学管理基本要求（试行）》中明确指出：在院（系）级教学管理机构中，院长（系主任）全面负责院（系）的教学管理和教学研究等工作，是院（系）教学质量的第一责任人；分管教学的副院长（副主任）主持日常工作，是院（系）教学质量的直接负责人。院（系）应设专职教学秘书或教务员，在分管教学院长（系主任）的领导下，处理日常教学行政工作并做好教学运行状态、质量信息的经常性调查了解工作。由此可见，教学秘书是从属于教学管理部门，辅助教学院长实施教学管理工作的人员。
教学管理的最终目的是保证提高教学质量。一方面，教学秘书作为教学管理人员要树立正确全面的质量观，积极协助院领导进行教学质量检查，加强教学信息反馈过程的管理，按时或不定时的抽查学生作业，召开师生座谈会，了解教学方法与教学效果。另一方面，教学秘书在教务处的指导下，协助分院领导对教师教学质量和学生学习质量定期展开评价，开展教学工作评价，明确目标，抓好基础，突出重点，坚持“以评促建，重在建设”的原则，坚持教学工作评价经常化与制度化，实现教学工作与日常教学管理相结合。
教学管理是以服务广大师生为终旨，因此我们在管理工作中要增强服务意识。教学秘书工作接触最多就是师生，所以提高工作效率的同时需要为广大师生提供便利，端正态度，加强服务意识。比如排课时全面考虑老师的具体情况，尽量合理安排上课时间，做到公私分明同时协调好与教师的关系；此外与学生接触中态度要亲和，不要对学生趾高气扬。良好的同事关系，和谐的工作氛围，是顺利开展教学工作的重要前提，便于促进学校教学活动有序、高效地运行。
2、转变工作方法，优化工作流程
由于教学秘书工作繁杂，涉及的面较广，因此教学秘书要理顺工作思路，提高办事效率。
零缺点管理，在工、卫制造界得到广泛推广和应用。它的基本思想是第一次就把事情做好，将追求质量作为一种管理艺术，可以避免那些浪费在补救工作上的时间、金钱和精力，不会每天出现层出不穷的质量问题。其理念是“第一次就把事情做对，永远是比较便宜的”。零缺点管理的核心一是要有标准，二是强调执行标准的过程。教学秘书在工作中可以借鉴“零缺点管理”思想，根据教学工作安排，制定工作目标，优化工作流程，尽可能一次性完成工作，减少日后修补工作时间。
教学管理工作以学期为单位，因此具有一定的重复性和规律性，因此教学秘书在工作中要摸索规律，了解处理重复性工作的标准方法，规定各项管理活动的时间先后顺序，优化工作流程，使各项工作有序进行。例如期末考试工作，教学秘书先将学期各门课程按考试课和考查课进行分类统计，结合考试改革课程，在考试的前两周通知所有任课教师做好期末出卷和自查试卷难易程度工作；同时严格试卷审批手续，在专任教师将试卷交由教研室主任及分管教学领导签字后，教学秘书在印刷试卷之前需协助检查试卷的格式、难度和区分度，加强试题印制和分发、保密工作，保证考试的信度和效度。在统一调配期末考试老师监考时，应全面考虑老师的个人情况，在不影响考试工作顺利进行的同时照顾个别家里有事、年纪大、怀孕、哺乳期的老师，工作中应尽量做到人性化。关键的还有严格考试过程管理工作，考试前向每个监考老师传达教务处和二级分院关于严格考风、考纪的宣传，考试中检查巡考领导、监考教师的到位情况，考后检查教师的成绩评定。
3、加强学习，提高专业化水平
知识结构单一，本科学历层次，管理水平停留在“事务性”、“经验性”阶段，难以实现“专业化”是目前大多教学秘书普遍存在的问题。理想的教学秘书不但需要了解和掌握高等教育和高校管理的一些基本知识，还要了解所在院系的专业特点、课程体系和教学方法等，同时还要了解公共关系学，心理学，秘书学，管理学等相关知识。因此教学秘书在工作之余，要加强学习，努力完善自己的知识结构。
除了理论知识以外，教学秘书还要在工作中培养自己的统筹能力、协调和沟通能力、写作和表达能力。在工作中要要勤于总结和思考，开展自我批评，更加清楚地认识自己，了解自己的优缺点，扬长避短，提高工作效率。做到加强自身教学管理知识同时提高管理协调能力。
教学秘书要积极主动争取各种进修和培训机会，努力提高专业化水平，争取像广大教师一样，持证上岗。如近两年教育部高等教育司组织的《全国高等职业院校院系教学秘书高级培训班》，有利于教学秘书更好地了解高职教学管理的内涵、规律、方式和方法等，提高其专业化水平，培训结束还可以获得国家“秘书职业资格”证书。
4、调整工作态度，改变不良心理
首先，转变观念，认识到工作不分贵贱，只是分工不同而已，明白自己从事的是一份平凡而高尚的职业。教学秘书对教学计划管理，学籍管理和考务管理等工作起着承上启下的纽带作用，是学校教学工作正常运行的骨干力量。
其次，要增强自律意识，提高工作责任心。教学秘书工作一定要耐心、细心，稍有疏忽，容易造成教学事故。如课表教室冲突，教材漏订，考试时间冲突、考试教室冲突等。教学工作是学校工作的中心，教学管理水平直接影响教学质量。故而教学秘书要做好本职工作，服务广大师生是责无旁贷的；即时面对工作中的委屈，把它当做对我们个性和能力的一次挑战，尽快调整情绪投入工作。
最后，排除一些不合理的信念，如“所有人都应该喜欢我”、“问题只有一个正确的解决办法”、“这项任务我不做自然也会有人做”等。不要太在意别人的看法，不要怨天尤人，机会也要靠自己去争取，只有这样才能轻松工作。
综上所述，教学秘书要明确角色定位，有意识地培养乐观、愉悦的心境，精神饱满、热情自信，在工作之余加强学习，提高个人素养和工作专业化水平，改变不良心理，调整心态，这样就能轻松地对待工作中出现的问题和面临的困难，进一步发挥自己对提高学校教学质量的作用。
参考文献:
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