会议室使用管理制度

时间:2023-07-01 11:01:35 制度 我要投稿

会议室使用管理制度6篇

  在发展不断提速的社会中,我们可以接触到制度的地方越来越多,制度泛指以规则或运作模式,规范个体行动的一种社会结构。那么你真正懂得怎么制定制度吗?下面是小编整理的会议室使用管理制度,仅供参考,大家一起来看看吧。

会议室使用管理制度6篇

会议室使用管理制度1

  为充分发挥会议室功能,进一步规范会议室的使用和管理,确保各类会议正常召开,特制定本规定。

  第一条会议室(包括局十楼会议室、数字中心会议室、二楼会议室)由市局统一管理,局办公室负责具体调度。会议室涉及使用的设备设施由专人负责保管、管理与调试。其中局十楼会议室由局办公室负责,数字中心会议室由数字中心负责,二楼会议室由市容支队和规划支队共同负责。

  第二条为了避免会议时间发生冲突,提高会议室使用效率,各部门的工作例会安排,应当抄告局办公室统一备案。如召开工作调度会、推进会等,需用会议室,在会议确定时,应当在第一时间将会议事项、参会人员等情况,及时报送局办备案,以便统一安排。

  第三条会议室使用遵循领导优先,先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的'原则;本着重要、紧急优先的原则协商解决。

  第四条如需使用会议室设备,应提前说明,以备提前准备,确保会议顺利进行。部门牵头召开的会议,席卡、会务用品(如:茶叶、投影设备、音响等)及会务服务,由部门具体负责;市领导出席的会议、或全局性会议,会务服务等由局办公室具体承办,相关部门和单位予以配合协助。

  第五条会议期间参会人员要爱护公共设施,自觉维护会议室的环境卫生。

  第六条会后使用部门及时关闭投影仪、空调,桌椅及时归位,确保各种电器断电、门窗关闭,室内干净整洁。如发现设备故障和公物损坏应及时告知办公室,以便及时修理。

  第七条未备案使用会议室,出现会议冲突的,由其自行协调处理。

  第八条本制度由局办公室负责解释,自印发之日起施行。

会议室使用管理制度2

  学院会议室是接待上级领导及召开各种会议的场所,为提高会议室的使用效率,特制定本管理办法。

  一、学校会议室由党政办公室统一负责使用管理,由保洁公司负责卫生清扫。

  二、凡以学校名义接待外来客人以及召开的相关会议,由党政办统筹安排,并提前做好各项准备工作,包括会场布置、音响设备的调试、茶水和水果的购买、摄像及录音等要工作到位,责任到人。

  三、凡学校领导召集的.系(院、部)、处(室)专门会议,由党政办公室统一安排使用时间,承办部门应提前一天到党政办公室办理会议室使用申请登记手续,填写《会议室使用申请表》,并及时领取和交还会议室钥匙。

  四、凡各系(院、部)、处(室)召集的小型会议或活动,承办部门应提前到党政办公室办理申请登记,并及时领取和交还会议室钥匙。若预定的会议安排与学校临时安排的重大会议发生冲突,以学校的会议优先。

  五、会议室严禁吸烟,特殊会议及活动除外。

  六、借用单位要爱护会议室的一切公共设施,在使用仪器设备时,要严格按照仪器设备的操作规范操作,如有损坏或丢失,由借用单位负责;使用结束后,要认真检查各类仪器的开关、照明及设施的使用情况,无异常情况后,关闭门窗,将钥匙交回党政办公室。

  七、会议室实行“一会一清扫”制度。每次会议结束后要保持会议室的整洁、舒适,借用单位应及时将桌椅摆放整齐,保洁公司将卫生彻底打扫干净,使会议室恢复原貌。

会议室使用管理制度3

  为进一步规范管理会议室,提高工作效率,积极稳妥推进会议系统建设,特制定本制度。

  第一条、会议室设备应由其会议室管理员负责日常管理和维护。如遇设备故障,应及时向各行信息中心报告并维修。

  第二条、会议室管理员必须坚持每周一次对相关设备进行常规检查清理工作。在会议召开前一天,应按规定程序对相关设备进行全面检查。

  第三条、会议室只能由系统管理员操作,严禁其他无关人员操作。

  第四条、会议召开前,主办方应做好以下相关准备工作:

  (一)拟定议题议程;

  (二)确定主持人、报告人、记录人、参会人员、需要共享或讨论的文件以及会议时间、程序等;

  (三)提前一天通知参会单位或个人。

  第五条、各参会单位接到会议召开的通知后,必须在会议开始前2小时调试好系统,保证所需仪器设备提前到位,保障网络传输效果稳定正常。

  第六条、主会场在会前半小时开始对各分会场进行点名登记,并将结果上报会议主持人;对没有准时登陆系统的分会场,将追究其相关人员的责任。参会人员应提前到会,因故中途离场的领导同志应发送消息至会议主持人。

  第七条、系统管理员在会前和会中必须按正确的方法操作,会议中严禁插拔话筒电源、关闭终端电源等非法操作。会议召开期间,管理人员要保证随时有人监控,确保会议正常进行。管理人员还要作好有关工作,组织参会,保持会场安静,将随身通讯工具置于关机或静音状态,不得在镜头前走动,不得随意离开会场。当会场不需要发言时,将麦克风置于静音状态。作为分会场,在召开会议期间,在主会场呼叫时应迅速回应,不得与其他分会场互相呼叫。会议室管理人员,要做好会议室内的资产管理,严格按有关规程管理维护设备。

  第八条、参会人员均应保持良好的`会风,不得通过语聊、发送信息等方式打断或干扰他人的发言,影响会议的正常进行。参会人员要遵守会议纪律,服从管理人员安排,爱护设施,不准擅自调动设备。

  第九条、各分会场未得到主会场允许,不得擅自退出系统。会议结束后,各分会场应及时将会议效果上报各行信息中心。主会场、每个分会场都应准备《会议室使用情况登记薄》,用于记录会议室使用情况及运行状态(包括会议时间、会议名称、召集单位、参加人员及系统运行是否正常等)。《会议室使用情况登记薄》由系统管理员本人填写并签名。

  第十条会议召集者对会议内容秘密事项的保密工作负总责。参会人员及记录员对会议内容秘密事项负有保密的义务。

会议室使用管理制度4

  为加强会议室管理,确保会议室的文明、有效使用,特制定本制度:

  一、会议室是学院专门用于召开会议、组织学习和接待客人的场所,未经允许,不得挪作他用。

  二、所有会议室由办公室统一管理,负责使用调配和设备维护。

  三、严格审批手续。其他部门使用学院会议室,至少提前一天到办公室填写会议室使用申请表,申请表上需写明:使用事由、参会人数以及所使用的会议室,并且必须经过学院院长批准。没有办理报批手续的,一律不得使用会议室。经过批准后,学院将派工作人员于会议召开前十分钟开门,但是由于人手不足,无法提供会议服务。会议所需用水、手提电脑请各部门自行准备。

  四、爱护会议室的'设施,保持会议室清洁。开会期间,要爱惜会议室的设备及物品,特别是投影仪等贵重物品。与会人员要自觉维护环境卫生,做到不在会议室抽烟,更不能乱扔烟头、纸屑和杂物,不随地吐痰。

  五、会议结束后,会议室的使用部门应切断会议室电灯、空调等电器设备的电源,关好门窗,并配合工作人员检查设施是否完好,如有损坏,照价赔偿。卫生不合格的,使用部门要对会议室进行清扫和整理。

  六、未经办公室允许,任何部门和个人不得将会议室的投影仪、桌椅等设备设施拿出会议室。

  七、上述要求,请自觉遵守,学院将作为是否继续借用的必要条件。

  八、此制度自下发之日起实行。

会议室使用管理制度5

  为了充分利用会议室的功能,给员工创造一个良好的办公环境,使会议室的管理和使用更加规范化、合理化,以确保公司各类会议的正常召开,现结合本公司的实际情况,制定本制度;

  一、会议室是专门用于召开会议、研讨工作的地方,未经允许,不得挪作他用。

  二、公司会议室的管理由行政人事部统一负责。各类设备、设施由行政人事部指定专人管理、调试。

  三、非参加会议及培训的人员,未经允许不得随意进入会议室。

  四、为了避免会议发生冲突,各部门如需要使用会议室,需提前3天通知行政人事部,以便统一安排。

  五、临时召开的紧急会议需要占用会议室时,需提前至少2个小时向行政人事部提出申请并登记,否则不予安排。

  六、如部门或个人临时取消申请,再需使用时需重新申请。

  七、各部门申请使用会议室时,需明确使用时间、参加人员等,使用部门或个人自行负责会议的模式安排、人员接待、会议记录等会议需求,前台文员可以协助。如有需要行政人事部协办的事项请提前注明,行政人事部可根据实际情况做好相关服务工作。

  八、如遇会议之间发生冲突,要坚持局部服从整体的原则。遇公司层级的紧急及重要的会议,已申请使用会议室的部门或个人,在不能调换的情况下,部门或个人应先让公司层级的重要会议。部门会议之间由部门之间本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。

  九、部门及个人应在所预约的时间到达会议室,并开始使用。超过10分钟未到达会议室的,行政部有权对会议室的使用权另作安排。

  十、部门及个人应按预约的时间内使用完毕,不得超时使用。如在紧接的`时间段内已安排了给其他部门或个人使用,超时使用的部门或个人必须离开该会议室,终止使用该会议室。

  十一、各部门如需使用会议室的设备,应提前向行政人事部说明,以便提前准备,确保会议顺利进行。

  十二、开会期间,请爱惜会议室的设备及物品,贵重物品由专人负责操作,其他人不得擅自使用和操作。与会人员要自觉维护环境卫生,做到不乱扔烟头、纸屑和杂物,不随地吐痰。所有移动过的桌子,椅子等,在会议结束后必须还原。如果没有还原,将对该部门负责人或个人进行处罚,负责会议室的清洁卫生一个星期。

  十三、会议结束后,相关人员应及时整理会议场地,关闭各种电器,并立即报告行政人事部,配合行政助理检查设施使用情况;如因个人原因造成损坏无法维修的,需照价赔偿;如可以进行维修的,由行政人事部门做好登记,安排专业的修理人员进行修理,修理所产生的费用由当事人负责。如会议结束后会议负责人自行离开,没有上报行政人事部,超过三次将取消会议室使用资格。

  十四、会议室的使用部门,要维持室内清洁,使用完毕后及时清理打扫,将移动的桌椅及时放回原位,以方便其他部门使用。

  十五、本办法自公布之日起实施。

  会议室使用登记表

  注:

  1、使用部门如需要饮用开水和茶叶等,请自行准备。

  2、非工作人员请不要随意使用有关设备。

  3、请不要在桌椅上写画、敲击和刻画,请不要改变会议室设备、家具的位置,爱护会场设施(包括:麦克风、桌、椅、投影仪、屏幕、空调设施等)。

  4、使用完毕后,使用部门负责清洁会场,并将登记表交至行政办公室。

会议室使用管理制度6

  会议室是公司举行会议,接待来宾的场所,为加强公司的规范化管理,特制定本规定。

  一、会议室使用细则

  1、会议室由人事行政部负责管理。

  3、公司各部门使用会议室须提前1天告知人事行政部,办理相关手续,使用时领取会议室钥匙。

  4、使用会议室的部门,必须爱护会议室的设施,保持会议室清洁。用后应及时整理:打扫卫生(包括黑板檫干净,水性笔盖好,桌椅,地面),检查安全(电源),关好窗、空调,锁好门,将钥匙交还人事行政部。

  4、会议室配置一固定使用插线板,用后不能带走。

  4、会议室内本公司员工不允许抽烟、嚼槟榔。不能往会议室窗台及窗外丢东西。以免造成危险,违者发现一次罚款现金50元。

  5、任何部门和个人未经人事行政部同意不得将会议室的.各种设施拿出会议室或转做他用。

  6、会议室内的卫生每周至少要清洁一次,遇有会议时,使用部门用后应即刻清理,否则取消该部门的使用权。

  8、会议室管理人员要严格室内物品的管理和维护,做到会散、人走、电源关、门上锁。

  9、与会人员要爱护会议室内的公共设施,损坏赔偿,不许将室内物品移做他用。

  二、本规定由人事行政部制定,经审批后自颁布之日起执行。

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