浅谈物资采购计划准确性的分析与思考论文
浅谈物资采购计划准确性的分析与思考论文
物资采购计划是企业的一项重要工作，其准确性直接关系到企业运营成本。制定计划做到数量准确、操作性强、储备合理，在确保企业正常运行的同时，最大限度地降低采购成本，使企业运行成本处于理想状态，为企业提供强有力的市场竞争力。
一、充分明确物资采购计划是物资管理的重要环节和控制物耗的重要手段
做为企业运行的关键就是物资供应，而物资供应的手段就是物资采购计划。我们有必要了解物资采购计划是怎样形成的。一般来讲，各生产厂矿根据年度生产经营任务推算出年物资消耗总量，上报主管物资管理部门。物资管理部门根据各生产厂矿进行物资需求汇总，并根据各厂矿历年物资消耗状况，结合现有库存、物资消耗定额等因素，制定出本单位年度物资采购计划。计划形成后，就将做为企业未来一年时间物资采购的依据，它具有很强的严肃性和权威性，企业的物资供应必须按照物资供应计划来执行。
企业生产成本的高低在很大程度取决于物资消耗量的多少，物资消耗与生产的产品数量存在着一定的比例关系，也就是说物资消耗越多，消耗定额就越高，生产成本也就“水涨船高”。据统计，有些产品，在产品制造成本中，物资消耗费用所占的比重一般可高达60％-80％左右，可见物资消耗数量对于企业至关重要。而计划本身所具有严肃性和权威性，可有效地控制生产单位的物耗水平。
二、充分掌握第一手资料是做好物资采购计划的基础
在一些企业，物资管理比较粗放，基本上是“管吃管添”的无序化管理，至于物资采购计划也是“纸上谈兵、装模作样”而已。在当前激烈市场竞争下，谁成本低，谁就掌握了主动，这恰恰与物资采购计划的准确性密不可分。在制做采购计划的前期要深入基层，开展调查研究。详细地掌握本企业在未来的一年时间里产品的产量、库存结构、设备运行状态、物资消耗定额等方面的资料，这样才能比较准确地核定出物资消耗的数量。
三、合理的库存结构是提高物资采购计划准确性的重要依据
“库存”在英语里面有两种表达方式：inventory和stock，它表示用于将来目的的资源暂时处于闲置状态。在库存理论中，根据物资需求的重复程度分为单周期库存和多周期库存。单周期库存需求也叫一次性定货，这种需求的特征是偶发性和物资生命周期短，因而很少重复定货。多周期需求是在长时间内反复发生，库存需要不断补充，在企业生产中多周期库存比较普遍。而多周期库存又分为独立需求库存与相关需求库存两种属性。库存结构的合理化是以最经济的发法和手段从事库存活动，并发挥其作用的一种库存状态及运行趋势。库存合理化包括以下内容：
1、库存“硬件”配置合理化
库存硬件是指各种用于库存的基础设施。实践证明，如果设施和设备不足，不但库存作业效率低，而且也不能对物资进行有效维护和保养。因此，库存“硬件”的配置应以能够有效地实现库存职能，满足生产和消耗需要为基准，做到合理配置仓储设施和设备。
2、组织管理科学化
库存组织管理科学化有几种表现：物资库存量应保持在合理的限度之内，既不能缺少，也不能过多；少了不能满足企业生产的需要，多了容易造成物资积压，不利于企业物资周转；物资存储时间较短，周转速度较快，能够满足企业生产需求，这就是科学合理的库存结构。
3、库存结构符合生产力的发展需要
从微观上说，科学合理的库存结构指的是在数量和储存时间上，库存物资的品种和规格的比例关系基本上是协调的；从宏观说，库存结构符合生产力发展的需要。合理的库存结构可以在降低储存费用和运输费用以及提供保证能力等方面取得优势，科学合理的库存结构是保证企业可持续发展的物资保障基础。
四、设备运行状况决定了物资采购计划准确性的高低
对于国有大中企业来说大型机械设备运行状况直接影响企业生产成本，同时也客观地决定了物资采购计划准确性的高低。比如：矿山用于运输的大型生产汽车，它的每条轮胎使用时间为4400小时左右，而每条轮胎的价格近万元。但是由于矿山开采不确定因素很多直接影响轮胎的使用时间。如：电铲作业后留下的铲窝，如不及时清理将给生产汽车的轮胎造成划痕甚至破裂，从而使轮胎的使用时间大大降低。如果不严细管理，加强控制，严肃考核，那么不仅物资采购计划的准确性受到影响，企业的生产成本也会居高不下，给企业造成经济损失。因此，在做物资采购计划的同时，必须充分考虑这些因素，计划才能做到准确合理。
五、从物资计划源头入手，引用数字化管理，努力降低企业生产成本
在物资管理中引入数字化管理，以系统控制论为指导，运用工业自动控制理论，以计算机网络技术为手段，通过规范工作流程，建立规章制度，整合管理资源，实现业务流程再造，力求做到管理业务透明化、管理层次扁平化、管理控制制度化和管理信息数字化。
1、在计划控制上，信息系统依据企业年度预算指标，按月均形成分类预算，限定月需求计划。厂矿（车间）上报月需求计划，经厂矿物资主管部门、厂矿长、财务科网上三级审核后上传计划到采购部门。超过预算的计划，信息系统自动锁定无法输入审核，保证当期计划的准确性。
2、在合同控制上，采购人员接到厂矿月需求计划后，不是简单的直接采购，而是首先利用库房管理系统，查询当时全部库存信息，进行利库处理。如无库存由计划人员确定招标采购方案，由采购人员在系统中起草机制采购合同文本，计划员任何人无权修改中标结果，必须由计算机管理人员负责更改基础资料。
3、在入库核销上，采购人员依据厂矿计划及采购合同，在网上开具入库单。入库单上标明供应商名称、合同编号、品名规格、计量单位、入库数量等。保管员直接在网络上填写实际交库量，系统自动在合同中减去所开具的物资数量，避免超合同和无合同供货现象的发生。保管员确认入库数量后，由系统自动转入财务管理系统，采购人员在财务系统中挂账，通过执行供应商ABC分类付款办法，对外付款。挂账付款的制度化，减少了投标方的回款顾虑，促进了投标方的积极性。实践中表明，在物资采购中应用数字化管理，会大大降低企业的生产成本。
总之，把计划管理放在突出位置，充分发挥计划管理的“龙头”作用，实施计划审核关口前移，就能编制出科学、合理的物资采购计划，达到既保证生产、又不增加库存的目的，企业就能在激烈的市场竞争下立于不败之地。
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