临时供货应急方案

临时供货应急方案

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　　一、目的

　　为了有效确保采购物资的供应，预防因采购物资的短缺或不当等因素引起的意外损失，保证采购物资供应的及时有序、保质保量，结合我公司工作实际制定本预案。

　　二、范围

　　本预案适用于采购物资的供应，在紧急情况下的预防及应急处理。

　　三、组织机构及职能

　　公司成立采购物质供应应急工作小组：

　　组长：总经理

　　副组长：分管副总

　　成员：各部门主任及采购部全体员工

　　职责：

　　1、认真贯彻公司关于采购物资供应的决策和部署，统一组织、实施主要原料及辅助材料的采购和供应工作。

　　2、根据各类原辅材料的采购供应情况，决定是否实施采购应急处理预案。

　　3、负责在紧急状态下，对主要原辅材料等采购物质的供应情况及采购应急处理预案的实施情况向公司高层汇报。

　　物资采购小组：

　　职责：

　　1、负责对主要原辅材料供应商等相关客户的评估和日常监管工作。

　　2、负责建立公司主要原辅材料供应商的合格供应商名录及后备供应商名录。

　　3、负责原辅材料物资的采购计划的制定和执行。

　　4、负责与各类原材料生产厂家及相关经营者等相关采购合同的签订和执行。

　　5、负责对主要原辅材料的采购和供应。

　　物资储备小组：

　　职责：

　　1、负责对主要原辅材料采购物资的生产、代存及相关储备管理工作。

　　2、负责在主要原辅材料使用情况的监管工作。

　　3、负责在生产过程中主要原辅材料的供应紧急情况下的沟通协调和报告工作。

　　四、采购物资供应的应急情况

　　1、原辅材料供应不及时，不能与生产运作相协调；

　　2、在采购过程中，主要原辅材料达不到公司的要求；

　　3、受市场变化的影响，主要原辅材料采购的供应跟不上计划或是达不到生产订单的需求、原辅材料短缺。

　　五、采购物资供应应急情况报告

　　1、采购过程的应急情况：采购员根据生产部汇总情况制定采购计划，并将采购计划和当天的采购量传达给生产部及公司相关领导。

　　2、生产过程中采购物资供应的应急情况：在生产过程中，主要原辅材料等物质供应跟不生产要求或是达不到生产产品的要求时，生产部及时通知供应部及相关人员。

　　六、应急措施

　　1、采购过程的应急措施：结合对公司合格原料供应商和后备原料供应商相关情况，对采购过程中出现原料短缺或达不到公司要求的情况时，及时调用公司后备合格供应商；受市场变化的影响，主要原辅材料的采购供应跟不上计划或是达不到生产订单的需求、原料短缺时，及时将原料的采购情况反馈给公司领导和相关部门，或是适当调整主

　　2、生产过程中采购物质供应的应急措施：生产部根据当天原材料的采购情况合理安排生产，当主要原辅材料供应跟不上生产时，及时将情况反馈给供应部，由供应部对主要原辅材料的供应进行调度；生产部结合主要原辅材料的供应进度，合理调整生产；当原料或包装材料达不到生产产品的要求时，及时将情况反馈给供应部，或是合理调整主要原辅材料或是合理调整产品生产。

　　3、其它原材料的采购供应不及时，或是采购原材料达不到相关所需情况的要求，或是所需原材料出现紧缺，在不影响生产的前提下，及时对采购原材料进行更换，或是能用相关物品进行替代的暂时进行替代，并标明时限及时进行更换。

　　七、配送车辆发生交通事故应急预案

　　为有效防止或杜绝因配送车辆故障等对采购人工作或生活造成的不利影响，增强客户体验，维护公司形象和声誉，制定本工作预案。

　　1、配送车辆在送货途中遇到不可抗力因素，如遇道路损毁、交通事故堵塞或道路交通管制、配送车辆交通事故等情况，可能影响送货时间或无法准时送达指定地点的，配送员要第一时间向配送部主管报告，寻求支持，等候指令。

　　2、配送部主管接到报告后，第一时间联系客服员或业务员，通知客服员或业务员告知客户配送车辆的真实情况，告知送货可能达到的时间，争取客户的谅解，以免客户担心供货不及时影响开餐。

　　3、配送部主管安排备用应急车辆接替、转运。

　　4、如应急车辆接替转运时间较长或无法接近配送车辆，有可能影响或延误客户开餐时间，值班经理应立即报告总经理，等候指令。

　　5、公司总经理接到报告后要立即组织供应商迅速备货，应急车辆装运货物，保障客户当日需求。

　　6、公司总经理安排采购员或客服员赶往客户处，在客户周边市场或超市就近采购，及采即送。

　　7、公司总经理安排采购部启用在客服附近市场确定的备用应急供应商，在客户周边市场或超市就近采购，及采即送。

　　8、应急处置工作结束后，配送部主管要配合有关部门做好善后处置及事故调查工作，并在调查结束后及时向公司领导作书面报告

　　八、临时性供货应急预案

　　为更好的服务采购人，全力满足采购人需求，增强客户体验，维护公司形象和声誉，制定本工作预案。

　　1、成立应急小组。我公司会成立客户项目应急配送专项小组，安排专人专车随时待命，完成采购方临时之需。

　　2、安排专职客服员与采购方保持信息畅通。该联系人会在24小时内接受采购人信息，并及时按照采购人要求采购供货。

　　3、贵方如因就餐需要或其他特殊原因，需要进行二次配送，我公司将在接到通知后立即响应：

　　①如品种简单、数量不多、时间紧急的临时配送，我公司将联系临时应急补货的供应商直采直送，在客户规定的时限内送达；

　　②如品种较多、数量较大、时间宽裕的临时配送，采购部要立即响应，安排采购员分工协作，现采现送，在客户规定的时限内送达。

　　③如品种较多、数量较大、时间紧急的临时配送，我公司将联系临时应急补货的供应商直采直送，在客户规定的时限内送达；或安排专职客服员在采购人周边市场或超市即采即送，在客户规定的时限内送达；

　　4、如采购的品种比较特殊，在约定的时间内采购不到，我公司将及时与贵方沟通，在征得贵方同意后，更换其他品种。

　　5、响应时间：从接到采购人临时配送通知到完成配送任务，整个过程，保证在1小时或1个半小时内完成。

　　6、因我公司响应不及时而影响采购人按时开餐，采购人可按临时送货款的500%或按合同约定对我公司予以处罚。

　　九、缺货应急预案

　　为更好的服务采购人，及时解决因缺货可能对采购人工作或生活造成的不利影响，全力满足采购人需求，增强客户体验，维护公司形象和声誉，制定本工作预案。

　　1、市场供求行情的监控。我公司会按采购人员定期进行食材市场货源调查、统计和分析工作，提前就阶段性农产品的供求关系与贵方沟通，及时通报食材供求行情，向贵单位推荐物美价廉的消费品种，减少因季节、天气、货源等原因导致的缺货。

　　2、供应商开发和储备。我公司会对贵方订单和食材消费的种类、数量、频次进行统计分析，了解贵方订货规律，有针对性地开发供应商和储备供应商。

　　3、及时提供替代性农产品。对于因天气、货源和季节等原因可能导致叶菜类或部分品种的短缺，影响向贵单位供货，我公司会积极开发替代性农产品以满足贵单位需求。

　　4、征得贵单位同意后更换菜品。我公司在收到贵单位的订单后，有专职的采购人员审单，一经发现市场缺货品种，第一时间与贵单位管理人员或厨师长联系、沟通，在征得贵单位同意后，更换等质同价、且质量、价格有保障的品种，避免缺货影响贵单位正常开餐。

　　5、客户沟通。与贵方沟通、协商交货时间、交货数量、交货批次，尽可能在不影响贵方正常开餐的前提下，通过延迟交货或分批交货达到满足客户需求

　　6、先送后补。如贵单位急需该产品，我公司将先把大部分已有货物送到，再想方设法通过各种渠道实行紧急采购、紧急配送，满足贵单位需求。

　　十、售后服务承诺

　　我公司将为客户提供最优惠的服务条件，具体承诺如下：

　　1、售后服务：我公司将设专人服务、专人跟踪，快速处理突发事件；设二十四小时专职客服电话和应急服务车。服务人员必须经卫生防疫部门进行健康检查及卫生知识培训，并持《健康证》上岗。对送货过程中出现的客户对质量不满意的品种，客户换货或退货的品种，以及客户根据就餐需要临时加补的品种，我公司在接到客户通知后立即响应，保证在一个小时内送到，保证客户正常就餐时间；

　　2、应急处理：贵单位如遇到举办大型活动或特殊情况，供货量突然增大，我公司会迅速联系货源，备足菜品，确保供应，并提供伴随服务。若遇大风暴雨等恶劣天气，我公司会提前做好供货准备，保证绝不误餐。如因天气、市场等因素导致部分食材的数量和质量难以满足贵方订单要求，我公司须事先征得贵方同意后，采购配送等质等价的食材。

　　3、保证配送人员、车辆的相对固定，运输车辆为有绿色通行证的箱式冷藏货车或箱式货车，车体内外保持洁净，配送人员持健康证上岗。

　　4、履行合同期间，严格履行与贵单位签订的食材配送合同，严格遵守保密承诺，严格遵守贵单位的相关管理规定，自觉接受和服从贵单位的管理。

　　（一）交货时间、地点与方式：

　　交货时间：合同签订后，按各伙食单位要求送货上门。招标人提前1天向投标人提供需求计划，我公司按合同要求和供应计划，将副食品区分伙食单位进行分装（所需塑料袋和菜筐由供方负责），于每日上午6时30分前送达各需求单位。我公司不能按时、按质、按量供货，导致采购人无法正常供应伙食的，采购人有权自行采购同等质量的货物，由此造成的经济损失和违约责任全部由我公司自行承担。

　　（二）售后服务：

　　1、招标人以《副食品采购计划单》的形式，将需要采购的副食品名通知我方，我方根据确定的品名、数量、质量及包装要求及时组织供应。我方不能拒绝供应小量特殊副食品。如遇临时性保障任务，需要临时增加采购任务时，我方应当全力保障。

　　2、我公司需根据项目要求，提供配送服务方案，需具备充足的配送保障资源，所提供的食品实行专人专班配送原材料，保障任务顺利完成。所有原料运输时采用专用食品箱汽车运输，不得与有毒、有害、有异味或影响产品质量的物品混装运输。畜肉、冷冻、牛奶类送货的冷藏车,必须保持清洁、每日消毒,做到车箱无污垢,无垃圾。

　　3、我公司自备称重仪器，生鲜称重类货物以去包装后重量为准。供应的副食品要达到标文件中明确的质量标准，供应副食品时要提供当日副食品的检验报告，每月要提供1次第三方抽检报告。生鲜猪肉、牛羊肉、禽肉为当天屠宰，水产类要求为鲜活，鸡蛋、蔬菜、水果、豆制品为当天采购，干菜、冷冻食品、调料、牛奶等品牌产品供应时间距生产日期不能超过保质期的三分之一。我公司对所提供的货物在质保期内，因产品质量而导致的缺陷，必须及时免费提供包修、包换、包退服务。

　　4、招标人对每日送达的产品现场进行质量、斤量等方面的检查，为保证官兵伙食能够按时供应，若发现不合格的产品，我公司必须在30分钟内更换完成并且交付招标人。

　　5、我部有权定期或不定期对我公司货物质量进行抽查，对抽查发现货物质量（含包装）不合格的，责成我公司对该批次产品作出更换、退货，情节严重的解除合同等处理；一年内三次抽查发现不合格的（可为相同或不同货物），解除合同。

　　6、合同签订后，如果发现1次违约行为（不满足投标文件中承诺的货物质量、配送能力等条款），罚扣当月结算费用的10%，发现第2次时罚扣当月结算费用的15%，发现第3次时罚扣当月结算费用的20%并终止合同。依据招标人有关规定和合同约定条款，招标人定期组织就餐人员满意度测评，包括合同约定的服务保障质量与态度、保障及时到位率、副食品价格控制等。测评满意率达不到80%的，我单位有权督促我公司限期整改并做出相应处罚。

　　7、根据扶贫相关政策，我公司每年应向我单位定点扶贫地区采购农副产品，采购金额为全年副食品采购总额的5%-10%。

　　（三）付款及结算方式

　　1、各类报价供货价格必须低于当时当地主要市场零售价的10%以上，投标报价包含采购、生产、运输、保险、材料初加工等相关费用。招标人后勤给养人员每半个月至少组织1次市场询价调价。由招标人对比确定市场价格后，严格按照合同规定下浮比例执行。

　　2、如遇严重自然灾害、恶劣天气等特殊情况出现价格突变且无法考察市场时，供需双方可以协调对供应的价格进行适当调整，但调整幅度不得超过原供应价格的20%。特殊情况结束后，恢复正常供应。

　　3、招标人按照我公司供货的数量和质量，付款按月结算。我公司每月结算时投标单位必须严格按照招标人采购订单的采购数据供货和开具正规发票，严禁私开、虚开、开发票行为。我公司按需求单位要求完成上个月供货后，于次月5日前凭发票、双方盖章确认的送货清单等相关凭证向需求单位申请付款，需求单位收到申请后在3个工作日内结清上个月货款。遇节假日顺延。货款以银行转账方式直接支付到合同乙方账户。在结算过程中出具不真实文件资料，将被列入黑名单，终生不得参与采购活动，并在采购网上予以公示。

　　（四）质量要求：

　　1、所提供的食品应符合现行食品安全国家标准和食品加工国家质量标准，品种规格数量准确，严禁提供“三无”食品或腐败变质、有毒有害、超过保质期等不符合食品卫生安全要求的食品，因产品质量问题发生的食物中毒等事故，由我公司承担经济赔偿责任以及其他法律责任。

　　2、生鲜品必须保证供应生鲜肉品为武汉及周边正规企业当日屠宰的肉品，肉身必须盖有卫生检疫章，须出具加盖食品卫生监督所检疫章的动物检疫证明。肉品须表皮洁净、膘厚适中、色泽鲜亮、纹理清晰、肉质细腻、无异味、无毛、按压无水迹等。

　　3、蔬菜类必须保证无黄叶、枯死叶、无虫、无杂质，须48小时内采摘供应，原菜须保证菜面干净、无明显泥土、码数整齐、无破损、大小基本统一、不得过熟或欠熟；净菜须保证菜面完全干净、无泥土、按统一标准加工、码数整齐、无须二次处理可以直接清洗进行熟加工。

　　4、禽蛋类供应标准：新鲜、大小均匀、无破损、色泽光滑，须出具加盖政府监督所检疫章的动物检疫证明。

　　5、豆制品/芽菜品供应要求：豆腐、豆腐干、绿豆芽、黄豆芽、红豆、绿豆等，须保证食材干净、不含非食品用化学物质、按统一标准加工、码数整齐、无须二次处理可以直接清洗后进行熟加工。

　　6、米面制品/粮油副食供应要求：大米、面粉、五谷、米线、新鲜面条、干面条、粉干、河粉等；要求原材料不含非食品用化学物质、不掺假、不过期、不变质、不变味、无杂质、无毒害，符合国家食品行业标准。

　　7、冷冻品供应标准：如代理食品需首选知名或有一定规模的企业、包装完好、标识明确、色泽自然、无变质、无非食品用添加剂、无解冻、生产日期和保质期为出厂近期。

　　8、水产品供应标准：鱼、虾等；要求新鲜、外形无损伤、肉质结实、肉质富有弹性、肉质紧密。

　　9、我公司保证所提供的产品是合格安全的产品，一旦发现伪劣假冒产品、以次充好产品或替代产品，由我公司承担全部法律责任。

　　10、为确保食品安全，降低食品安全事故的潜在风险,我公司中选后必须与采购方签订食品安全协议书，缴纳食品安全风险抵押金。

　　11、采购计划的响应：收到招标人采购计划后按照约定时间供货。

　　12、我公司提供的产品须经过招标人验收人员的感官检验、外观检验和试用检验，若产品外观、包装、形式不符合要求、感官检验不能达到食品卫生要求，当即拒收；我公司不能满足食品的质、量及售后服务要求时，招标人有权进行处罚或终止合同。

　　十一、其他标准

　　1、提供售后服务保障方案。根据招标人要求，并结合采购服务能力、配送服务能力、应急保障能力、信息服务能力、安全保密能力等内容，制定配送保障方案。保障方案应当包含配送的具体流程、操作办法和时间节点，价格测算，配送流程设计、技术难点分析与对策，保密措施要求，物资和信息安全管控等内容。同时，保障方案应当提供预测难点问题及应对措施。

　　2、具备应急保障能力。针对招标人不同任务特点制定对应的应急保障预案，对甲方提出的临时紧急需求进行快速响应、紧急调动资源、及时处理异常问题，保障任务质量和时效；具备正常或非正常条件下，快速高效的应急投送保障能力及资源；具备应急响应能力，根据甲方对配送时效性的具体要求，能最大程度的满足甲方要求的物资及时发运至指定地点的要求。

　　3、我公司工作人员须办理营门出入证，严格遵守招标人纪律和保密规定，不得向外透漏甲方生活物资的需求数量和规律，不得利用工作之机打听、收集招标人的相关信息。我公司人员如有违反保密规定，泄露军事机密，甲方有权扣留，并按司法程序予以处理。我公司全体人员必须签订保密承诺书，出现泄密情况乙方承担全部责任。

　　4、因国家或军队政策变动、军队副食品区域集中筹措改革等不可抗拒的因素致使合同不能履行时，原则上招标人提前30天告知我公司解除合同，情形特别紧急的，招标人可直接解除合同，并免除一切违约责任。

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