接电话的礼仪10个点

时间:2023-10-07 14:54:13 芊喜 礼仪常识 我要投稿
  • 相关推荐

接电话的礼仪10个点

  如今电话是人们生活中必不可少的通讯工具,那么在日常交流中大家又是否注意到他的礼仪,以下是小编为大家整理的接电话的礼仪,仅供参考,希望能够帮助大家。

接电话的礼仪10个点

  接电话的礼仪10个点

  1、及时接电话。电话铃响了,要及时去接,不要怠慢,更不可接了电话就说“请稍等”,撂下电话半天不理人家。如果确实很忙,可表示歉意,说:“对不起,请过10分钟再打过来,好吗?”

  2、主动报家门。自报家门是一个与人方便、自己方便,且节约时间、提高效率的好方式。

  3、认真听对方说话。接电话时应当认真听对方说话,而且不时有所表示,如“是”,“对”,“好”,“请讲”,“不客气”,“我听着呢”,“我明白了”等等,或用语气词“唔”、“嗯”、“嗨”等,让对方感到你是在认真听。漫不经心,答非所问,或者一边听一边同身边的人谈话,都是对对方的不尊重。

  4、如果使用录音电话,应事先把录音程序编好,把一些细节考虑周到。不要先放一长段音乐,也不要把程序搞得太复杂,让对方莫名其妙、不知所措。

  5、如果对方打错了电话,应当及时告之,口气要和善,不要讽刺挖苦,更不要表示出恼怒之意。

  6、在办公室接电话声音不要太大。接电话声音太大会影响其他人工作,而且对方也会感觉不舒服。

  7、替他人接电话时,要询问清楚对方姓名、电话、单位名称,以便在接转电话时为受话人提供便利。在不了解对方的动机、目的是什么时,请不要随便说出指定受话人的行踪和其他个人信息,比如手机号等。

  8、如果对方没有报上自己的姓名,而直接询问上司的去向,应礼貌、客气地询问对方:‘对不起,您是哪一位?‘

  9、在电话中传达有关事宜,应重复要点,对于号码、数字、日期、时间等,应再次确认,以免出错。

  10、挂断电话前的礼貌不可忽视,要确定对方已经挂断电话,才能轻轻挂上电话。

  接电话禁忌用语

  在接电话时切忌使用“说!”“讲!”。

  说讲是一种命令式的方式,即难让人理解,又不礼貌。有的人在接听电话时,一接起电话立刻说:“说”或“讲”,或者多加一两个字“听到,说!”

  这种行为在公司、企业内部也许还能够理解,由于某种原因工作繁忙,时间紧张,没有太多的时间应对电话,期望对方直截了当,别浪费时间。但这种硬邦邦的电话接听方式显得过于粗鲁无礼,有一种盛气凌人的气势,好像是摆架子。给人的感觉是“有什么话快说,老子没空和你在电话里啰嗦!

  有的人对这样的电话应答方式也懒得再“说”,干脆一声不吭将电话挂了。本来还想联系一些业务或者供给一些信息,一听他这口气就不舒服,说了等于白说,这种人懒得理他。

  大家每个人都期望别人以礼相待,有谁愿意同不懂得礼貌的人打交道呢所以,在接听电话时,必须要注意应有的礼貌。

  接电话的礼仪

  1、随时记录

  在手边放有纸和铅笔,随时记下你所听到的信息。如果你没做好准备,而不得不请求对方重复,这样会使对方感到你心不在焉、没有认真听他说话。

  2、自报家门

  一拿起电话就应清晰说出自己的全名,有时也有必要说出自己所在单位的名称。同样,一旦对方说出其姓名,你可以在谈话中不时地称呼对方的姓名。

  3、转入正题

  当你接听电话时,不要“哼哼哈哈”地拖延时间,而应立即做出反应。一个好的开场白可能是:“您需要我做什么?”当你觉出对方有意拖延时间,你应立即说:“真不巧!我正要参加一个会议,不得不在5分钟后赶到会场。”这样说会防止你们谈论不必要的琐事,加速商务谈话的进展。

  4、避免将电话转给他人

  自己接的电话尽量自己处理,只有在万不得已的情况下才能转给他人。这时,你应该向对方解释一下原因,并请求对方原谅。例如,你可以说:“布朗先生会处理好这件事的,请他和您通话好吗?”在你作出这种决定之前,应当确定地方愿意你将电话转给他人。例如,你可以说:“对于这件事,我们很快会派人跟您联系的。”

  5、避免电话中止时间过长

  如果你在接电话时不得不中止电话而查阅一些资料,应当动作迅速。你还可以有礼貌地向对方说:“您是稍候片刻,还是过一会儿我再给您打过去?”

  让对方等候时,你可以按下等候键。如果你的电话没有等候键,就把话筒轻轻地放在桌子上。如果查阅资料的时间超过你所预料的时间,你可以每隔一会儿拿起电话向对方说明你的进展。如,你可以说:“约翰先生,我已经快替您找完了,请您再稍候片刻。”当你查找完毕,重新拿起电话时,可以说:“对不起,让您久等了”,以引起对方的注意。

  对于接电话的人来讲,当需要查阅资料而有礼貌地请对方稍等片刻,这是可以令对方接受的。如果有人在你正在通话时打进电话,你可以选择合适的词语让你通话的人稍候。然后拿起另一部电话说:“你能否稍等?我正在接听一个电话。”如果打来电话的人只是有一些小事,便可以当即回绝,然后迅即转向第一个电话,而这个人也会意识到你很忙而加速你们的讨论。

  接电话的礼仪

  接听电话不可太随便,得讲究必要的礼仪和一定的技巧,以免横生误会。无论是打电话还是接电话,我们都应做到语调热情、大方自然、声量适中、表达清楚、简明扼要、文明礼貌。

  1、及时接电话

  一般来说,在办公室里,电话铃响3遍之前就应接听,6遍后就应道歉:“对不起,让你久等了。”如果受话人正在做一件要紧的事情不能及时接听,代接的人应妥为解释。如果既不及时接电话,又不道歉,甚至极不耐烦,就是极不礼貌的行为。尽快接听电话会给对方留下好印象,让对方觉得自己被看重。

  2、确认对方

  对方打来电话,一般会自己主动介绍。如果没有介绍或者你没有听清楚,就应该主动问:“请问你是哪位?我能为您做什么?您找哪位?”但是,人们习惯的做法是,拿起电话听筒盘问一句:“喂!哪位?”这在对方听来,陌生而疏远,缺少人情味。接到对方打来的电话,您拿起听筒应首先自我介绍:“你好!我是某某某。”如果对方找的人在旁边,您应说:“请稍等。”然后用手掩住话筒,轻声招呼你的同事接电话。如果对方找的人不在,您应该告诉对方,并且问:“需要留言吗?我一定转告!”

  3、讲究艺术

  接听电话时,应注意使嘴和话筒保持4厘米左右的距离;要把耳朵贴近话筒,仔细倾听对方的讲话。

  最后,应让对方自己结束电话,然后轻轻把话筒放好。不可“啪——”的一下扔回原处,这极不礼貌。最好是在对方之后挂电话。

  4、调整心态

  当您拿起电话听筒的时候,一定要面带笑容。不要以为笑容只能表现在脸上,它也会藏在声音里。亲切、温情的声音会使对方马上对我们产生良好的印象。如果绷着脸,声音会变得冷冰冰。

【接电话的礼仪10个点】相关文章:

接电话的礼仪06-20

接电话礼仪06-20

接电话的礼仪常识07-13

接电话的基本礼仪07-13

前台接电话的礼仪07-13

接电话的礼仪详解12-12

酒店接电话礼仪知识09-15

关于接电话的礼仪常识07-13

酒店接电话礼仪知识-商务礼仪12-31

有关打电话与接电话的礼仪08-03