公司人事档案管理制度
公司人事档案是记录个人主要经历、政治面貌、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等个人情况的文件材料。以下是小编为大家整理的公司人事档案管理制度（精选7篇），欢迎阅读，希望大家能够喜欢。
公司人事档案管理制度1
一、总则
为了规范公司人事档案管理工作，保障员工个人信息的安全与完整，提高人事档案的利用效率，特制定本管理制度。
二、档案内容
1. 员工基本信息：包括姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式等；
2. 学历及工作经历：记录员工的学历背景、工作经历及职称等信息；
3. 合同及薪酬信息：包括劳动合同、薪酬调整记录等；
4. 培训与发展：记录员工参加的培训课程、技能提升及职业发展规划；
5. 奖惩记录：包括员工在公司内的奖惩情况；
6. 离职信息：记录员工离职原因、时间及相关手续。
三、档案管理原则
1. 真实性原则：确保档案内容的真实、准确，不得伪造、篡改；
2. 保密性原则：严格遵守保密规定，防止档案泄露；
3. 完整性原则：保持档案内容的完整，不得随意删减；
4. 及时性原则：及时更新档案内容，确保信息的时效性。
四、档案管理流程
1. 档案建立：新员工入职时，人事部负责建立人事档案，并收集相关资料；
2. 档案更新：员工在公司内部发生变动（如晋升、调岗、薪酬调整等）时，人事部应及时更新档案内容；
3. 档案查询：相关部门因工作需要查询员工档案时，需经人事部审批，并严格遵守保密规定；
4. 档案保管：人事档案应存放在专用档案柜中，确保档案的安全；
5. 档案销毁：员工离职后，人事档案需按照公司规定进行销毁处理。
五、档案管理责任
1. 人事部负责人事档案的建立、更新、查询、保管及销毁等工作；
2. 各部门应积极配合人事部做好档案管理工作，确保档案信息的准确、完整；
3. 违反本制度规定，导致档案信息泄露、丢失或损坏的，将追究相关人员的责任。
六、附则
1. 本制度自发布之日起执行，如有修改，需经公司领导审批后实施；
2. 本制度解释权归公司人事部所有。
公司人事档案管理制度2
一、总则
为规范公司人事档案管理，确保人事档案的完整性、真实性和保密性，特制定本制度。本制度适用于公司全体员工的档案管理。
二、档案内容与分类
1. 人事档案内容主要包括员工个人信息、教育背景、工作经历、奖惩记录、培训情况、薪酬福利、离职证明等相关材料。
2. 档案材料按照类别进行整理，如个人基本信息类、教育背景类、工作经历类、培训记录类等，便于查询和管理。
三、档案建立与更新
1. 新员工入职时，应提交完整的个人信息及相关证明材料，由人事部门负责建立档案。
2. 员工在职期间，如有学历提升、职称评定、岗位变动、奖惩等情况，应及时将相关材料提交给人事部门，以便更新档案。
3. 人事部门应定期对档案进行核查，确保档案信息的准确性和完整性。
四、档案保管与利用
1. 人事档案应存放于安全、干燥、防火、防潮的地方，防止档案损坏或丢失。
2. 档案查阅应遵守保密原则，仅限具有相应权限的人员查阅。未经批准，任何人不得私自查看、复印、摘抄或泄露档案内容。
3. 档案利用应遵守相关法律法规和公司规定，用于员工招聘、选拔、考核、晋升等人事管理工作。
五、档案移交与销毁
1. 员工离职时，人事档案应进行移交。离职员工的人事档案由人事部门负责保存，保存期限按照相关法律法规和公司规定执行。
2. 过期或不再需要的人事档案，经审批后可进行销毁。销毁前应确保档案内容的彻底清除，防止信息泄露。
六、责任与监督
1. 人事部门负责人应负责监督本制度的执行，确保人事档案管理工作的规范性和有效性。
2. 对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，并追究相关人员的法律责任。
七、附则
1. 本制度自发布之日起执行，由公司人事部门负责解释。
2. 本制度如有未尽事宜，可另行制定补充规定，经公司领导审批后执行。
公司人事档案管理制度3
一、总则
为了规范公司人事档案管理工作，保障员工个人信息的真实、完整、安全，提高人事管理效率，特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司全体员工的人事档案管理工作。
三、管理原则
1. 真实性原则：人事档案应真实反映员工的个人信息、工作经历、教育培训等情况，严禁弄虚作假。
2. 完整性原则：人事档案应全面记录员工的各项信息，确保信息的完整性和连续性。
3. 安全性原则：人事档案应妥善保管，防止信息泄露、丢失或被篡改。
4. 保密性原则：人事档案涉及员工个人隐私，应严格保密，未经授权不得擅自查阅、复制或传播。
四、档案管理职责
1. 人力资源部负责人事档案的建立、维护、更新和保管工作。
2. 各部门负责人应协助人力资源部做好员工档案信息的收集和更新工作。
3. 员工应如实提供个人信息，并配合人力资源部完成档案建立和维护工作。
五、档案内容
人事档案应包括以下内容：
1. 员工基本信息：姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式等。
2. 学历、职称及资格证明：学历证书、职称证书、专业资格证明等。
3. 工作经历：入职时间、离职时间、工作岗位、工作内容、工作表现等。
4. 奖惩记录：获得的荣誉、奖励及受到的处分等。
5. 培训记录：参加的培训课程、培训时间、培训成果等。
6. 劳动合同及附件：劳动合同、保密协议、竞业禁止协议等。
六、档案建立与维护
1. 新员工入职时，人力资源部应收集员工的基本信息、学历证明、工作经历等相关资料，建立人事档案。
2. 员工在职期间，各部门应及时将员工的工作表现、奖惩记录、培训成果等信息报送人力资源部，由人力资源部负责更新人事档案。
3. 员工离职时，人力资源部应做好档案整理工作，确保档案信息的完整性和准确性。
七、档案保管与查阅
1. 人事档案应存放在专用档案柜中，确保档案的安全、整洁。
2. 档案查阅应经过人力资源部负责人批准，查阅人员应遵守保密规定，不得擅自复制、传播档案信息。
3. 查阅档案时，应做好登记工作，记录查阅人员、查阅时间、查阅内容等信息。
八、档案销毁与转移
1. 当员工离职且超过法定保存期限后，人事档案可以进行销毁。销毁前，应经过公司领导审批，并做好销毁记录。
2. 若员工在公司内部调动或晋升，其人事档案应随员工一起转移至新的部门或岗位，确保档案的连续性和完整性。
九、附则
1. 本制度自发布之日起执行，由人力资源部负责解释和修订。
2. 如有未尽事宜，可另行制定补充规定。
公司人事档案管理制度4
一、总则
为了规范公司人事档案管理，确保人事档案的完整性、准确性和保密性，提高人事管理效率，特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司全体员工的人事档案管理，包括员工基本信息、教育经历、工作经历、奖惩记录等。
三、档案内容
1. 员工基本信息：包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式等。
2. 教育经历：包括学历、学位、毕业院校、所学专业等。
3. 工作经历：包括过往工作单位、职位、任职时间、工作内容等。
4. 奖惩记录：包括获得的荣誉、奖励以及受到的处罚等。
5. 合同与协议：包括劳动合同、保密协议、培训协议等。
6. 其他资料：包括员工培训记录、绩效评估报告、晋升记录等。
四、档案管理职责
1. 人事部门负责人事档案的建立、更新、保管和查询工作。
2. 各部门负责人应协助人事部门收集、整理员工档案资料，确保档案信息的真实性和完整性。
3. 员工应如实提供个人信息，及时更新档案内容，并配合人事部门做好档案管理工作。
五、档案建立与更新
1. 新员工入职时，人事部门应建立员工档案，收集相关资料并录入系统。
2. 员工信息发生变化时，如学历提升、职位变动、奖惩等，人事部门应及时更新档案内容。
3. 人事部门应定期对档案进行审查，确保档案信息的准确性和完整性。
六、档案保管与查询
1. 人事档案应妥善保管，防止丢失、损坏和泄露。
2. 档案查询应严格遵守公司规定，未经授权不得擅自查询他人档案。
3. 员工可凭有效证件向人事部门申请查询个人档案，人事部门应提供必要的协助。
七、档案保密与销毁
1. 人事档案涉及员工个人隐私和公司机密，应严格保密，不得随意泄露。
2. 离职员工的档案应按照公司规定进行保管和处理，不得私自销毁或转让。
3. 对于无保存价值的档案，应按照公司规定的程序进行销毁，确保销毁过程的安全和合规。
八、附则
1. 本制度自发布之日起执行，如有修改，应经公司领导批准后实施。
2. 本制度解释权归公司人事部门所有，如有疑问，请向人事部门咨询。
公司人事档案管理制度5
一、总则
本制度旨在规范公司人事档案管理，确保人事档案的完整性、真实性和保密性，为人力资源管理提供有效支持。
二、档案管理原则
1. 真实性原则：人事档案内容必须真实、准确，严禁弄虚作假。
2. 完整性原则：人事档案应全面记录员工的个人信息、工作经历、教育培训、奖惩记录等内容，确保档案的完整性。
3. 保密性原则：人事档案涉及员工个人隐私，应严格保密，未经授权不得泄露。
三、档案内容
1. 员工基本信息：包括姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式等。
2. 学历及教育培训记录：包括学历、学位、培训经历等。
3. 工作经历：包括历任职位、任职时间、工作职责等。
4. 奖惩记录：包括获得的荣誉、受到的处分等。
5. 合同及薪酬记录：包括劳动合同、薪酬调整记录等。
四、档案管理流程
1. 档案建立：新员工入职时，应建立个人档案，收集相关材料并归档。
2. 档案更新：员工信息发生变化时，应及时更新档案内容，确保档案的准确性。
3. 档案借阅：借阅档案需经人事部门负责人批准，并办理借阅手续。借阅人应妥善保管档案，不得涂改、损坏或遗失。
4. 档案销毁：员工离职后，档案应根据公司规定进行销毁处理，确保信息安全。
五、档案保管与利用
1. 档案保管：人事档案应存放在专用档案室或档案柜中，确保档案的安全、防火、防潮、防虫。
2. 档案利用：人事档案主要用于员工管理、招聘选拔、薪酬调整、绩效考核等方面，为公司决策提供支持。
六、责任与监督
1. 人事部门负责人事档案的建立、更新、保管和利用工作，确保档案管理制度的有效执行。
2. 公司管理层应定期对人事档案管理工作进行检查和监督，确保档案管理制度的落实。
七、附则
1. 本制度自发布之日起执行，如有未尽事宜，另行通知。
2. 本制度的解释权归公司人事部门所有。
公司人事档案管理制度6
一、目的
为员工人事档案妥善管理，保守机密；保护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的档案资料，特制定本档案管理制度。
二、档案管理内容
1、员工入职档案：个人简历
员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、合同及协议。
2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。
3、绩效管理档案：将员工绩效考核资料按月归类整理。
4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。
三、档案规定
1、基础管理
1.1原则：分类标准、归档、排列有序、层次清楚、整理规范。
1.2员工入职前，人力资源部对人事档案的性、性核查，如有虚假，可不予录用和解聘。
1.3对人事档案按入职分类归档，按在职人员、离职人员整理，并登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》(见附件二)，并在档案前页填写人事资料的.名称及对档案编号，人事档案原则上是永久保存。
1.4当在职员工的资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等)，应将资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。
1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新的档案都应登记。
1.6对员工考察、考核、培训、奖惩的材料要收集、整理档案的完整性，归档的材料鉴别，材料的、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。
1.7员工离职档案每月清查，存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗8年止)。
1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。
1.9档案应分类编号存放，员工编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。
2、档案的查、借阅
2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》(附件三)，行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。
2.2任何垮查、借阅人事档案，下级员工查、借阅员工的人事档案。
2.3公司级、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。
2.4所有批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部(除特殊情况可延长)，对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的规定。
2.5人力资源部查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记(附件三)。
3、查、借阅档案注意
3.1涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。
3.2擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。
3.3查、借阅者擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。
4、档案的销毁
4.1公司任何个人和非经同意销毁员工档案资料。
4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》(附表五)，经行政人力资源部经理批准后销毁。
4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案登记并归档，登记表永久保存。
四、制定、修订、废除与实施
本管理制度经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。
公司人事档案管理制度7
一、总则
本制度旨在规范人事档案管理工作，确保人事档案的完整性、安全性和保密性，为公司的人力资源管理提供有力支持。本制度适用于公司全体员工的人事档案管理工作。
二、档案内容
人事档案应包括以下内容：
1. 个人基本信息：姓名、性别、出生年月、籍贯、学历、专业、身份证号等；
2. 入职信息：入职时间、部门、职位、合同期限等；
3. 薪酬信息：薪资、福利、奖金等；
4. 培训与发展：培训记录、晋升记录、职业发展计划等；
5. 绩效考评：年度绩效考评结果、奖惩记录等；
6. 其他：离职信息、调动记录、特殊事项等。
三、档案建立与更新
1. 员工入职时，人力资源部应为其建立人事档案，并确保档案内容的完整性和准确性；
2. 员工个人信息、薪酬、职位等发生变化时，人力资源部应及时更新人事档案；
3. 人力资源部应定期对人事档案进行核查，确保档案信息的真实性和完整性。
四、档案保管
1. 人事档案应存放于专用档案室或档案柜，确保档案的安全；
2. 档案室或档案柜应设置门禁、监控等安全设施，防止档案被盗或损坏；
3. 人事档案应进行编号管理，方便查找和调阅；
4. 档案借阅、复制、销毁等应严格按照公司规定执行，确保档案的保密性。
五、档案利用
1. 人事档案应为公司人力资源管理提供有力支持，包括但不限于招聘、培训、绩效考评、薪酬管理等；
2. 各部门在需要查阅、借阅人事档案时，应向人力资源部提出申请，经审批后方可进行；
3. 人力资源部应定期对人事档案进行分析，为公司制定人力资源政策提供参考依据。
六、档案保密
1. 人事档案涉及员工个人隐私和公司机密，应严格保密；
2. 未经授权，任何人员不得擅自查阅、复制、泄露人事档案信息；
3. 人力资源部应定期对档案保密工作进行检查，确保档案信息的保密性。
七、违规处理
对违反本制度规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处理，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。
八、附则
1. 本制度由公司人力资源部负责解释和修订；
2. 本制度自发布之日起执行，如有与之前规定相抵触的，以本制度为准。
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