商务写作基础知识

时间:2023-02-24 17:43:48 写作基础 我要投稿
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关于商务写作基础知识

  写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有我们需要做的就是,用简单朴实的语言,准确的表达自己的意思,让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点,我们总结了几方面的内容,希望对您写作商务信函有借鉴作用。

关于商务写作基础知识

  商务写作基础知识1

  1.口语化

  每一封信函的往来,都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的,所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解,以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”,于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Your letter has been received”,“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其实我们简单的来理解一下,每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗?只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句,用我/我们做主语,这样才能让我们的信函读起来热情,友好,就象两个朋友之间的谈话那样简单,自然,人性化。

  想象一下,如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时,您会怎么说?我想您会说“I am sorry we cannot deliver the goods today”。既然在电话中您会这样说,为什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”?放弃这种所谓的“生意腔”吧,让您的信也象谈话那样简单,自然,人性化。

  2.语气语调

  由于您写的信函都是有其目的性的,所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下,您写这封信函是想达到一个什么样的目的,您希望对收信人产生一种怎样的影响呢?是歉意的,劝说性的,还是坚决的,要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。

  3.真诚

  不管是生活中的交往还是生意上的合作,真诚是最重要也是最基础的,所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。不管说什么,都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍,确保如果此时对方正在电话中与您通话,他一定能够感受到您的自然和真诚。

  4.直接

  跟您一样,您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以,信函一定要写得简明扼要,短小精悍,切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容,请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅,反而会混淆视听,非但不能让读者感兴趣,反而会让他们恼火,产生反感。

  5.礼貌

  我们这里所说的礼貌,并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要体现一种为他人考虑,多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流,那么就算您这次拒绝了对方的要求,也不会因此失去这个朋友,不会影响今后合作的机会。

  特别要注意,当双方观点不能统一时,我们首先要理解并尊重对方的'观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时,请表现一下您的高姿态,您可以据理力争,说明您的观点,但注意要讲究礼节礼貌,避免用冒犯性的语言。

  还要提醒一点,中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情,一旦过了头,效果反而不好。礼貌过了头,可能会变成阿谀奉承,真诚过了头,也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”,才能达到预期的效果。

  6.简洁

  就象前面提到的,要用简洁朴实的语言来写信函,让您的信函读起来简单,清楚,容易理解。用常见的单词,避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达,就不要用词组。多用短句,因为短句更容易理解。少用“and”,“but”,“however”,“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里,不要使用多个相同含义的单词。比如,您前面写了“goods have been sent”,那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。

  7.精确

  当涉及到数据或者具体的信息时,比如时间,地点,价格,货号等等,尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚,更有助于加快事务的进程。

  8.针对性

  请在邮件中写上对方公司的名称,或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的,而不是那种群发的通函,从而表示对此的重视。当然,如果您无法确定收信人的名字,那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。

  9.语言朴实

  前面我们说过,商务信函不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯,他们更愿意使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时,也要尽量避免华丽复杂的词句。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”,就不如直接写成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”,这样才更加符合西方人的语言习惯。

  10.回复迅速及时

  给买家的回复,千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复,从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时,就可能因为抢不到先机而失去商机。

  11.标题

  这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到,事实上,E-mail的标题是很重要的一个部分,您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容,看起来象群发的垃圾邮件的话,很多买家就会直接删除。比如这样的标题“How are you?”,“Can we work together?”,建议您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile's Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”这样您的邮件会显得更加专业。

  13.校对

  写完之后,一定要检查。最基本是要确保拼写和语法正确,然后检查一下您所提供的事实,数据等是否有错。我们都会犯错,但即使在您的信函里有一个极小的失误,也可能会破坏您在沟通方面的可信度,并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影。

  商务写作基础知识2

  商务写作技巧

  使用第一人称而不用无人称句子

  Wrong: "The operational goals of this organization include an increase in morale as well as overall job satisfaction."

  错误示例:这个组织的运作目标包括鼓舞士气和提高工作满意度。

  Right: "I want to enjoy working here. I'll bet you do, too."

  正确示例:我想要享受在这儿工作。我相信你也是。

  使用生动的语言而不是陈词滥调

  Wrong: "This action item calls for out-of-the-box thinking."

  错误示例:这项任务要求大胆开阔的想法。

  Right: "If you've got an idea that you're afraid might be half-baked, let's consider it anyway."

  正确示例:如果你有一个想法,那你担心会中途流产,没关系先考虑再说。

  不要重复自己说的话

  Wrong: "This training program teaches you to learn the best tricks, tips, techniques and skills for every stage of the market process."

  错误示例:这个培训项目能教会你营销过程中最好的手段、方法、技巧和技能。

  Right: "This program teaches the best marketing tricks."

  正确示例:这个项目能教会你最好的营销手段。

  用名词和动词而不是形容词和副词

  Wrong: "We have an exciting, brand new product that will easily and quickly solve your most difficult sales process problems."

  错误示例:我们推出了一款令人振奋的、全新的`产品,它能够轻易解决我们面临的最难的销售问题。

  Right: " This product will help you turn prospects into customers in less time."

  正确示例:这款产品能够帮助你在较短时间内开拓新用户。

  展示证据而不是观点

  Wrong: "We have the best service, the most reliable product and the friendliest salespeople."

  错误示例:我们有最好的服务,最值得信赖的产品和最友善的销售人员。

  Right: "We won the XYZ best service award. Twice."

  正确示例:我们赢得了XYZ最佳服务奖两次。

  商务写作注意事项

  切忌主客不分或模糊。

  例子: Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.应改为 Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We决定呀, 不是report.)

  句子不要零碎。

  例子: He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance. 两个句子应该连在一起:He decided not to audit the last ten contracts because of our previous objections about compliance.

  结构对称,令人容易理解。

  例子: The owner questioned the occupant's lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings. 应改为: The owner questioned the occupant's lease intentions and ink alterations of the contract.

  单复数不要搞乱,不然会好刺眼,看着不舒服。

  例如: An authorized person must show that they have security clearance. 应改为 Authorized persons must show that they have security clearance.

  动词和主语要呼应。

  想想这两个句子的分别: 1. This is one of the public-relations functions that is under-budgeted. 2. This is one of the public-relations functions, which are under-budgeted.

  时态和语气不要转换太多。

  看商务英语已经是苦事,不要浪费人家的精力啊。

  标点要准确。

  例如: He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment. 应改为: He did not make repairs; however, he continued to monitor the equipment.

  选词正确。

  像 affect和effect,operative和operational等 等就要弄清楚才好用啦。

  拼字正确。

  有电脑拼字检查功能后,就更加不能偷懒。

  大小写要注意。

  除非 必要不要整个词都大写,除非要骂人。例如: MUST change to OS immediately. 外国人就觉得不礼貌和喝令人一样。要强调的话,用底线,斜字,粗体就可以了。

  商务写作基础知识3

  (一)商务文书的分类

  在实际工作中,大家可能会遇到形形色色、各种各样的商务文书,根据其形式和内容用途可以大致将其划分为以下的类型:

  1.按形式来划分

  以形式作为划分标准,商务文书可以大致分为以下两类:

  固定格式的商务文书

  常见的固定格式的商务文书主要有:商务合同、邀请信、通知、请示以及批复。相比较而言,这类商务文书的格式是有比较规范的要求的。

  非固定格式的商务文书

  而所谓非固定格式的商务文书,在日常工作中则往往应用得更为广泛,其中最为大家所熟悉的就是随着计算机和网络一起兴起的电子邮件。

  2.按内容用途来划分

  以内容以及用途作为划分标准,商务文书则又可以分为以下两类:

  通用的商务文书

  常见的`通用商务文书主要有:通知、会议纪要、请示、批复、总结、备忘录以及报告等。由于相对于礼仪性商务文书而言,这些文体使用得更为频繁,所以在课程后面的内容中将对它们的写作方法进行专门的讨论。

  礼仪性的商务文书

  而所谓礼仪性的商务文书,则主要是指贺信、贺电、邀请书、请柬以及慰问信。

  (二)商务文书写作的作用

  正如前文所提到的,商务文书写作是很多人工作的一部分;而每个人工作首先都是有私心的,即工作首先是为了生存而不是为了做出贡献,然后再将私心通过公心来实现——公司或单位好,个人才可以好。因此,商务文书写作对于更好地完成大家的工作是非常重要的。

  《福布斯》杂志的创始人——马尔克姆·福布斯曾经说“一封好的商务信函,可以让你得到一次面试的机会,帮助你摆脱困境,或者为你带来财富”。也就是说,写好商务文书在一定程度上能够给大家带来很大的经济利益。

  【案例1】

  单向沟通的表现

  日常工作生活中有很多陷入单向沟通的例子,比如说短信。在一般情况下,无论对方是否想接收短信,只要手机开着他就会收到,并且往往根据他自己当时的心情去诠释短信的内容。而发送人的心情则通常难以得到传递,由此而引发不必要的误会和误解。

  (三)学习商务文书写作的关键

  商务文书写作的核心内容包括以下几个部分,这些内容也就是本课程的主要构成:

  商务文书的写作步骤以及相应的重点;

  商务文书的写作技巧;

  商务文书写作的注意事项;

  商务文书写作应掌握的范例。

  (四)商务文书写作的特点与要素

  1.商务文书写作的特点。提炼出商务文书以下的特点:

  简明

  正所谓“句中无余字,篇内无赘语”,“简明”是商务文书首要特点。

  准确

  而所谓“准确”,就是要求商务文书要做到“一字入公文,九牛拔不出”,不要像“关门闭户掩柴飞”这样的表达一样将同样一个意思重复三次。在意思清楚的前提下,商务文书写作应追求尽量用一段话、一句话甚至是一个词将核心意思表达出来。

  朴实

  所谓“朴实”,就是指在商务文书写作中不要去刻意地堆砌辞藻,一代文豪白居易尚且不这样做,我们就更不必在这个方面显示自己的实力和水平了。

  庄重

  所谓“庄重”,是指在商务文书中对整体风格的把握不要过于诙谐幽默,太多的玩笑会极大地影响文书的严肃性。

  规范

  商务文书写作在很多方面还具有规范性强的特点,其中标点符号的规范性就尤为重要,但是却往往被大家所忽视。

  2.商务文书写作的要素

  商务文书写作有以下四个要素:

  主旨

  所谓“主旨”,就是指商务文书的中心思想,即作者所要表达的意思。就是应该对方看到该商务文书后产生作者所希望的感受和行动。在主旨方面,应该遵循“正确、务实、集中、鲜明”的原则。

  材料

  好的商务文书不是一蹴而就,需要围绕作者的主旨来收集很多相关方面的素材。在材料方面,应该遵循“收集要多、选择要严、使用要巧”的原则。

  结构

  好的商务文书还应该具有良好的结构,否则会导致在不应该浪费笔墨的地方花费很多不必要的时间,而需要去强调的内容则被相应的弱化。在结构方面,可以选择“篇段合一式、分层表达式、分条列项式”等方式。

  语言

  如果说主旨、材料以及结构构成了商务文书的骨骼,那么在其中行文的语言就是对其进行填充和丰富的血肉。在语言方面,应该做到“风格平直朴实庄重、表达规范准确简练”,最低要求也必须进行拼写检查以保证用词的准确。

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