文件管理制度15篇（热门）
在我们平凡的日常里，需要使用制度的场合越来越多，好的制度可使各项工作按计划按要求达到预计目标。那么相关的制度到底是怎么制定的呢？以下是小编收集整理的文件管理制度，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。
文件管理制度1
文件的收发、阅批、执行、催办工作是医院实施有效行政管理的重要途径,各级领导和部门必须执行如下规定:
1、由上级机关下发的各类行政、政工、医疗科研教学和后勤等方面的下行文件,都应由医院办公室签收登记,各职能部门和个人不能私自签收保存文件。
2、医院办公室主任负责对各类收文的审阅,并按文件性质送有关主管领导或部门传阅和执行。院级领导批阅一般文件不超过三天,重要文件立即批阅。
3、各职能部门对院领导批示文件应在规定时间抓好落实,落实后应将执行情况与原文件一并返回院办。
4、院办文秘人员负责对文件批转及执行过程中的督促、检查,有权对延误工作的`部门提出批评。
5、执行文件批转过程中的签收、注销规定,对丢失文件、延误工作者应予批评,严重影响工作造成损失者向院领导提出处理意见。
6、各类文件在批转过程中必须使用规定的纸张和笔(钢笔、毛笔)书写,字迹要工整。
文件管理制度2
维修技术资料、工艺文件管理制度之相关制度和职责
1、技术负责人负责收集汽车维修的法律、法规和国家标准、行业标准以及相关技术标准，具备所承修车型相关维修技术标准和工艺文件，确保文件完整并及时更新，以上资料交由资料管理员保管。
2、资料管理员对所有资料进行分类编号，定期对资料进行盘点并做好记录，发现问题及时向领导汇报。
3、借用资料时，资料管理员应认真、完整地填写资料借用登记表。
4、借用人对资料必须爱护，保证资料的完好、整洁。对于使用中出现的'损坏现象，应主动向管理员说明，并酌情赔偿。
5、如资料遗失，将追究借用人责任，限期购回此书或及时复印此书，资料管理员对借用人进行遗失登记，当再次出现遗失情况，限制其使用权，并上报领导。
6、为保证资料内容清晰完整，翻阅资料时双手一定要洁净，凡出现资料破损，粘上油腻、不清洁将追究借用人责任，限制其使用权。
文件管理制度3
1、目的：
为适应公司全方位规范化管理，做好公司文件管理工作，确保使用文件的统一性和有效性，使之规范化和制度化，特制定本制度。
2、适用范围：
本制度适用于公司所有文件的管理。
3、定义：
公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。
4、文件处理程序：
公司各部门都应坚持实事求是、尊重客观、理论联系实际、认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。
4.1总裁办负责公司行政文件的编制、发放、登记、存档、更改、回收、作废等管理工作。
4.2公司各职能部门负责本部门的文件编制、编号、登记、存档、更改和专用文件的管理，发放文件必须在总裁办备份存档，并接受总裁办的.检查与监督。
5、文件分类：公司的公文主要可分为以下类：
5.1管理制度：适用于公司各部门的规范性程序的明确，包括条例、制度、规定、管理办法。“条例”一般应用于系统性制度汇编；“制度”一般应用于某一方面职能的明确；“规定”应用于一项具体工作的明确；“管理办法”一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。
5.2工作通知：适用于转发上级文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项；
5.3人事通知适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事项的公布。
5.4工作报告适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。
5.5会议纪要适用于公司各级会议进行的记录的文件。
5.6对外发函适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。
5.7决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。
5.8通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息。
5.9请示：向上级请求批示与批准，用“请示”。
5.10批复：答复请示事项用“批复”。
6、文件格式：
6.1公司所有文件采用A4竖版模式，四周页边距设置为2.5CM，页脚设置为1.5CM，采用数字形式；6.2文件首页顶部添加公司徽标和中英文名称。
6.3文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送)单位(部门）等部分组成；
6.4文件标题使用华文中宋体小二号，其他均使用宋体五号，1.5倍行距。标题与公司徽标间空一行；标题下方靠右为发文编号；发文编号与正文之间可空一行；正文中小标题可使用粗体；章节段落之间可空一行；文件落款位置偏右，正文与落款之间空二行；有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，与正文间隔一行、与落款间隔二行。
6.5发文字号包括代号、年号、顺序号；公司各类文件须统一编制发文编号，编号数字不分按年度时间顺序排序。
6.5.1公司级发文瑞普总字【xx】号，一般适用公司级重大决定、战略、管理制度等方面发文，其他各部门发文为该部门为主要责任的相关工作文件，一般不具有全局性。 6.5.2人事任免类发文瑞普人字【xx】号
6.5.3总裁办发文瑞普办字【xx】号
6.5.4财务部发文瑞普财字【xx】号
6.5.5研发部发文瑞普研字【xx】号
6.5.6质管部发文瑞普质字【xx】号
6.5.7营销中心发文瑞普销字【xx】号
6.6签发人：制度类和通知类文件在落款处上方应加“签发人”项目，由相关负责人手写签名。文件底部应添加与文字页面等宽两横线，两横线间下添加“报送、发送、抄送、印制份数”等项目，1.5倍行距。“报送”为需要了解此文件的总监级以上领导，“主送”对象为该文件直接关系到的部门或人员，“抄送”对象为该文件不直接相关却应该了解的部门或人员。对于版面一页稍多的文件，文档正文部分可以适当缩小行距，使该文件保持在一页内，但是如果不能保证盖章生效和相关领导签字，在文件的第二页开头可写明此页无正文的字样。
6.7密级：公司文件密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”、“内部文件”四级，注在文件的右上角。
6.8紧急程度：最紧急、最重要、权重最大的工作或事项，标注“紧急”或“急”字样，经理、主管以上人员阅办此类文件要求引起高度关注，以最快的速度，组织最有力的资源，统筹安排、科学组织、协调配合、逐项落实，确保工作在规定的时间内按期完成。
6.9具体要求：
6.9.1文件标题应准确简要概括文件的主要内容；
6.9.2文件中包括项目符号、文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写，分层标识。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称，文件必须加盖公司公章。
6.9.3文件最后一页的页脚横线上方有主题词；
6.9.4公司两页以上页数文件都必须添加页码，位置为页面底端，对齐方式为居中，首页显示页码，格式为默认格式；
6.9.5文件内容要求按章按条款依次排列，结构完整、层次清楚；实事求是、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、标点正确、用字准确、格式规范；
6.9.6本规定中其他未规定事宜，应按照应用文标准格式编辑。
7、收文：
7.1收文一律使用《天津瑞普生物技术股份有限公司收文簿》；
7.2外单位来文均由总裁办指定专人收文，由总裁办统一拆封、登记，由行政总监填写《文件阅办单》提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门或领导，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。
7.3文书处理工作：
7.3.1文书处理包括文件的分送、传递、承办、催办、签收、保管、立卷归档等程序；
7.3.2部门文件平时的管理，要求实行分类管理，文件夹侧面标题设置为4个字，添加公司徽标和英文简称。如：行政管理、公司制度、公司证件、数据统计。文件夹内设目录便于查找。标题格式详见附表；
8、发文：
8.1发文执行天津瑞普生物技术股份有限公司发文流程，发文程序如下：公司内部发文：
拟稿人→核稿人：部门主管领导（经理、总监）审核→公司主管领导（总监、副总裁）核准→编号→打印→盖章（签字）→发文→备案对外发文：
拟稿人→部门经理或总监、副总裁审核→总裁核准→编号→打印→盖章（签字）→发文→备案
9、附则：
9.1本制度的最终解释权及修改权归天津瑞普生物技术股份有限公司总裁办；
9.2本制度的制定、解释、修改等工作由公司总裁办负责，经公司总裁批准后下发；
9.3本制度自下发之日起生效。
9.4附相关支持性文件。
9.4.1文件页面格式
9.4.2文件阅办单
9.4.3公文拟稿纸
9.4.4标题格式
文件管理制度4
（一）公文管理
⒈公文种类：人大常委会共有三类公文，人大常委会文件、人大常委会党组文件、人大常委会办公室文件，各委室原则上不对外独立行文。如确需行文，由各委室会同办公室商定。
⒉公文起草：按照领导指示或交办，由工作人员拟稿。以常委会或党组文件发文，由常委会主要领导签发；以办公室文件发文，一般由办公室主任签发。起草文件一律用制式文件拟稿行文。文印结束后，底稿交由文书存档。因多次修改底稿无法存档的，由拟稿人誊抄整理后送文书存档。
⒊公文打印：需要印发的正式文件或较大型会议的有关材料一律在政府印刷所胶印，其它文件一般安排油印。文件材料的印刷，应填写两联单，由办公室分管副主任签字后印刷，以便于帐目结算。
⒋公文校对：由拟稿人校对，并由核稿人再次进行校对，确认无差错后方可印制。
⒌公文装订：文件印完后，起草人要及时进行装订，并将文件分发的具体要求向办公室公务员交待清楚。グ嫒ㄋ有
⒍公文分发：公务员接到文件后应及时进行发文登记，一般性文件要抓紧送达有关单位，急办文件随印随发。
⒎公文存档：对文件正稿和底稿，文秘人员要及时交文档管理人员，文书要及时存档立卷，不得漏存漏报。
（二）档案管理
⒈文件档案实行专人管理。所有密级文件和内部资料，要严格登记、传阅和借阅手续，严防文件丢失和失泄密事故发生。
⒉严格文档借阅制度。借阅文件要经办公室分管领导同意。未经允许，非工作人员不得随意出入档案室。阅文人员应在办公室或指定的阅文室阅读文件，不准将文件随意带出或乱放，不准将文件带回家中。
⒊对收到的`各类文件，文档人员要及时查收并按要求进行传阅，传阅文件要做到：勤传、勤收、勤催办，不拖不压，不误事。传阅完毕后，分类保管，积极提供利用，并做好年终文件的。清退工作。
⒋废旧文件不得同旧报刊混同处理，一律打捆送造纸厂打浆，以防失泄密和影响单位形象。
文件管理制度5
为了更好地规范各类文件的起草、收发、报送、保管等环节，特制定本制度。
一、上级来文和外单位来文。办公室人员对上级来文和外单位来文首先要在收文登记簿上详细登记，来文单位、日期、份数、密级、字号等要登录清楚，其次填写好文件阅办卡并粘贴于原文上面，并送总经理批示，总经理批示后送有关人员传阅，总经理有批办意见的，办公室应提醒有关人员批示阅办结果，并将阅办结果送总经理阅。所有传阅人阅毕交办公室应及时将文件收回，分类别分单位存入档案袋。
二、本单位各类文件包括简报的起草均有办公室人员负责起草，部门专业文件由各部门专业人员保起草，凡以文件或纪要简报名义上报或下发的文件均由办公室填写发文卡，由签发人即总经理签发后，并详细填写发文登记簿方可复印并存档，没有总经理签发的文件不能发出和存档。
三、上报和发往其他单位的文件应填写文件送达登记簿，由接收文件人签字后方可，否则，不能擅自将文件交予他人，而不办理签收手续。
四、报告、请示、汇报、制度、规定等均应以文件形式印发，宣传活动类一般应以简报形式印发，每周例会的纪要内容均以纪要形式印发。落实公司会议精神的`情况汇报应以文件形式上报。
五、凡打印的错文件应及时销毁，以免机密外泄。
六、借阅文件超过八小时的应办理借阅手续，否则不以外借。借阅文件者只限本单位人员，重要文件的借阅均由总经理批准。
太原吉祥汇物业管理有限公司 20xx年7月22日
文件管理制度6
一、档案资料的管理规定
1、为保证所有文件、合同、各类档案资料能全面地保存并管理，同时也方便各部门有效地使用所有资料，公司的文档资料实行统一管理制度。
2、由运营中心负责公司所有文档资料保存和管理工作。
3、各部门例会和重要会议均要有会议纪要并提交运营中心。
4、所有业务合同原件一式三份，一份交客户，另两份分别由业务部、财务部存档，各业务部每月整理汇总合同清单。
5、图书资料由各部门自己保管，但各部门需向运营中心提交清单，并在每次新增资料后及时向运营中心提交新增的`资料清单。
二、文档资料的主要范围
1、公司所有重要文件包括决议、通知、通报、请示、报告、批复、公司信函、会议纪要、公告等；
2、公司的各种规划、计划、总结等资料；
3、各部门例会和重要会议的会议纪要；
4、员工个人档案(员工信息表、个人简厉、体检表、身份证复印件、学历复印件及其它相关重要证件的复印件)以及员工奖罚记录、考勤记录、借用设备记录、绩效考核等资料；
5、员工提案、述职报告等文字材料。
三、文档资料的调用原则及规定
1、调用文档要严格按照分级调用相关文档的原则。
2、调用本部门文档，须经本部门经理申批。
3、调用外部门文档，经双方经理同意并填写有关调用文档表格方可调用。
4、未经批准任何人不得擅自越级或跨部门调用文档，违者按情节轻重予以处罚。
文件管理制度7
第一章总则
第一条
为了加强市政基础设施工程施工技术文件的规范化管理，使其真实反映工程实体质量和管理水平，根据《中华人民共和国建筑法》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》和国家有关规范、标准，制定本规定。
第二条
本规定所称高超基础设施工程，是指城市范围内道路、桥架、广场、隧道、公共交通、排水、供水、供气、供热、污水处理、垃圾处理处置等工程。
第三条
本规定适用于新建、改建、扩建的市政基础设施工程。凡参加上述工程的有关单位按本规定执行。本规定中未涉及到的或有特殊要求需要增、减内容的，应按国家有关规定和设计要求执行。
第四条
市政基础设施工程施工技术文件，是指在施工过程中，施工单位执行工程建设强制性标准和国家、地方有关规定而填写、收集、整理的文字记录、图纸、表格、音像材料等必须归档保存的文件。
第五条
市政基础设施工程施工技术文件，应按本规定的统一表格、表式(见附件)填写;未规定统一表格、表式的，省级建设行政主管部门可根据需要作出规定。
第二章管理与职责
第六条
市政基础设施工程施工技术文件由施工单位负责编制，建设单位、施工单位负责保存，其他参建单位按其在工程中的相关职责做好相应工作。
建设单位应按《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-20xx)的要求，于工程竣工验收后三个月内报送当地城建档案管理机构。
第七条
实行总承包的工程项目，由总承包单位负责汇集、整理各分包单位编制的有关施工技术文件。
第八条
市政基础设施工程施工技术文件应随施工进度及时整理，所需表格应按本规定中的要求认真填写、字迹清楚、项目齐全、记录准确、完整真实。
第九条
市政基础设施工程施工技术文件中，应由各岗位责任人签认的，必须由本人签字(不得盖图章或由他人代签)。工程竣工，文件组卷成册后必须由单位技术负责人和法人代表或法人委托人签字并加盖单位公章。
第十条
建设单位与施工单位在签订施工合同时，应对施工技术文件的编制要求和移交期限做出明确规定。建设单位应在施工技术文件中按有关规定签署意见。实行监理的工程应有监理单位按规定对认证项目的认证记录。
第十一条
建设单位在组织工程竣工验收前，应提请当地的城建档案管理机构对施工技术文件进行预验收，验收不合格不得组织工程竣工验收。城建档案管理机构在收到施工技术文件七个工作日内提出验收意见，七个工作日内不得出验收意见，视为同意。
第十二条
不得任意涂改、伪造、随意抽撤损毁或丢失文件，对于弄虚作假、玩忽职守而造成文件不符合真实情况的，由有关部门追究责任单位和个人的责任。
第三章内容与要求
第十三条
施工组织设计
(一)施工单位在施工之前，必须编制施工组织设计;大中型的工程应根据施工组织总设计编制分部位、分阶段的施工组织设计。
(二)施工组织设计必须经上一级技术负责人进行审批加盖公章方为有效，并须填写施工组织设计审批表(合同另有规定的，按合同要求办理)。在施工过程中发生变更时，应有变更审批手续。
(三)施工组织设计应包括下列主要内容：
1、工程概况：工程规模、工程特点、工期要求、参建单位等。
2、施工平面布置图。
3、施工部署和管理体系：施工阶段、区划安排;进度计划及工、料、机、运计划表和组织机构设置。组织机构中应明确项目经理、技术责任人、施工管理负责人及其它各部门主要责任人等。
4、质量目标设计：质量总目标、分项质量目标，实现质量目标的主要措施、办法及工序、部位、单位工程技术人员名单。
5、施工方法及技术措施(包括冬、雨季施工措施及采用的新技术、新工艺、新材料、新设备等)。
6、安全措施。
7、文明施工措施。
8、环保措施。
9、节能、降耗措施。
10、模板及支架、地下沟槽基坑支护、降水、施工便桥便线、构筑物顶推进、沉井、软基处理、预应力筋张拉工艺、大型构件吊运、混凝土浇注、设备安装、管道吹洗等专项设计。
第十四条
施工图设计文件会审、技术交底。
(一)工程开工前，应由建设单位组织有关单位对施工图设计文件进行会审并按单位工程填写施工图设计文件会审记录。设计单位应按施工程序或需要进行设计交底。设计交底应包括设计依据、设计要点、补充说明、注意事项等，并做交底纪要。
(二)施工单位应在施工前进行技术交底。各种交底的文字记录，应有交底双方签认手续。
第十五条
原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证书、出厂检(试)验报告及复试报告。
(一)一般规定
1、必须有出厂质量合格证书和出厂检(试)验报告，并归入施工技术文件。
2、合格证书、检(试)验报告为复印件的必须加盖供货单位印章方为有效，并注明使用工程名称、规格、数量、进场日期、经办人签名及原件存放地点。
3、凡使用新技术、新工艺、新材料、新设备的，应有法定单位鉴定证明和生产许可证。产品要有质量标准、使用说明和工艺要求。使用前应按其质量标准进行检(试)验。
4、进入施工现场的原材料、成品、半成品、构配件，在使用前必须按现行国家有关标准的规定抽取试样，交由具有相应资质的检测、试验机构进行复试，复试结果合格方可使用。
5、对按国家规定只提供技术参数的测试报告，应由使用单位的技术负责人依据有关技术标准对技术参数进行判别并签字认可。
6、进场材料凡复试不合格的，应按原标准规定的要求再次进行复试，再次复试的结果合格方可认为该批材料合格，两次报告必须同时归入施工技术文件。
7、必须按有关规定实行见证取样和送检制度，其记录、汇总表纳入施工技术文件。
8、总含碱量有要求的地区，应对混凝土使用的水泥、砂、石、外加剂、掺合料等的含碱量进行检测，并按规定要求将报告纳入施工技术文件。
(二)水泥
1、水泥生产厂家的检(试)验报告应包括后补的28天强度报告。
2、水泥使用前复试的主要项目为：胶砂强度、凝结时间、安定性、细度等。试验报告应有明确结论。
(三)钢材(钢筋、钢板、型钢)
1、钢材使用前应按有关标准的规定，抽取试样做力学性能试验;当发现钢筋脆断，焊接性能不良或力学性能显著不正常等现象时，应对该批钢材进行化学成分检验或其它专项检验;如需焊接时，还应做可焊接性试验，并分别提供相应的试验报告。
2、预应力混凝土所用的高强钢丝、钢绞线等张拉钢材，除按上述要求检验外，不定期应按有关规定进行外观检查。
3、钢材检(试)验报告的项目应填写齐全，要有试验结论。
(四)沥青
沥青使用前复试的主要项目为：延度、针入度、软化点、老化、粘附性等(视不同的道路等级而定)。
(五)涂料
防火涂料应具有经消防主管部门的认定证明材料。
(六)焊接材料
应有焊接材料与母材的可焊性试验报告。
(七)砌块(砖、料石、预制块等)
用于承重结构时，使用前复试项目为：抗压、抗折强度。
(八)砂、石
工程所使用的砂、石应按规定批量取样进行试验。试验项目一般有：筛分析、表观密度、堆积密度和紧密密度、含泥量、泥块含量、针状和片状颗粒的总含量等。结构或设计有特殊要求时，还应按要求加做压碎指标值等相应项目试验。
(九)混凝土外加剂、掺合料
各种类型的混凝土外加剂、掺合料使用前，应按相关规定中的要求进行现场复试并出具试验报告和掺量配合比试配单。
(十)防水材料及粘接材料
防水卷材、涂料、填缝、密封、粘接材料，沥青马蹄脂、环氧树脂等应按国家相关规定进行抽样试验，并出具试验报告。
(十一)防腐、保温材料
其出厂质量合格证书应标明该产品质量指标、使用性能。
(十二)石灰
石灰在使用前就按批次取样，检测石灰的氧化钙和氧化镁含量。
(十三)水泥、石灰、粉煤灰灯混合料
1、混合料的生产单位按规定，提供产品出厂质量合格证书。
2、连续供料时，生产单位出具合格证书的有效期最长不得超过7天。
(十四)沥青混合料
沥青混合料生产单位应按同类型、同配比、每批次至少向施工单位提供一份产品质量合格证书。连续生产，每20xx吨提供一次。
(十五)商品混凝土
1、商品混凝土生产单位应按同配比、同批次、同强度等级提供出厂质量合格证书。
2、总含碱量有要求的地区，应提供混凝土碱含量报告。
(十六)管材、管件、设备、配件
1、厂(场)、站工程成套设备应有产品质量合格证书、设备安装使用说明等。工程竣工后整理归档。
2、厂(场)、站工程的其它专业设备及电气安装的材料、设备、产品按现行国家或待业相关规范、规程、标准要求进行进场检查、验收，并留有相应文字记录。
3、进口设备必须配有相关内容的中文资料。
4、上述1、2两项供应厂家应提供相关的检测报告。
5、混凝土管、金属管生产厂家应提供有关的强度、严密性、无损探伤的检测报告。施工单位应依照有关标准进行检查验收。
(十七)预应力混凝土张拉材料
1、应有预应力锚具、连接器、夹片、金属波纹管等材料的出厂检(试)验报告及复试报告。
2、设计或规范有要求的桥梁预应力锚具，锚具生产厂家及施工单位应提供锚具组装件的静载锚固性能试验报告。
(十八)混凝土预制构件
1、钢筋混凝土及预应力钢筋混凝土梁、板、墩、柱、挡墙板等预制构件生产厂家，应提供相应的能够证明产品质量的基本质量保证资料。如：钢筋原材复试报告、焊(连)接检验报告;达到设计强度值的混凝土强度报告(含28天标养及同条件养护的);预应力材料及设备的检验、标定和张拉资料等。
2、一般混凝土预制构件如栏杆、地袱、挂板、防撞墩、小型盖板、检查井盖板、过梁、缘石(侧石)、平石、方砖、树池砌件等，生产厂家应提供出厂合格证书。
3、施工单位应依照有关标准进行检查验收。
(十九)钢结构构件
1、做为主体结构使用的钢结构构件，生产厂家应依照本规定提供相应的能够证明产品质量的基本质量保证资料。如：钢材的复试报告、可焊性试验报告;焊接(缝)质量检验报告;连接件的检验报告;机械连接记录等。
2、施工单位应依照有关标准进行检查验收。
(二十)各种地下管线的各类井室的井圈、井盖、踏步等，应有生产单位出具的质量合格证书
(二十一)支座、变形装置、止水带产品应有出厂质量合格证书和设计有要求的复试报告
第十六条
施工检(试)验报告
(一)凡有见证取样及送检要求的，应有见证记录、有见证试验汇总表。
(二)压实度(密度)、强度试验资料
1、填土、路床压实度(密度)资料
(1)有按土质种类做的最大干密度与最佳含水量试验报告。
(2)有按质量标准分层、分段取样的填土压实度试验记录。
2、道路基层压实度和强度试验资料
(1)石灰类、水泥类、二灰类等无机混合料基层的标准击实试验报告。
(2)有按质量标准分层分段取样的压实度试验记录。
(3)道路基层强度试验报告。
A、石灰类、水泥类、二灰类等无机混合料应有石灰、水泥实际剂量的检测报告。
B、石灰、水泥等无机稳定土类道路基层应有7天龄期的无侧限抗压强度试验报告。
C、其它基层强度试验报告。
3、道路面层压实度资料
(1)有沥青混合料厂提供的标准密度。
(2)有按质量标准分层取样的实测干密度。
(3)有路面弯沉试验报告。
(三)水泥混凝土抗压、抗折强度，抗渗、抗冻性能试验资料
1、应有试配申请单和有相应资质的试验室签发的配合比通知单。施工中如果材料发生变化时，应有修改配合比的通知单。
2、应有按规范规定组数的试块强度试验资料和汇总表。
(1)标准养护试块28天抗压强度试验报告。
(2)水泥混凝土桥面和路面应有28天标养的抗压、抗折强度试验报告。
(3)结构混凝土应有同条件养护试块抗压强度试验报告作为拆模、卸支架、预应力张拉、构件吊运、施加临时荷载等的依据。
(4)冬季施工混凝土，应有检验混凝土抗冻性能的同条件养护试块抗压强度试验报告。
(5)主体结构，应有同条件养护试块抗压强度试验报告，以验证结构物实体强度。
(6)当强度未能达到设计要求而采取实物钻芯取样试压时，应同时提供钻芯试压报告和原标养试块抗压强度试验报告。如果混凝土钻芯取样试压强度仍达不到设计要求时，应由设计单位提供经设计负责人签署并加盖单位公章的处理意见资料。
3、凡设计有抗渗、抗冻性能混凝土，除应有抗压强度试验报告外，还应有按规范规定组数标养的抗涌、抗冻试验报告。
4、商品混凝土应以现场制作的标养28天的试块抗压、抗折、抗渗、抗冻指标作为评定的依据，并应在相应试验报告上标明商品混凝土生产单位名称、合同编号。
5、应有按现行国家标准进行的强度统计评定资料。(水泥混凝土路面、桥面要有抗折强度评定资料)
(四)砂浆试块强度试验资料
1、有砂浆试配申请单、配比通知单和强度试验报告。
2、预应力孔道压浆每一工作班留取不少于三组的.7.07*7.07*7.07立方米试件，其中一组作为标准养护28天的强度资料，其余二级做移运和吊装时强度参与值资料。
3、有按规定要求的强度统计评定资料。
4、使用沥青马蹄脂、环氧树脂砂浆等粘接材料，应有配合比通知单和试验报告。
(五)钢筋焊、连接检(试)验资料
1、钢筋连接接头采用焊接方式或采用锥螺纹、套管等机械连接接头方式的，均应按有关规定进行现场条件下连接性能试验，留取试验报告。报告必须对抗弯、抗增试验结果有明确结论。
2、试验所用的焊(连)接试件，应从外观检查合格后的成品中切取，数量要满足现行国家规范规定。试验报告后应附有效的焊工上岗证复印件。
3、委托外加工的钢筋，其加工单位应向委托单位提供质量合格证书。
(六)钢结构、钢管道、金属容器等及其它设备焊接检(试)验资料应按国家相关规范执行
(七)桩基础应按有关规定，做检(试)验并出具报告
(八)检(试)验报告应由具有相应资质的检测、试验机构出具
第十七条
施工记录
(一)地基与基槽验收记录
1、地基与基槽验收时，应按下列要求进行记录：
(1)核对其位置、平面尺寸、基底标高等内容，是否符合设计规定。
(2)核对基底的土质和地下水情况，是否与勘察报告相一致。
(3)对于深基础，还应检查基坑对附近建筑物、道路、管线等是否存在不利影响。
2、地基需处理时，应由设计、勘察部门提出处理意见，并绘制处理的部位、尺寸、标高等示意图。处理后，应按有关规范和设计的要求，重新组织验收。
一般基槽验收记录可用隐蔽工程验收记录代替。
(二)桩基施工记录
1、桩基施工记录应附有桩位平面示意图。分包桩基施工的单位，应将施工记录全部移交给总包单位。
2、打桩记录
(1)有试桩要求的应有试桩或试验记录。
(2)打桩记录应记入桩的锤击数、贯入度、打桩过程中出现的异常情况等。
3、钻孔(挖孔)灌注桩记录
(1)钻孔桩(挖孔桩)钻进记录。
(2)成孔质量检查记录。
(3)桩混凝土灌注记录。
(三)构件、设备安装与调试记录
1、钢筋混凝土大型预制构件、钢结构等吊装记录。内容包括：构件类别、编号、型号、位置、连接方法、实际安装偏差等，并附简图。
2、厂(场)、站工程大型设备安装调试记录。内容包括：
(1)设备安装设计文件。
(2)设备安装记录：设备名称、编号、型号、安装位置、简图、连接方法、允许安装偏差和实际偏差等。特种设备的安装记录还应符合有关部门及行业规范的规定。
(3)设备调试记录。
(四)施加预应力记录
1、预应力张拉设计数据和理论张拉伸长值计算资料。
2、预应力张拉原始记录。
3、预应力张拉设备——油泵、千斤顶、压力表等应有由法定计量检测单位进行校验的报告和张拉设备配套标定的报告并绘有相应的P—T曲线。
4、预应力孔道灌浆记录。
5、预留孔道实际摩阻值的测定报告书。
6、孔位示意图，其孔(束)号、构件编号与张拉原始记录一致。
(五)沉井下沉时，应填写沉井下沉观测记录
(六)混凝土浇注记录
凡现场浇注C20(含)强度等级以上的结构混凝土，均应填写混凝土浇注记录。
(七)管道、箱涵顶推进记录
(八)构筑物沉降观测记录(设计有要求的要做沉降观测记录)。
(九)施工测温记录
(十)其它有特殊要求的工程，如厂(场)、站工程的水工构筑物，防水、钢结构及管道工程的保温等工程项目，应按有关规定及设计要求，提供相应的施工记录。
第十八条
测量复核及预检记录
(一)测量复核记录
1、施工前建设单位应组织有关单位向施工单位进行现场交桩。施工单位应根据交桩记录进行测量复核并留有记录。
2、施工设置的临时水准点、轴线桩及构筑物施工的定位桩、高程桩的测量复核记录。
3、部位、工序的测量复核记录。
4、应在复核记录中绘制施工测量示意图，标注测量与复核的数据及结论。
(二)预检记录
1、主要结构的模板预检记录，包括几何尺寸、轴线、标高、预埋件和预留孔位置、模板牢固性和模内清理、清理口留置、脱模齐涂刷等检查情况。
2、大型构件和设备安装前的预检记录应有预埋件、预留孔位置、高程、规格等检查情况。
3、设备安装的位置检查情况。
4、非隐蔽管道工程的安装检查情况。
5、补偿器预拉情况、补偿器的安装情况。
6、支(吊)架的位置、各部位的连接方式等检查情况。
7、油漆工程。
第十九条
隐蔽工程检查验收记录
凡被下道工序、部位所隐蔽的，在隐蔽前必须进行质量检查，并填写隐蔽工程检查验收记录。隐蔽检查的内容应具体，结论应明确。验收手续应及时办理，不得后补。需复验的要办理复验手续。
第二十条
工程质量检验评定资料
(一)工序施工完毕后，应按照质量检验评定标准进行质量检验与评定，及时填写工作质量评定表。表中内容应填写齐全，签字手续完备规范。
(二)部位工程完成后应汇总该部位所有工序质量评定结果。进行部位工程质量等级评定。签字手续完备、规范。
(三)单位工程完成后，由工程项目负责人主持，进行单位工程质量评定，填写单位工程质量评定表。由工程项目负责人和项目技术负责人签字，加盖公章作为竣工验收的依据之一。
第二十一条
功能性试验记录
(一)一般规定
功能性试验是对市政基础设施工程在交付使用之前所进行的使用功能的检查。功能性试验按有关标准进行，并有有关单位参加，填写试验记录，由参加各方签字，手续完备。
(二)市政基础设施工程功能试验主要项目一般包括：
1、道路工程的弯沉试验。
2、无压力管道严密性试验。
3、桥梁工程设计有要求的动、静载试验。
4、水池满水试验。
5、消化池气密性试验。
6、压力管道的强度试验、严密性试验和通球试验等。
7、其它施工项目如设计有要求，按规定及有关规范做使用功能试验。
第二十二条
质量事故报告及处理记录
发生质量事故，施工单位应立即填写工程质量事故报告，质量事故处理完毕后须填写质量事故处理记录。工程质量事故报告及质量事故处理记录归入施工技术文件。
第二十三条
设计变更通知单、洽商记录
设计变更通知单、洽商记录是施工图的补充和修改，应在施工前办理。内容应明确具体，必要时附图。
(一)设计变更通知单，必须由原设计人和设计单位负责人签字并加盖设计单位印章方为有效。
(二)洽商记录必须有参建各方共同签认方为有效。
(三)设计变更通知单、洽商记录应原件存档。如用复印件存档时，应注明原件存放处。
(四)分包工程的设计变更、洽商，由工程总包单位统一办理。
第二十四条
竣工总结与竣工图
(一)竣工总结主要应包括下列内容：工程概况;竣工的主要工程数量和质量情况;使用了何种新技术、新工艺、新材料、新设备;施工过程中遇到的问题及处理方法;工程中发生的主要变更和洽商;遗留的问题及建议等。
(二)竣工图
1、工程竣工后应及时进行竣工图的整理。绘制竣工图须遵照以下原则：
(1)凡在施工中，按图施工没有变更的，在新的原施工图上加盖“竣工图”的标志后，可作为竣工图。
(2)无大变更的，应将修改内容按实际发生的描绘在原施工图上，并注明变更或洽商编号，加盖“竣工图”标志后作为竣工图。
(3)凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及其它重大改变;或虽非重大变更，但难以原施工图上表示清楚的，应重新绘制竣工图。
2、改绘竣工图，必须使用不褪色的黑色绘图墨水。
第二十五条
竣工验收
(一)工程竣工报告
工程竣工报告是由施工单位对已完工程进行检查，确认工程质量符合有关法律、法规和工程建设强制性标准，符合设计及合同要求而提出的工程告竣文书。该报告应经项目经理和施工单位有关负责人审核签字加盖单位公章。
实行监理的工程，工程竣工报告必须经总监理工程师签署意见。
(二)工程竣工验收证书
第四章组卷方法和要求
第二十六条
施工技术文件要按单位工程进行组卷。文件材料较多时可以分册装订。
第二十七条
卷内文件排列顺序一般为封面、目录、文件材料和备考表。
(一)文件封面应具有工程名称、开竣工日期、编制单位、卷册编号、单位技术负责人和法人代表或法人委托人签字并加盖单位公章。
(二)文件材料部分排列宜按以下顺序
1、施工组织设计
2、施工图设计文件会审、技术交底记录
3、设计变更通知单、洽商记录
4、原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证书，出厂检(试)验报告和复试报告(须一一对应)。
5、施工试验资料
6、施工记录
7、测量复核及预检记录
8、隐蔽工程检查验收记录
9、工程质量检验评定资料
10、使用功能试验记录
11、事故报告
12、竣工测量资料
13、竣工图
14、工程竣工验收文件
注：对于设备安装工程可参照上述顺序组卷
第二十八条
案卷规格及图纸折叠方式按城建档案管理部门要求办理。
第五章附则
第二十九条
各省、自治区、直辖市人民政府建设行政主管部门可根据本规定制定实施细则。
第三十条
本规定由建设部负责解释
第三十一条
自本规定发布之日起，原《市政工程施工技术资料管理规定》建城[1994]469号同时废止。
附：市政基础设施工程施工技术文件主要项目统一规定表格、表式(略)
文件管理制度8
1目的
为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2适用范围
适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。
3职责
3.1公司总经办是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。
3.2总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。
3.3各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。
3.4文件编制、审批、发布的权责
3.4.1总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。
3.4.2财务部负责制定公司财务管理制度文件。
3.4.3客服部负责制定公司客服管理制度文件。
3.4.4生产部负责制定公司生产管理制度文件。
3.4.5质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。
3.4.6设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品BOM、检验标准、规范测试）等文件。
3.4.7工厂负责制定产品BOM、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。
3.4.8公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。
3.4.9公司及各部门文件分发布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。
3.5质量体系文件的编制、审核、批准、发布，依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。
4.定义
4.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。
4.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件，
4.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。
4.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件。(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）
5.工作程序
5.1文件的分类
5.1.1文件属性分类
（1）质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的`文件。
（2）行政性文件：公司的公告、通知、通报、报告、申请、传真等。
（3）管理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等，如人力资源管理制度、行政管理制度、产品设计开发流程等。
（4）技术性文件：产品标准、设计图样、工艺文件、操作规程、检验规程等。
（5）外来文件：国家有关法律、法规、国家/行业标准、供应商/客户提供文件、设备文档等。
5.1.2文件阶层分类
（1)一阶文件：公司章程、公司经营规划/计划、质量手册。
（2)二阶文件：公司经营管理活动开展所有过程控制的程序文件。
（3)三阶文件：管理制度、规范/规定、设计文件、技术规程、作业指导书、外来文件等。
（4)四阶文件：各记录表单、报表等。
5.1.3文件密级分类
（1）绝密文件：直接涉及到公司经营决策并影响公司权益的核心文件，如公司经营方针、战略与重大经营举措；公司内部重大改革、重大研发项目资料；产品原理图、总图、源代码及关键技术资料；公司财务总体状况资料。
（2）机密文件：
a、公司尚未付诸实施的中长期经营规划、经营/产品项目、经营决策及经营能力配置。
b、各阶段的营销政策及商务、服务策略。
c、公司内部掌握的合同书、协议书、意向书、招标文件及可行性报告、重要会议记录。
d、公司财务预、决算报告及内部经营指标、各类经营情况分析。
e、研发输出的产品标准、产品零部件图纸、编译后程序、技术论文、产品成本核算资料。
f、公司计算机网络资料及所涉及公司经营管理的重要资料。
（3）秘密文件
a、公司所掌握的尚未进入市场或尚未公布的各类信息统计数据。
b、公司员工人事档案、人员统计资料及统计报表、薪资标准、调薪计划、工资/劳务收入等有关资料。
c、公司机构设置和人员编制情况、尚未公开的人事安排、职务任免、人事考核、任用、调动、奖惩信息。
d、供应商档案、采购合同/价格协议、商务谈判记录等。
e、客户档案、销售合同/价格协议、商品需求及报价信息、商务谈判记录。
f、产品材料明细表、技术规范、经验规程、各类工艺文件。
g、各类印章（含印模）和重要证件。
（4）无密级文件：公司公开发布的管理制度、工作流程、产品说明书、通知/通告、一般性决定和决议等。
5.1.4文件可以呈任何媒体形式，如文本、照片、硬盘贝和电子媒体等。
5.2文件标识与编号
5.2.1文件标识
（1）受控的质量体系、管理性文件，其封面和正文页面均加盖红色“受控”文件专用印章（正本原稿除外），并标明分发号。
（2）正式发布的行政性文件，应加盖红色公司或部门印章。
（3）质量体系文件、管理性文件发布时，应在文件封面及正文页脚处标明版本/修订状态标识。版本状态用A、B、C顺延表示；修订状态用0、1、2、3顺延表示。
（4）技术类文件的受控标识及版本/修订状态标识，依《技术文件管理制度》的相关规定执行。
（5）有保密要求的文件在文件封面和正文页右上角加盖“绝密”、“机密”或“秘密”标识。
（6）无红色印章标识的文件不得在公司内作为正式的工作依据使用，一经发现，予以没收并按作废文件的规定进行处置。
（7）失效或作废文件需要留作参考时，文件持有人应到原发文部门办理作废登记，并在文件上加盖红色“作废”印章和蓝色“参考”印章。
5.2.2文件编号规则
文件管理制度9
一、总则
(一)为适应公司规范化、科学化管理需要，做好公司红头文件管理工作，根据公司实际情况修订本制度。
(二)红头文件是接收传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复等问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具，必须认真做好管理，有效为公司发展服务。
(三)综合办公室是公司红头文件处理工作的管理部门，负责公司红头文件的收发、分办、传递、审核、催办、印刷、用印、立卷、归档、销毁等工作，对各部门的红头文件处理进行检查指导和监督管理。
(四)红头文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。
二、公司红头文件使用范围和红头文件代号
(一)规定。
红头文件代号为“规”。用于发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施。
(二)决定、决议。
红头文件代号为“决”。对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。
(三)通知、通报。
红头文件代号为“通”。转发上级机关红头文件，批转下级红头文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用“通知”；表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。
(四)请示、报告。
红头文件代号为“请”。向上级请求批示与批准，用“请示”；向上级汇报工作、反映和说明情况、提出建议，用“报告”。
(五)批复。
红头文件代号为“复”。用于答复请示事项。
(六)联系函。
红头文件代号为“函”。用于商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等。
(七)会议纪要。
红头文件代号为“纪”。用于传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守。
(八)任免。
红头文件代号为用于对公司经营管理各岗位职务、职称等进行任免。
三、红头文件分类编号和红头文件编码
(一)公司发文，一定要由综合办公室统一按照红头文件使用范围标注红头文件分类编号。
1.以公司董事会名义发文，以“永青董字A【20BB】C号”进行编号；
2.以公司行政名义发文，以“永青公司字A【20BB】C号”进行编号；
3.以公司党委名义发文，以“永青党字A【20BB】C号”进行编号；
4.以公司纪委名义发文，以“永青纪字A【20BB】C号”进行编号；
5.以公司工会名义发文，以“永青工会字A【20BB】C号”进行编号；
6.以公司监事会名义发文，以“永青监字A【20BB】C号”进行编号；
(二)公司发文和收文，一定要由综合办公室统一进行红头文件编码，发文和收文分别以发【BBBB】DDEEEE和收【BBBB】DDEEEE进行编码管理。
(三)字母释义。
A：为红头文件代号，如“规、决、通、请、复、函、纪、任”；
【20BB】：为所发红头文件的年份，如“【20xx】”；
C号：为本年度所发红头文件的顺序号，如“1号”。
DD：为月份，如“01”；
EEEE：为本年度所收红头文件的顺序号，如“0001”。
四、红头文件内容
(一)红头文件内容一般由密级、紧急程度、标题、发文字号（分类编号）、签发人、正文、附件、发文时间、印章、主送机构（部门）、抄报（送）机构（部门）、印发部门和时间等部份组成。
(二)密级分为“A级”、“B级”、“C级”。
(三)紧急程度分为“特急”、“紧急”、“普通”。
(四)红头文件标题应准确、简要概括红头文件的主要内容。
(五)发文字号包括代号、年份、顺序号。
(六)公司对内发红头文件对全公司具有效力，对外发红头文件代表公司的整体意志。
(七)红头文件应在首页注明签发人姓名。
(八)红头文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。
(九)发文机构（部门）必须注明全称。
(十)多页红头文件应标明页码。
(十二)红头文件须经盖章方为有效。红头文件一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的.事项的宣告，日常的程序性、流程性文档则应以信息联络单、报告、简报等形式流转，避免随意发文，发文由综合办公室统一进行编码，确保唯一性。
五、红头文件排版格式
(一)红头文件首页套印公司统一文头，红头文件最后一页页脚应注明：主题词、印发日期、印发份数等内容。
(二)纸型一般采用A4纸。面页设置：上页边距2.5CM、下页边距2.0CM、左页边距2.5CM、右页边距2.0CM。
(三)字体规定。文头：公司名称，仿宋体红色一号字；文号，宋体黑色四号字；红头文件名称，黑体黑色小二号字；红头文件台头称谓及一级标题，黑体黑色四号字；红头文件正文，宋体黑色小四号字；红头文件页脚，楷体黑色四号字。
(四)行间距1.5倍、字符间距标准。
六、收文
(一)所有收到的外来红头文件均交综合办公室专人收办，并统一拆封、编号、登记，及时报领导签批并送相关部门处理。
(二)收文办理程序：综合办公室登记、分发→领导签批→各部门承办→综合办公室催办→立卷→归档→销毁。
(三)收文的管理。
1.红头文件的签收。通过各渠道收到的红头文件（除公司领导亲启的除外）均由综合办公室专人签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要红头文件由专职机要员签收管理）后，由综合办公室专人统一拆封、编号、登记。对上级机要部门发来的红头文件，由专职机要员进行信封、红头文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错红头文件的文号。
2.红头文件的编号保管。综合办公室文件管理员对收到红头文件后应及时附上“红头文件专用处理签”，并分类编码、登记、传阅、存档。
3.本公司外出人员开会带回的红头文件及资料应及时送交综合办公室进行分类编码、登记、传阅、存档，不得个人保存。
七、发文
(一)发文办理程序。
1.董事会发文：
董事会秘书拟稿→董事长核准→综合办公室统一编号、编码、登记→打印→盖章→发文→备案。
文件管理制度10
第一条 管理要点
1、 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
2、 文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
3、 制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范，表达无歧义。
4、 根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。
第二条 制度规范
1、 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。
2、 公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
3、 公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。
4、 凡寄至公司的.文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。
5、 机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。
6、 各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。
7、 办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。
8、 按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。
9、 根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。
第三条 文件管理流程设计
1、 内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档
2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁
3、 借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁
文件管理制度11
为了加强学校档案的科学管理，保证档案的系统性与完整性，有效地为学校管理服务，结合本校实际情况，特制定本制度。
一、总则
第一条学校成立档案管理工作领导小组，明确一位校领导分管档案工作，负责协调、解决档案工作中存在的问题。
第二条学校设立综合档案室，隶属教导处领导，统一管理学校各部门形成的各种门类和载体的档案，并负责指导其他各部门做好当年的档案管理工作。
第三条根据档案工作实际需要，综合档案室配备专职档案人员负责档案的接收、管理，提供利用等工作，各部门设兼职档案人员，负责部门文件材料的形成、积累、整理，并按规定向综合档案室移交。
二、立卷、归档
第四条各部门平时要做好文件、资料的收集、整理，文件、资料的整理、上缴工作是各部门的一项重要任务，必须认真做好。
第五条各类文件、资料由综合档案室负责整理立卷、归档。
第六条文件、资料立卷归档范围。凡是工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的各种文件（包括上级文件，内部资料，活动资料及簿、册、图表，出版物、照片、光碟等），均属立卷归档范围。
第七条立卷的原则。遵循文件、资料的自然形成规律，保持文件、资料之间的历史联系，区分文件、资料的保存价值，便于保管和利用。
第八条立卷方法。学校档案按文书、教学（含学籍和教师业务档案）、会计、基建分类，声像档案独立编目组卷。
1、文书档案按保管期限、年度分类，由档案管理员组卷归档。
2、会计档案，按会计凭证、会计帐簿、会计报表和其会计文件材料分别排列，由财务室整理归档。
3、学籍档案，按教学年度、届分类，按年级、班级组卷，由学生处负责收集、整理归档。
4、教师业务档案，以人为单位分类、整理，由教务处负责收集、整理归档。
5、基建档案，按基建项目组卷，由总务处收集、整理，工程竣工后移交档案室。
6、声像档案，按载体性质、形状分类排列，由电教室人员整理、归档。
7、学校各部门每学期工作计划、总结及制定的各种规章制度等年终移交综合档案室。
第九条保管期限分为永久、长期、短期三种。
1、永久保存。凡是反映部门主要职能活动和历史面貌的有长远利用价值的文件，划为永久保存。
2、长期保存。凡是在相当长时间内需要查考的文件，划为长期保存。长期保存为15年至50年。
3、短期保存。凡是在较短时间内需要查考的各种文件、资料，划为短期保存。短期保存为15年以下。
第十条文件的组合。组合的基本作法如下：
1、法规性文件，如制度、办法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。
2、会议文件应单独组合。
3、统计、报表、名册等各类表格文件，应组合在一起。
4、工作计划、总结等文件，一般可按部门名称组合。
5、特殊性文件材料，可根据具体情况进行组合。
第十一条档案盒内文件的排列。档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。
第十二条文件归档份数。一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重复文件，需要办理销毁手续。
第十三条归档时间。
1、阶段归：凡专项工作、基建工程中形成的文件、材料，在任务完成后，相关部门一个月内要将应归档的文件、材料收集齐全、分类整理好，由专项负责人审定后，交综合档案室归档。
2、随时归：上级文件、通知，人事调动材料，在落实好文件精神或办好调动手续后交综合档案室归档。
3、年度归：各项管理中形成的文件、材料，各部门一律在次年第一季度内，将应归档的文件、材料收集齐全、分类整理好，由各部门负责人审定后，向综合档案室移交。
第十四条归档文件案卷的要求。各部门移交归档文件案卷，应符合下列要求：
1、归档的文件、材料必须准确地反映学校各项活动的真实情况和历史过程。
2、归档文件、材料必须系统齐全、完整。
3、每个案卷必须填写案卷文件目录、编件号、页号、案卷封面，填写时用黑色笔书写或打印，字迹要工整、清晰。
4、档案盒的名称要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份。
第十五条案卷文件一式两份，一份作为纸制文档保存，另一份以电子文档保存。
三、档案的管理和利用
第十六条综合档案室按照学校对档案管理的要求，对存放的各类档案进行分类整理，分类保管，编制各类检索目录，搞好档案的借阅利用、统计等工作。
第十七条综合档案室的管理贯彻“以防为主，防治结合”的`原则，切实做好“六防”工作，即：防火、防水、防潮、防尘、防虫、防盗。经常检查防护设施和档案保管状况，对破损、字迹褪色、纸张变色的档案，要有计划的进行修补、复制，保护档案的安全与完整。
第十八条档案的利用。利用档案人员，按规定办理档案利用审批手续与有关登记表，档案用完后应及时归还。
第十九条借用档案人员必须做到：
1、调阅人员应自觉维护档案的完整、安全与保密。不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。
2、调阅的档案只限在档案室室查阅，借用前必须登记，用后应及时归还，归还时要进行清查、核对和注销。
3、调阅一般档案由教导处主任批准。调阅带密级或重要的管理档案，须经校领导同意方可进行。只有在上一级党政领导机关或司法机关必须以档案原件作为证据或者学校某项工作必须的特殊情况下，经学校档案管理工作领导小组批准，方可将档案原件借出室外使用。
4、调阅人员摘抄、复制档案时，应征得档案管理人员同意。
第二十条档案室工作人员应做到：
1、接待档案利用人员要热情，认真负责，按规定提供利用。填写好查阅档案登记表。
2、要仔细检查归还档案，发现对档案有损坏或泄密者，应及时向分管领导报告，按有关规定处理。
3、确保文件、材料的安全，做好保密工作。
4、平时汇集，按实际顺序或内容分类、收集、整理，应保持文件、材料之间的来源、时间、内容方面的联系。若遇有上级漏发文件，应及时请求补发或取得复印件，以便存档和查阅。
四、档案的鉴定与销毁
第二十一条建立由分管档案的领导、主要部门负责人员参加的鉴定销毁领导小组，负责学校档案鉴定、销毁。
第二十二条制定各类档案保管期限，作为档案鉴定销毁的依据。
第二十三条销毁档案程序
1、对已到保管期限的档案，经鉴定确无保存价值的要拟写销毁报告并登记造册。
2、会计档案的销毁，应经上级主管部门的批准。
3、其他档案销毁应由学校鉴定领导小组签字，两人以上参加销毁，密件按规定要求销毁。
4、销毁的文件要造册存档备查。
五、建立档案保密制度，维护档案的完整和安全
第二十四条档案管理员要认真学习《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》及有关法规，严格遵守国家统一制发的“保密守则”和本单位有关保密规章制度。
第二十五条档案工作人员必须做到对涉及党和国家以及本系统、本单位的机密守口如瓶。
第二十六条非档案人员未经许可，不得进入档案库房。
第二十七条借阅档案必须严格执行保密制度，认真履行借阅手续。
第二十八条利用档案中的密件，必须经校领导批准，在调阅室内阅读，不准带走。
文件管理制度12
一、严格履行保密职责,严守秘密,责任分明。
二、有专人负责领取密级文件,并由a、b角负责公务网的文件接收,并及时做好收文登记(并注明密级)、编号、传递、签收、保管等工作。
三、将已阅处的保密文件及时放入专用保密箱,确保文件的。
四、保密文件采取专用文件夹进行传阅,注明周转时间、文件编号、文件件数,严格办理阅读者签名手续。
五、严格按规定控制传阅范围,每个环节都严格把关,确保文件在每个环节的'安全。
六、严格做好不复印保密文件,不擅自扩大传阅范围,不自行横传、不随意摘抄密件内容,不向传阅范围之外的人员谈论密件内容,真正做到将其泄密可能降到最低。
七、按规定及时清退密级文件。
八、按规定统一上交保密废纸。
文件管理制度13
一、目的
为加强与安全生产有关的文件、记录和档案管理，规范并确保各相关场所使用文件为有效版本，加强安全记录控制和档案管理，特制定此制度。
二、适用范围
本制度适用于公司安全生产相关的文件、档案资料的管理。
三、工作职责
1、企业主要负责人负责批准、发布安全、环保、职业健康等有关管理体系文件。
2、综合管理部负责体系文件的审核、发放、更改、归档、保管和作废文件的回收、销毁，负责组织体系文件的编制、评审、修订；负责档案的收集、整理、立卷、保管、统计和利用等工作；负责有关上级来文的转发。
3、安全环保部负责组织编制、修订、评审与安全生产有关的各类文件，如安全管理制度、安全操作规程、作业指导书、事故应急救援预案、记录汇编及其他支持性文件；负责安全生产相关法律、法规、标准、规范、规章等的收集、整理、汇总及发放。
4、职能部门负责职责范围内文件的编制、审核，对职责范围内记录的格式及使用负责，对记录填写的规范性进行指导及监督，负责保管职责范围内档案的收集、保管和统计工作。
四、管理要求
1、安全生产相关文件的分类
（1）安全生产目标；
（2）机构和职责；
（3）安全投入；
（4）法律法规和管理制度；
（5）培训教育；
（6）设备设施、工艺信息；
（7）作业安全；
（8）隐患排查；
（9）重大危险源监控；
（10）职业健康；
（11）应急救援；
（12）事故调查、报告和处理；
（13）绩效评定和持续改进。
2、安全生产相关文件的编号和标识
安全标准化管理手册、管理制度、操作规程、作业指导书、记录等文件的编号由安全保卫科负责，按管理体系要求统一进行编号控制。
安全生产相关文件分为“受控”和“非受控”，并以印章标识。受控文件在更改时接受更改服务。持有文件人员因工作变动，应将“受控”文件交回文件发放部门。文件持有人不得私自复制文件，不得私自向外部人员借用、赠送、转让。
国家标准、行业标准、各级政府主管部门及上级单位下发的文件、规定等采用原名称及原编号。
3、安全生产相关文件的编制、审核和批准
安全相关管理体系文件由安全保卫科组织编制、审核，职能部门负责编制、审核职责范围内的文件。记录表格的制定由职能部门同时进行，企业已有的表格，可在文件中直接引用。
受控文件经审核并确定发放范围后，由企业主要负责人批准发布。
4、安全生产相关文件的发放
行政办公室负责安全生产相关文件的相关登记、发放工作，并填写文件清单以便于核对文件版本和检索。应确保文件使用的各场所都得到相关文件的最新版本。
安全生产相关文件的发放范围由行政办公室提出，企业主管领导或主要负责人批准后，由xx发放。
安全生产相关文件的发放、回收均要填制文件发放、回收记录。企业建立局域网并实行无纸化办公的，按照文件网上流转程序实施文件的收发。
政策性方面主要的法律、法规、标准、规范、规章等由职能部门负责收集、整理、识别、登记，填制法律、法规与其他要求清单。
5、安全生产相关文件的评审、修订
企业安全管理规章制度、安全操作规程、应急预案等应每年由原组织编制单位组织评审，对安全管理规章制度、安全操作规程、应急预案等的适用性、可操作性、合规性等进行评估。经评估需修订的，或者由建议修订的部门提出修订意见和建议，由编制单位进行修订、完善后按原审批程序进行发布。文件评审组织部门应保存文件评审和修订的记录。
对少量的变动可由更改人采用“划线更正法”进行更改，当一页有三处以上（含三处）的更改时，采取换页的方式进行并标注修改次数。安全生产相关文件的版次号从1开始顺序标注。当文件出现重大或多次修订、机构发生重大调整等情况时，对体系文件作整体换版处置，并做出相应的换版标注。
所有安全生产相关文件的修订方式由安全保卫科在文件修订记录注明“更改方式”和“负责更改的人员”。
6、安全生产相关文件的领用、借阅和复制
安全生产相关文件领用人应在发放记录中签字。因破损需重新领用文件的，由文件使用部门向文件发放部门提出申请后，以旧换新。若发生文件遗失，由遗失单位提出申请，经行政办公室负责人审批同意后方可补发。
内外部人员借阅与安全管理体系有关的文件时，应填写文件借阅复制记录，由行政办公室负责人批准；内外部人员需复制安全管理体系文件时，由分管领导批准。
7、安全生产相关记录的格式设计和填写
各部门专用的记录格式，由各部门组织设计编制并经部门负责人审批后交安全保卫部备案。
记录表格样式的设计应能充分反映规定的活动，满足支持性文件的有关要求。一般应包括：名称、编号、日期、项目、数据、描述必要的结果、填写部门、填写人员、说明等。
安全生产相关记录填写要及时、准确、真实、内容完整、字迹清晰、不得随意涂改。不得用铅笔和圆珠笔填写；如因某种原因不能填写的项目，将该项用斜杠（／）划去；各相关栏目责任人签名不允许空白。如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其附近用黑色钢笔或碳素笔填入更改后的数据，签署更改人的姓名（或加盖印章）、日期。
8、安全生产相关文件保管、作废与销毁
安全生产相关文件由编制部门或使用部门分类进行保管。需归档保存的安全生产相关文件，每年或项目完成时向档案管理部门及时归档。
受控的安全生产相关文件失效或因其它原因需要作废时，由原发放部门提出申请经领导批准后方可作废，作废的文件应及时从使用场所撤出，需保存的`加盖“作废留存”印章，确保防止作废文件的非预期使用。
对要销毁的作废文件，由原发放部门填写文件记录销毁清单，经分管领导批准后方可销毁。方式有：撕毁、烧毁、磁盘格式化，损坏光盘等。
9、安全生产档案的分类
归档材料应是在生产过程中形成的与安全生产有关的各种文件、规章制度、技术资料、原始记录、图片、图纸等资料。
应对下列主要安全生产资料实行档案管理：
（1）安全生产目标；
（2）机构和职责；
（3）安全投入；
（4）法律法规和管理制度；
（5）培训教育；
（6）设备设施、工艺信息；
（7）作业安全；
（8）隐患排查；
（9）重大危险源监控；
（10）职业健康；
（11）应急救援；
（12）事故调查、报告和处理；
（13）绩效评定和持续改进。
10、安全生产档案收集与移交的基本要求
归档材料应确保完整、准确真实、系统规范，反映企业安全生产各项活动的真实内容和历史过程。
归档材料应按照国家有关档案管理的规定、标准和要求，进行整理、编目造册。
具有重要保存价值的电子文件，应与内容相同的纸质文件同时归档。
11、安全生产归档时间
各部门在安全生产活动过程中形成的材料可以按年归档，也可按项目活动内容归档。
12、安全生产档案保存期限
安全生产档案保管期限分为永久、长期（1—5）年、短期（1年以下）三种。
档案管理人员调动工作时，必须办理完安全生产档案移交手续后方可离岗。
13、安全生产档案的利用
借阅、复制有密级的安全生产档案，必须按照国家有关保密的法律和法规办理。
安全生产档案利用中，要处理好安全生产档案保密和利用的关系，既要保护企业的知识产权和商业秘密，保障企业的合法权益不受损害，又要充分发挥档案的指导、借鉴等积极作用。在提供、利用、公布档案时，不得损害国家利益和他人的合法权益。
14、相关记录
文件清单
文件发放记录
文件回收记录
文件销毁记录
文件评审记录
文件修订记录
文件借阅、复制记录
文件管理制度14
工程部机房上墙文件:钥匙管理制度
1、员工应牢记'安全第一'的原则,严格执行各专业制定的'岗位职责,提高对各机房钥匙管理重要性的认识。
2、工程部指定一名员工负责管理工程部所有的机房、办公用房钥匙的管理。在特殊情况时需动用备用钥匙要经工程经理批准,用毕立即归还。
3、员工在工作中对所管辖的机房钥匙要进行妥善保管、存放,严格执行钥匙的交接制度。
4、工程部设备机房属重点部位,员工在岗时不许私自将钥匙转借他人。
5、机房门锁不能随便更换,如门锁损坏需更换或补配钥匙时,要经过部门经理同意,并把备用钥匙交办公室一把。
6、钥匙一旦丢失,应立即向部门报告,不允许丢失后不汇报,私自补配钥匙。
xx物业管理公司工程部
20xx年x月xx日
文件管理制度15
为加强公司职代会文件材料的收集、整理、归档，确保各类文件材料的完整，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作业务建设规范》等有关规定，制定本规定。
一、归档范围
1.公司工会职代会、工会换届、办公会等会议的文件材料;
(1)通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言、提案、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录、简报及重要的照片、音像等文件材料;
(2)贺信、贺电、讨论没有通过的文件材料;
2.上级工委颁发的文件材料;
3.典型材料、代表发言、简报、会议记录;
4.原始记录;
5.公司工会的请示与上级工委的批复;
6.公司工会工作的总结、报告;
7.公司劳动模范、先进工作者等文件材料;
8.处理员工来信来访的文件材料;
9.上级工委与公司工会签署的目标考核责任书;
10.工会管理规章制度、实施计划、调研、报告、总结;
二、归档时间
1.文书档案每季度整理一次。
2.每年的2月底前，由工会专责整理后，移交公司档案室。
3.实物档案根据实际情况自收到实物之日起1个月内移交公司档案室。
三、归档要求
1.归档文件材料应完整、准确、系统，手续完备。
2.各种公文归档时，底稿应签发齐全，必须有相关公司领导签字、文件编号及用印。
3.归档的各种公文、统计年报等底稿及领导审改、阅批、签发，应一律使用碳塑墨水或蓝黑墨水的钢笔、黑色签字笔书写。禁止使用铅笔、圆珠笔、红墨水和纯蓝墨水笔。
4.归档的文件材料应字迹清晰、耐久，纸质应符合档案保存要求。
5.在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发件与原件等合并一件装订。
6.归档文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其他文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。
7.归档的材料必须按规定的格式逐件填写文件归档目录，所有目录需录入计算机，整理完毕后将纸质目录及电子目录一同移交公司档案室。
8.有关归档文件材料的'情况说明，应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将归档人、审核人的姓名和时间填上，以示负责。备考表应放置盒内尾页。
9.归档文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应托裱，书写材料不符合要求或字迹已扩散的应复制并与原件一并归档。归档材料应使用不锈钢钉装订或三孔一线的方法装订。
10.荣誉档案、音像档案按照荣誉档案、音像档案归档要求执行。
11.归档文件移交时，必须将对应的电子文件一同移交。
12.归档时拟定移交清册，一式两份，分别在清册上签字或盖章。
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